Диалоги Менеджера проектов с AI

Мне показалось, что этот заголовок отлично отражает содержание. Именно диалог - то, что можно применить в работе Менеджеру проектов.

Я попытался поискать ответ на этот вопрос - “Как AI, и Chat GPT в частности, может помочь Менеджеру проектов?”. Я нашел ответ, даже достаточно много статей на эту тему. С парой “но”:

Это либо подборка утилит-ассистентов (вот, вот и вот), которые могут решить ту или иную задачу (работать с рисками, составлять презентации)
Либо статьи, содержащие общие рекомендации в виде “Убрать рутину”, “Писать minutes, follow-up письма” (вот и вот). Даже PMClub написал лишь общее содержание

Но в целом, нет практических примеров - как это можно применить в работе. Этой статьей я решил подобрать практические примеры и дать им оценку - как можно повысить собственную эффективность в роли Проектного менеджера (или просто менеджера) с использованием технологий подобных Chat GPT.

За основу я взял систему Chat GPT, как наиболее продвинутую. Все остальные системы - производные этого решения. Попробовал получить доступ к Yandex GPT и Sber GigaChat - доступ лимитирован. Поэтому смотрим только OpenAI модели. Системы генерации изображений посмотрел лишь частично (по типу DALL-E 2) - это узкий профиль, который не укладывается в профиль Менеджера проекта.

В каждом разделе приведены примеров диалогов и мои комментарии к ответам. Поскольку диалоги занимают много места - они вынесены из статьи и доступны по ссылкам. Нужно будет переходить и читать их на внешнем сайте, но это все еще часть статьи - ведь это те самые примеры, ради которых и написана эта статья.

В целом же - Chat GPT и подобные ему модели отлично подходят для обучения, чему-то новому. Если вам нужно узнать в 3х абзацах “что же такое p3express” - чат сгенерирует вам ответ, поможет задать направление - что вам нужно изучать дальше, на какие атрибуты обратить внимание. Важно понимать, что это общие ответы, без вариаций (потому что вы не спрашиваете вариации) и разностороннего взгляда. Если вам потребуется углубиться в детали - здесь чат сдастся, потому что он все равно дает общие рамки.

Отлично справится с подготовкой общеизвестных шаблонов. Например, формат Технического задания, Фич-листа, Карты рисков и другие стандартные документы. Из преимуществ - эти документы могут быть предварительно заполнены для вас - у вас будет живой пример. Опять же - это в части обучения все.

Чат частично справится с решением проблемных ситуаций, с которыми вы можете столкнуться на работе. Например, что вам делать если к вам пришел сотрудник и попросил x2 зарплату? Если вы не знаете что делать совсем - чат вам подскажет направления. Но, чат не разложит инструкцию для лично вашего кейса. Я заметил, что брейншторм людей с опытом - даст больше полезной информации здесь.

Планы, Оценка бюджетов и Постановки задач - не умеет. В частности, потому что вам нужно задать огромный контекст для этой задачи (загрузка ресурсов, их компетенция, отпуска, календари, базовые ставки, ограничения, подрядчики и т.д.). То есть, вам нужно потратить несколько часов, чтобы все это описать и результат будет все равно посредственный :). Еще не справляется с этой задачей

Улучшить ваши письма, составить письмо для вас - отлично справляется.

Если у вас система интегрирована в видео-конференции - вы можете сэкономить час вашего времени - получить главную суть в 3х строках. Опять же, полезно будет для написания follow-up писем.

Генерировать технические решения по запросу заказчика. Не справляется. Точнее, справляется, но сильно зависит от того, как вы опишите вашу задачу. В моем случае - мне не получилось загрузить достаточный контекст (сделать описание), чтобы чат выдал мне достойный ответ.

Незаметные ловушки. Это то, что я испытал на себе. При общении с чатом, возникает ощущение экспертности собеседника. Ответы быстрые и на первый взгляд точные. Но, если вчитаться, возникает понимание, что ответ недостаточный, в ответе не учтен контекст, часть данных может быть выдумана и нет источников этой информации. Для эксперта, человека с опытом - это ок, достаточно иметь критическое мышление, чтобы отфильтровать ошибки. А вот для неопытного собеседника - это несет риск получения ограниченных или недостаточных сведений, выдать желаемое за действительное, за что потом будет нести ответственность (расчет бюджета, например), отсутствие знаний чтобы провалидировать ответ чата. И еще я заметил, что наконец не нужно запоминать (накапливать знания) информацию - ведь все есть в чате. Чтобы я делал без чата! И это “грабля”, которая тормозит обучение собеседника.

На этой странице представлены примеры диалогов с Chat GPT, которые показывают, что для целей обучения подходит отлично. Но, только в самом начале пути, чтобы получить направление, общие рамки темы. Немаловажно для участника беседы - правильно задавать вопросы. Чем точнее и однозначнее вопрос, тем точнее ответ вы получите. Поэтому, правильно задавать вопросы - это отдельный навык, которые нужно развивать :)

Сложности обучения на базе Chat GPT - вы не можете оценить, насколько близок ответ к правде. Вам нужно третье лицо, которое провалидирует ответ и даст комментарии. Да и поможет задать правильный вопрос. В противном случае, вы получите общий ответ, который кажется достаточным, но не приблизит вас к желаемым знаниям.

Правильность задавания вопросов возрастает с вашей экспертностью. Когда вы понимаете, что вы хотите получить. Но если вы понимаете, что вы хотите получить в ответ - тогда зачем вам чат? Это будет потеря времени на проверку его ответа.

Выдумки. Чат - выдумывает ответы и определения. Пример - вопрос про стратегии проекта. Я удивился ответу, произошла фактическая подмена понятий. Вопрос на английском внес ясность.

Недостаточность ответа. Часто, ответы содержат самые часто-встречаемые варианты. Пример вопроса про методологии. Где P3.Express? И почему PMBOK содержится в ответе про методологию?

Ограниченность знаний. У меня были ожидания, что все что доступно в интернете - будет доступно и у чата. Возможно, мое заблуждение личное. Я пытался узнать статистику успешности завершения проектов и что влияет на успех или провал проекта. Указывая конкретный материал, где это может быть. Но неудачно. Хотя информация доступна. И да, я помню, что Мир Chat GPT ограничен январем 2021 года. Человек с накопленными знаниями - может дать больше, в конкретной области :)

На этой странице собраны примеры шаблонов проектных документов, которые предложил Chat GPT. Мне кажется, что справился отлично. Шаблоны стандартных документов, таких как Техническое задание, Устав, Sprint Backlog или Фич-лист - хорошо известны и к ним нет претензий. Можно брать и применять, с конвертаций в word или excel :)

Отлично, что для вашего обучения, развития и пояснения - Chat GPT выдал комментарии, как можно использовать тот или иной раздел документа. Что еще понравилось - если вы дадите контекст проекта (на моем примере - мобильное приложение), то документ будет предзаполнен.

Тем не менее, по ряду не самых распространенных документов, Chat GPT может придумывать их содержание. Например, Project Brief из PRINCE2 или Development Team Agreement. Фантазии в принципе не ограничиваются - если вы попросите несуществующий документ, вы его тоже сможете получить.

То есть, работает в целом хорошо для большинства случаев. Если вы не знаете, как составить любой документ, в компании, у ваших коллег нет шаблонов - Chat GPT даст вам заготовку с примерами. Но также, как и с обучением - работают правила:

Чем конкретнее вопрос, тем конкретнее ответ
Чем больше контекста, тем содержательнее ответ
Валидируются ответы и не доверяйте слепо системе. Она фантазирует

Шаблоны получились объемными по содержанию, поэтому удобнее пользоваться отдельными вопросами и читать комментарии к каждому вопросу.

На этой странице примеры того, чем Chat GPT и текстовые AI-модели могут справляться лучше всего. Писать и переписывать текст.

Я рассмотрел 3 кейса:

В качестве кейса 1 я взял видео встречи с одним из PM, где мы говорили об опыте его работы. Предположим, это запись митинга и вам нужно получить итог этой встречи. Напрямую получить не получится, поэтому я использовал сторонние сервисы для этого. Для видео на youtube, утилиту summarize.

Получился вот такой текст:

Николай Коновалов, менеджер проектов в aitu.cloud, объясняет роль менеджера проектов в своей компании, подчеркивая важность управления требованиями и обеспечения успеха проекта. Он обсуждает взаимодополняющие отношения между управлением проектами и управлением продуктами, а также рассказывает о своем опыте управления инфраструктурными проектами и проблемах, с которыми они связаны. Николай разъясняет неправильные представления о конкретном мессенджере и делится своими достижениями в выводе на рынок услуги виртуальной машины. Он также обсуждает обязанности менеджера проекта, проблемы с поиском подходящих членов команды и потребность в ресурсах для достижения бизнес-целей. Кроме того, он рассказывает о масштабах проекта и проблемах адаптации к гибким методологиям. Николай упоминает культуру стартапов в aitu.cloud, проблемы координации нескольких команд и важность коммуникации. Он делится своим опытом работы над срочными проектами и проблемами обучения выявлению рисков. Он подчеркивает баланс между доступностью и соблюдением стандартов доступности. Наконец, он обсуждает стоимость и сложность проектов, а также важность сведения к минимуму времени простоя. Несмотря на ограничения и препятствия, Николай ценит выводы, полученные на встрече, и надеется на подобные встречи в будущем.

За исключением потери смысла частичного - все получилось правильно. Далее я взял транскрипцию текста и попросил сделать выводы из текста в абзацах. Вот что получилось. Я бы сказал достойно, с учетом того, что видео 45 минут, а я все это сделал за 5 минут.

Сейчас системы видео-связи, такие как ZOOM или MS Teams имеют встроенные механизмы “summary” записи. Поэтому, если в вашей компании приняты эти инструменты (и вы можете их оплатить), то постарайтесь воспользоваться этими утилитами. Это сэкономит вам время.

В случае с улучшением письма - это отлично работает. Я использую Grammarly и встроенный бот для улучшения текста на английском языке. В целом, я могу сказать, что он работает отлично. Если не увлекаться со словарем - можно выбрать стиль письма. Не отменяет того, что вам нужно предоставить полный текст письма, чтобы не потерять смысл.

Если же у вас есть только заметки письма и вам лень писать полный текст письма. Chat GPT вам помощник. Он сочинит за вас сложный текст, сделает его обтекаемым. Можно попробовать использовать даже чиновничий язык :) После перечитки, исправления подобранных слов и добавления деталей - можно пробовать отправлять Партнеру. Я решил пойти дальше и попросил написать текст в забавном стиле - обратите внимание как получилось :)

Резюме - отличный помощник для написания писем и получения summary из длинного текста.

На этой странице я привел диалоги про риски. Эту сферу применения Chat GPT для проектного управления я бы отнес к категории успешных. Несмотря на то, что первоначальные ответы как всегда даются общими, при добавлении деталей - ответ может стать приближенным к реальности.

Как происходит составление реестра рисков для проекта? Как правило, в компании может быть глобальный реестр рисков, который менеджеры проектов когда-то составили. Далее, менеджер проектов выбирает под конкретно свой проект наиболее подходящие риски и адаптирует их под особенности. Например, указывает влияние риска на проект и его вероятность в текущих условиях, может уточнить действия в случае реализации риска и активности по его митигации (если требуется). И в целом, важен первичный реестр. Chat GPT здесь отлично справляется с этой задачей.

Для понимания, вот описание моего проекта:

Мобильное приложение для региональной больницы. Минимальная функциональность - пользователи могут записываться к нужному врачу, получать обратную связь по итогу приема врача, электронные справки, результаты анализов и должна быть возможность общаться с врачом в режиме реального времени (вместо похода в больницу).

Например, я описал очень кратко проект и получил, реестр с описанием рисков. Большинство из них валидно, но если мне нужно сделать документ потолще - я попросил еще парочку и получил их в ответ. Исключительно ради образования - я спросил что можно с этими рисками делать? Ответ общий, поэтому его сложно рассматривать как адекватный для моего проекта. Но если у вас изначально ничего нет - хороший старт. Мне очень понравилось, что если вы понимаете что вы хотите получить (как во всех прошлых опытах), то Чат даст вам адекватный ответ. Например, я попросил оценить риски при работе с персональными данными пациентов в этом проекте, применительно к 152 Федеральному Закону. И получил мысли, комментарии - на что я, как менеджер, могу обратить внимание в этом проекте. Это не отменяет наличие общих слов в ответе Чата, но вы уже можете идти и обсуждать эти риски с Заказчиком, с Командой, с Руководством, выбирать стратегии работы с риском. По опыту отмечу, что обеспечение защиты персональных данных может сильно увеличить бюджет вашего проекта :)

С оценкой вероятности и влияния рисков на проект - чат тоже справился. Но ответы не имеют для меня никакого значения, потому что они общие и выдуманные, не подходят под контекст.

Chat GPT отлично подойдет для этой задачи в проектном управлении. Из важного, не используйте слепо ответы. Возникает желание довериться чату безоговорочно - это тот самый дьявол, который может навредить вам. Например, в моем случае - Chat GPT подменил риски проекта ближе к концу диалога и выдал оценку совсем других рисков )

Попытка решения кейсов (управленческих ситуаций, в которые может попасть и попадает любой менеджер) с помочью чата работает также, как и в других случаях - дает общие рекомендации. Можно попросить креативные варианты, но мне показалось это все еще хуже, чем брейншторм идей с опытными людьми. Все диалоги опубликованы на этой странице, я крайне рекомендую прочитать их :)

В моем опыте была организация курса обучения Тимлидов в разработке - одним из этапов курса было решение кейсов (очень полезно для руководителей и развивало кругозор). Я взял пару кейсов, которые мы решали там и сравнил результаты. Из хорошего - для таких задач контекст не всегда доступен, поэтому чем больше креативных вариантов у вас есть, тем вероятнее поиска подходящего.

Рассмотрел 2 кейса:

Кейс 1

Что поделать с людьми, которые приходят на работу ради работы. В общих движухах не участвуют, в проектной деятельности тоже, профессионально не развиваются. Да, показывают стабильные результаты, но чаще средние или чуть выше

Кейс 2

У одного из ребят в команде проблемы с эффективностью, работой над обратной связью, уверенностью в себе и принятием решений самостоятельным.Уже были не один раз беседы на эти темы. Каждый раз появляются новые причины, почему было так, а не иначе. При этом работа над собой постепенно, но идёт. Например, договорились, что проработать 3 пункта за 2 недели, сделал один. Человек старается, переживает и это видно. Как понять, имеет ли смысл продолжать вкладываться в развитие, будет ли оно приносить плоды? На каком этапе приходит осознание, что нам с человеком не по пути, потому что такие мысли уже проскальзывают?

Общая проблема, которую я не смог решить с чатом - система не может докопаться до проблемы. Чтобы решить кейс - нужно понять проблему. К проблеме применяется тот или иной вариант решения. Но, проблема описана очень общими словами. Ниже последовательные диалоги по каждому кейсу. Я выбрал лишь содержательные ответы для публикации. Неопубликованные ответы чата - нерелевантные. Обратите внимание на мои комментарии - они показывают значимую разность. Дополнительно, в кейсах не рассматривается вариант, что виноват руководитель в чем-то :) Всегда виноватая одна сторона, к сожалению, с чем я не согласен.

Общий итог: Для начинающего руководителя - подходит. Вы получите базовые ответы и рекомендации что делать. Лучше применить эти варианты, чем не делать ничего и пускать ситуацию на самотек. Но решение более выигрышное - пообщайтесь с опытными коллегами - они дадут вам рекомендации применительные к вашей ситуации.

На этой странице я пытался прикинуться аналитиком и спроектировать решение. По своей сути спроектировать решение, вместо архитектора или системного аналитика. Краткий итог - да, это работает для небольшого решения, но если делаете систему интеграцию, даже с добавлением большого контекста - не получится.

Взял пример из 2 решений.

Решение 1

Мобильное приложение для региональной больницы. Минимальная функциональность - пользователи могут записываться к нужному врачу, получать обратную связь по итогу приема врача, электронные справки, результаты анализов и должна быть возможность общаться с врачом в режиме реального времени (вместо похода в больницу).

Решение 2 (можно пролистать эту часть - слишком много букв)

Компания имеет распределенную территорию, въезд/выезд на которую контролируется контрольно-пропускными пунктами (КПП). Для проезда через КПП, а также провоза Товарно-материальных ценностей (ТМЦ) необходим соответствующий документ, согласованный со Службой безопасностью завода. Сотрудники на КПП проверяют соответствие перемещаемой продукции указанной в документе с тем, что провозится фактически и отмечают факт провоза. Процесс согласования разрешений на перемещение ТМЦ для подрядных организаций в случае вывоза, осложняется необходимостью сверки текущего количества с количеством ТМЦ ввезенным ранее. В случае значительного промежутка времени между ввозом и вывозом ТМЦ подрядными организациями – сведения могут быть утрачены, и их восстановление занимает время.
На заводе внедрена система контроля доступа по электронным пропускам, но данный механизм распространяется только на постоянных сотрудников. В случае необходимости пребывания на территории завода посторонних лиц (представитель подрядных организаций, другие лица) – действует система выдачи бумажных разрешений с информацией о пути следования. В связи с использованием бумажного варианта разрешения – ежемесячная консолидация данных занимает значительное время и человеческие ресурсы.
Цели проекта
- Внедрение автоматизированного учета и контроля передвижения ТМЦ по территории Компании;
- Организация дополнительного канала взаимодействия Компании с подрядными организациями;
- Организация учета и контроля выдачи временных и разовых электронных пропусков для посетителей;
- Повышение эффективности процесса согласования документов на перемещение ТМЦ.
Задачи проекта
- Разработать и внедрить портал, обеспечивающий учёт перемещения ТМЦ и предоставляющий возможность работы с порталом подрядным организациям;
- Перевести согласование заявок и документов на перемещение ТМЦ в систему электронного документооборота Directum;
- Обеспечить учет движения материальных ценностей при поставке в Компанию, при внутренних перемещениях, при отпуске потребителям;
- Обеспечить учет материальных ценностей ввозимых и вывозимых подрядными организациями в процессе и после выполнения работ;
- Обеспечить учет выдачи и использования выданных электронных пропусков (временных или разовых) посетителям, подрядным организациям;
- Обеспечить передачу и получение информации между интегрируемыми системами и порталом для консолидации данных по передвижению ТМЦ и выдаче пропусков в отчетном представлении в рамках единой системы.

Что получилось? Если говорить про первое решение (небольшое по масштабу и простое) - Chat GPT отлично справился. Он спроектировал и Базу данных, и предоставил примеры заполнения, учел мои дополнительные требования. С проектированием API тоже все прошло успешно. Учитывая тот факт, что не так важная реализация, а главное рабочее решение в конечном итоге - я оцениваю положительно такой подход к использованию.

Крупное решение (почитайте обязательно комментарии - это реальный проект, который я в свое время реализовал) - я бы сказал что Chat GPT не справился. Или у меня не получилось создать достаточный контекст этого решения. Но техническое решение мне не удалось получить, поэтому я решил собрать планы, получить оценку, понять длительность решения. Все то, что нужно сделать на этапе предварительной подготовки проекта. И здесь я бы поставил оценку 2 из 5 :) Возможно, себе же. Оценку проекта не получилось спросить. Chat GPT юлит как настоящий менеджер, который не готов делать рискованных ходов. Сроки проекта - очень приблизительно, с моими вводными получилось сделать.

В письме представлены только те кейсы, где есть хоть какой-то осязаемый результат. Chat GPT или альтернативы точно не подходят для:

Построения планов проектов;
Построения диаграммы Ганта (хотя есть альтернативы, но сомнительное их применение);
Проектирования интерфейсов дизайна.
Оценки сроков и стоимости проекта.

Я пытался использовать Bing AI и встроенный в него движок DALL-E для создания концептов UI приложения - примеры вы видите ниже, выводы сделайте сами. Ну или я не научился правильно писать Промты.

Сгенерированные изображения по запросу: "Изображение-концепт мобильного приложения для приложения больницы с экраном с информацией о пациенте"

Сгенерированное изображение по запросу: "a sketch of the mobile application, that aimed to remote consultations of patients with doctors"

Сгенерированное изображение по запросу: "a sketch of a gantt chart"

Завершить этот большой обзор хотелось бы статьей от Harvard Business Review - How AI Will Transform Project Management. Ее уже переводили на русский язык и я не буду ее пересказывать. Я лишь дам основные тезисы из статьи, как AI может изменить проектное управление в ближайшие 5-7 лет. Некоторые из этих пунктов я вижу вполне реалистичными, основываясь на том, что у меня получилось наисследовать.

Улучшение приоритезации и отбора проектов. За счет того, что принятие решений будет отдано системам типа Chat GPT - из решений будет убран человеческий фактор и эмоциональная составляющая (вот это вот все: “Я считаю, что проект выгоден компании”, “Проект принесет миллионы нам!”…). Решение будет основано только на цифрах, что существенно увеличит успех и обоснованность проектов.
Мониторинг проекта. Обещают автоматизировать подготовку отчетов по проектах (вполне реалистично, я считаю), подбор методологий для конкретного проекта и оценка рисков.
Определение проекта, планирование и скоуп. Обещают, что AI сможет готовить предварительные планы проектов и разбивать на этапы, задачи весь проект. Почти в это верю. Основная задача - наполнить контекстом (ресурсы, задачи, архитектура), чтобы AI смог принять решение.
Продвинутое тестирование решений. Подготовка тестов и тестирование систем, на основании существующей документации. Chat GPT уже может проектировать API. Chat GPT может писать unit-тесты к решениям. Ничего не мешает использовать его для запуска тестов и тестирования решения. Не говорю, что это будет замена тестировщиков, но так же как и Менеджерам проектов - помощь :)

Звучит красиво, часть из этих предсказаний уже реализовано в системах Wrike или Asana. Asana умеет создавать задачи и писать отчеты уже :) Одно “но” - весь проект должен вестись в системе. Все отчеты, вся документация должна быть собрана в одном месте. И это, на мой взгляд, основной стоп-фактор для достижения этого будущего в ближайшие 5-10 лет. Нет одной уникальной системы сейчас, которая позволяет обеспечить потребность проекта во всем. Мы сейчас и в будущем, думаю, будем использовать разный набор систем, для разных задач. MS Project - для планирования. GitHub/GitLab - для хранения кода. Office (Excel, Word) - для отчетности и бюджетирования. Это привычка. Это все еще удобно. Тем более, Office Copilot только сильнее заставит любить нас эти инструменты (будет доступен в конце 2023 года).

В этой части нет диалогов с Chat GPT, но есть мои рассуждения на тему использования Chat GPT. Даже больше относительно опасений.

С момента, когда я начал использовать чат для написания этой статьи и до последней его части, у меня были следующие ощущения:

До первого диалога: я бы не хотел использовать чат, потому что это вызовет мое привыкание к нему и я настолько обленюсь, что перестану учиться и развиваться.
Первые диалоги: как это прекрасно получить вразумительный ответ на каждый бестолковый вопрос! Надо еще спросить, еще и еще… Это уже одержимость
После первой недели: ответы-то не содержательные… Они не удовлетворяют меня. Да еще и ошибается постоянно. Мне нужно погружаться и разбираться в его ответах! Проверять их, валидировать. Фух, мои знания и мой опыт будет востребован!
Сегодня: а вы пробовали спросить это у Chat GPT? Это хороший вопрос для того, чтобы узнать у него. Надо сделать суммаризатор для дискуссий в чате (чтобы не читать 100+ сообщений) и было бы неплохо сделать расшифровку аудио-записей с выделением сути из текста.

То есть, фактически - у меня произошло принятие новой технологии и поиски вариантов ее применения, основываясь на возможностях и известных мне ограничениях. И это меня обнадежило:

Нет, такие технологии не заменят человека;
Такие технологии не совершенны и пока что не могут заменить человека и сферу проектного менеджмента;
Но это помощники - нужно внедрять их в работу, чтобы устранить рутину из вашей деятельности (эта статья именно об этом - адаптировать технологию под свои нужды)

Подготовка этой статьи заняла достаточно много времени у меня (около 15 часов). Хочу верить, что не бесполезно для вас - вы смогли взять из него или примеры использования, или письмо убедило вас опробовать эти инструменты. То, с чего начинал статью, этим и закончу - не нужно бояться новых инструментов. Не нужно сопротивляться их внедрению. Нужно найти варианты, как вы можете улучшить вашу работу с помощью новых технологий. И AI не заменит проектного менеджера. Он повлияет на суть его работы в будущем и поможет уложиться в срок вашим проектам :)

Эта статья - часть еженедельной рассылки "Уложиться в срок" о проектном управлении и менеджменте в целом