Навели порядок в документации и автоматизировали массовые выплаты: кейс «Апрель»
Теперь онбординг исполнителя занимает 1 день
«Апрель» — комплексное коммуникационное агентство. Исполнители компании делают креативные концепции, ведут социальные сети, формируют стратегию, а также занимаются видео- и фото-продакшеном, могут запустить телеграм-бот или спроектировать лендинг. Компания на рынке с 2014 года.
Сейчас в агентстве 70 штатных сотрудников и 54 исполнителя, с которыми «Апрель» регулярно сотрудничает через Консоль.Про. Исполнители оказывают услуги по написанию текстов и их корректуре, дизайну, модерации и другие. У всех них статус ИП или самозанятых.
Проблема — не было системы оплаты услуг и хранения документов
Обычно у каждого проекта «Апреля» по 5−10 исполнителей, и таких проектов в месяц — 20. До Консоль.Про с каждым исполнителем составляли договоры и оплачивали услуги отдельно, а потом хранили разные договоры, чеки и счета на гугл-диске. Все документы лежали в папке с проектом, куда был доступ у разных сотрудников. Когда исполнителей стало больше, появились проблемы.
Хаос в процессах, связанных с хранением, систематизацией и оплатой услуг
Внутри команды были разночтения. Разные сотрудники хранили документы в разных папках: кто-то в папке «Бухгалтерия», кто-то в папке проекта. Всё это нужно было вручную искать и проверять актуальность. Материалов было очень много, что затрудняло процесс выплат и сбора документов, а также удлиняло время оплаты услуг исполнителей.
Неудобно перечислять вознаграждение большому количеству исполнителей по отдельности
Агентству было важно подписывать документы и оплачивать услуги разово, а не отдельно каждому из 54 человек. Хотелось, чтобы данные об исполнителях, чеки и документы хранились в одном месте и не путались.
«Хотелось, чтобы все документы по проекту были в одном месте. И чтобы можно было оплатить весь проект пачкой за раз. А также чтобы наглядно было видно каждого исполнителя и никто не оставался без вознаграждения».
Сложности в понимании особенностей сотрудничества с самозанятыми и ИП
Сотрудникам компании приходилось самостоятельно разбираться с вопросами о самозанятости: изучать, что является чеком, а что — счетом, следить за лимитами по годовому доходу, проверять исполнителей и так далее.
Решение — настроили массовые выплаты и перевели компанию на ЭДО
Сейчас все постоянные исполнители сотрудничают c «Апрелем» через Консоль.Про.
«Удобно, что в Консоль.Про подписанные договоры в электронном формате лежат в одном месте, к ним всегда есть доступ и не нужно ничего искать. Акт и счет делаются там же, поэтому не нужно это нигде дополнительно хранить, чтобы потом посмотреть. Это удобно и для исполнителей — у них всегда есть доступ к документам в личном кабинете».
Есть исполнители, с которыми агентство продолжает обмениваться бумажными документами, например блогеры или разовые исполнители. Они с недоверием отнеслись к платформе: не хотели регистрироваться в Консоль.Про, не понимали, что это, и не хотели оставаться на платформе после окончания сотрудничества с компанией.
С ними «Апрель» продолжает обмениваться бумажными документами или пользуется сторонними сервисами электронного подписания документов.
Что для этого сделали
Автоматизировали массовые выплаты
Сейчас процесс взаимодействия с исполнителями выглядит так:
1. Менеджер компании формирует реестр исполнителей под каждый новый проект. Реестр — это excel-таблица, в которой прописаны сроки сотрудничества, данные об исполнителе, суммы вознаграждений. Форма договора для всех одинаковая, меняется только дата, срок и сумма.
2. Менеджер загружает реестр в Консоль.Про. Из него на платформе формируется пачка актов. В них уже учтены все данные об исполнителях, сроки, суммы и даты сотрудничества. Не нужно перепроверять информацию или искать документы.
Компания может сразу подписать все акты одним нажатием
3. Когда приходит время оплаты, все исполнители уже загружены на платформу, ожидают оплаты, агентству нужно только подписать акты и нажать кнопку «Оплатить». До сотрудничества с Консоль.Про некоторые подрядчики компании могли не отправлять чеки вплоть до второй половины месяца.
4, Подрядчик выполняет задание и по окончании подписывает акт с помощью простой электронной подписи (ПЭП).
5. В конце месяца бухгалтерия забирает все подписанные и оплаченные акты и переносит их в свою внутреннюю систему учета.С подробно описанными заданиями и такой системой выплат никто не останется без вознаграждения, а менеджер не потеряет чьи-то документы и не запутается в папках.
С Консоль.Про «Апрель» подписывает закрывающие документы с исполнителем в течение 1 дня вместо 3.
Собрали все документы в одном месте
Данные об исполнителях, акты и шаблоны договоров — всё теперь хранится в личном кабинете Консоль.Про.
«Процесс стал более структурированным, документы больше не теряются — только если не включится какой-то человеческий фактор и кто-то забудет занести на платформу пачку актов.
Время на подписание документов с исполнителями сократилось с нескольких дней до одного».
Когда запускают новый проект, заполняют акт заново и потом используют для следующих месяцев как шаблон.
Сделали шаблоны договоров и загрузили на платформу
«Апрель» предоставили свои договоры:
→общий для ИП;
→самозанятых исполнителей;
→блогеров с ИП;
→самозанятых блогеров.
Мы сделали шаблоны и добавили их в сценарий онбординга. Теперь не нужно составлять договоры заново, искать шаблоны в разных местах — всё уже есть на платформе.
Когда агентство приглашает новых исполнителей, нужно только выбрать шаблон и отправить договор на подписание
Перевели документооборот в электронный формат
Иногда компания сотрудничает с разовыми исполнителями и подписывает документы на платформе, агентству удобнее делать это в электронном формате, а не обмениваться документами по почте. Делают это в случае, если потом будут проводить выплаты через Консоль.Про.
Для подписания документов компания приглашает исполнителя на платформу, он регистрируется, и с ним подписывают договор. Документы подписываются простой электронной подписью (ПЭП) с помощью кода из смс.
«Мы бы хотели пригласить в Консоль.Про как можно больше исполнителей, особенно тех, с кем сотрудничаем на регулярной основе. Но есть и те, кто подбирается разово, на проект, например блогеры.
Если они отказываются получать выплаты через платформу, но пользуются какой-то другой системой ЭДО, то подписываем с ними документы там.
А если подрядчики согласны получить выплату через платформу, то приглашаем их в Консоль.Про. Проще подписывать документы через ЭДО, чем обмениваться с исполнителями бумагами по почте».
Помогаем контролировать лимит по доходу самозанятого
Лимит дохода для самозанятого — 2,4 миллиона в год. Если его превысить, человек потеряет право оказывать услуги в статусе самозанятого до следующего года, а компания может получить штраф.Чтобы проверить, не превысил ли самозанятый лимит, можно попросить его прислать справку о доходах перед каждой выплатой, а можно доверить этот процесс Консоль.Про.
Мы автоматически проверяем исполнителей по базе ФНС до подписания договора и перед каждой оплатой. Если самозанятый превысил лимит, платформа не позволит провести оплату.
Когда видим, что не получается перевести вознаграждение, сразу пишем компании и рассказываем, в чем проблема: возможно превышен лимит, или исполнитель лишился статуса самозанятого.
Провели обучение исполнителей и сотрудников, чтобы снять страхи
Процесс перехода требовал определенного усилия со стороны компании. Нужно было внутри агентства понять, как работает платформа: объяснить менеджерам, как приглашать исполнителей, а исполнителям, почему это удобно и выгодно.
Переход на платформу Консоль.Про длился 2 месяца — с учетом проведения обучения для сотрудников и приглашения на платформу всех исполнителей.
Сотрудники «Апрель», которые курировали процесс перехода на платформу, сделали для коллег презентацию с инструкцией по работе и показывали наглядно, как пользоваться функционалом платформы. Также написали сообщение-инструкцию и разослали всем подрядчикам.
После того, как в компании провели обучение исполнителей и сотрудников, вопросов по процессу больше не было.
«Сейчас исполнители сотрудничают через платформу, и у них не возникает вопросов. Подрядчикам очень удобно, что всё приходит по смс, быстро приходят платежи за услуги. У них больше нет барьера для регистрации в Консоль.Про».
Результаты
— Онбординг исполнителя занимает 1 день.
— Все документы хранятся в одном месте: в личном кабинете на платформе.
— Выплаты систематизированы и не привлекают внимания налоговой.
Если вы хотите быстро и удобно сотрудничать с внештатными исполнителями — попробуйте демо Консоль.Про. Заполните форму на сайте, а наш специалист объяснит, как мы можем вам помочь. Можем сделать так, что на онбординг самозанятого уйдет не 5 дней, а 15 минут, а на выплату — не 3 месяца, а 3 минуты.