Внедрение Agile в SEO на примере SEO-Студии Кирилла Теляковского

Название: SEO-студия Кирилла Теляковского
Оборот: 1 млн р. + / месяц
Команда: 7 человек

Причины внедрения Agile-изменений

Цели Agile-изменений:

1. Повысить уровень коммуникации внутри команды
2. Улучшить эмоциональный фон внутри команды
3. Повысить самостоятельность команды
4. Сделать команду открытой к изменениям

Этапы:

Предварительный этап с 1 марта по 1 мая 2023 года
Основной этап с 1 мая по 30 июня 2023 года

Узнал ситуацию в точке А. Какой видится точка Б. После встречи договорились продолжить работу после сбора следующей информации:- Уточнить ключевые метрики- Провести анкетирование сотрудников

Действия:

Результаты анкеты встревожили меня и собственника. Оказалось, что сотрудников совершенно не мотивирует взаимодействие с клиентами.

Провели дополнительное тестирование по анкете:

Выводы к которым мы пришли:
1. Низкий уровень коммуникации внутри команды мешает внедрять улучшения и оптимизировать процессы. Хотя проблема не выглядит критичной, однако с учетом высокой конкуренции со временем компания могла бы потерять свои конкурентные преимущества.
2. У многих сотрудников нет понимания своего будущего в компании.
3. Сотрудники не хотят брать ответственность на себя. Из-за чего собственник вынужден участвовать в рутине.

После проведения анкетирования была достигнута договоренность о начале основного этапа работ по внедрению Agile с 1 мая.

1. Встреча с заказчиком для понимания ожиданий

2. Общая встреча с командой на презентации Agile

На встрече собственник представил меня команде и я объяснил цель моей работы с командой.

3. Заполнение анкеты насколько команда сейчас уже Agile

Анкета показала, что слабые стороны команды:

1. Отсутствие командных встреч
2. Сотрудники не берут ответственность за принятые решения на себя, а стараются передать ее собственнику или старшему SEO-специалисту.

4. Провел индивидуальные интервью с каждым из сотрудников

Уже на основе индивидуальных интервью подтвердился важный момент:
Сотрудники не успевают выполнять работу в отведенное время. Из-за этого выгорают и расстраиваются. Как следствие вынуждены жертвовать личным временем.

На основе знакомства составил портреты членов команды. Отметил моменты, которые важно учитывать при внедрении Agile.

Команде удалось сразу найти решение:

5. Провели Canvas-встречу

Встреча проходила в 3 этапа. Я разбил команду на 2 части. Отдельно с каждой заполнили Canvas. Затем на общей встрече мы уже расставили приоритеты и декомпозировали задачи.

Записали 10 ключевых пунктов необходимых для изменений в команде.

6. Провели планирование

Распределили задачи. Оценили их в сторипойнтах. Договорились раз в неделю проводить планирование, совмещенное с ревью.

Провели ретроспективы. Главная задача была познакомить участников команды друг с другом. Выявить и объединиться вокруг общих ценностей.

7. Внедрили дейли-встречи

Во вторник, среду и четверг. Дни, когда нет больших встреч ребята встречаются на 15 минут для обмена информацией по проектам.

8. Подготовил внутреннего Agile-коуча

1. Передал проведение всех встреч старшему SEO-специалисту.

2. Оставил инструкции, как самостоятельно поддерживать Agile в команде.
3. Подготовил форму по проведению будущих ретроспектив

9. Упростили подготовку к ретроспективе

Составили форму, чтобы участники команды заранее сообщали о том какой формат ретроспективы хотят на этой неделе.

10. Провели повторное анкетирование команды. Насколько она Agile

Было:

Стало:

Изменения:
1. Мы создаем ценность для клиента, искренне желая дать ему то, что ему нужно.
Было: 9,17
Стало: 9,83 (+0,66)
2. Мы считаем себя единой командой и ежедневно работаем вместе. Это взаимодействие помогает сделать нашего клиента счастливым.
Было: 8,33
Стало: 8,83 (+0,4)

3. Мы ценим каждого сотрудника в компании. Руководство нам доверяет, поощряя креативность и самостоятельность в принятии решений.

Было: 9,17
Стало: 8,73 (-0,4)
Изменения некритичные. В будущем на одной из ретроспектив важно будет акцентировать внимание на ценности каждого сотрудника.

4. Каждый из нас смело берет на себя ответственность и ежедневно самосовершенствуется.

Было: 7,83
Стало: 8,17 (+0,4)

5. Наша цель помогать компании быть прибыльной и делать клиентов счастливыми.

Было: 9,33
Стало: 9,5 (+0,17)

6. Мы проводим регулярные встречи, что помогает нам ежедневно внедрять улучшения.

Было: 6,33
Стало: 9,5 (+3,17)

11. Ретроспектива с заказчиком

Обсудили полученные результаты. Получил обратную связь, что можно было сделать лучше - презентацию и ретроспективы. Обсудили дальнейшие шаги по развитию команды. Поставили цели на следующий период.

Ближайшая цель - определиться с позиционированием, неймингом компании. Повысить значение сопричастности каждого из сотрудников к успехам команды.

Решение:
Почти месяц главный негативщик был в отпуске и вернулся в совершенно другую команду. Теперь его действия выглядят странно и неуместно. На очередной ретроспективе, когда негативно настроенный сотрудник заявил об отсутствии пользы от встреч.
Внутренний Agile-коуч по моей рекомендации попросил команду проголосовать есть ли польза от встреч? Команда подтвердила реальную пользу. Затем предложили сотруднику поделиться своими идеями по проведению встреч. Их не оказалось. Вопрос больше не поднимался.

Решение:
Удалось снизить загруженность ребят за счет выявления самой проблемы. После анализа данных внутри компании собственник принял решение отказаться от неперспективных проектов. Также добился пересмотра договоренностей с проблемными клиентами.

1. Повышение уровня коммуникации в команде

2. Улучшение эмоционального фона внутри команды

3. Команда стала открытой к изменениям

4. Команда стала более самостоятельной

Что дополнительно получилось у команды:

Оборот компании в месяц вырос с 1 млн. до 1.15 млн. Что в расчете на год означает дополнительные поступления на 1 250 000 рублей.

Улучшения процесса внедрения Agile после кейса:

- Разработал Canvas для SEO-команд

- Доработал презентацию положительной роли Agile для команды на общекомандной встрече.

- Доработал сценарий ретроспективы для знакомства команды

- Создал 2 новых сценария проведения ретроспективы

- Добавил встречу по обязательствам внутри команды в план внедрения Agile.

Решение пригласить Диму позволило настроить коммуникацию с сотрудниками, без чего потенциально мы шли к текучке кадров и другим долгоиграющим последствиям.

В нашей команде ценится каждый ее участник, на что взамен от него требуется бескомпромиссное качество выполнения работ. Мы взращиваем специалистов с нуля до профи, постепенно обучаем и даем им практику по их уровню знаний. Поэтому модель с текучкой кадров болезненно отразилась бы на нас.

Отсутствия коммуникации привело к переработкам сотрудников, о которых они просто не сообщали, медленно выгорая изо дня в день.

Благодаря Диме и его внедрению Agile мы не только наладили коммуникацию в команде, но и смогли вместе обсуждать проблемы и пути их решения. Что самое главное - наши совместные решения внедряются и делают лучше как наш продукт, так и комфорт от нахождения в команде. С данным выводов согласны и члены команды.

Внедренный Agile подход не даст быстрых результатов в цифрах, однако на длинной дистанции позволит нам стать сильнейшей командой на рынке, где об Agile подходе почти никто и не задумывается.