Как облегчить жизнь новичкам в компании: онбординг на онлайн-доске

Новому сотруднику нужно запомнить не только свои профессиональные обязанности, но и тонну другой информации: имена коллег, дорогу до офиса, правила поведения в чатах и еще тысячи деталей. Если вы хотите помочь новичку пережить первые недели, прочитайте статью – делимся идеями по организации онбординга с помощью онлайн-доски.

Адаптация нового сотрудника в компании – это трудозатратно и дорого, поэтому руководители и HR-специалисты ищут способы сделать процесс легче. Чтобы онбординг прошел удачно и для сотрудника, и для компании, мало просто отдать новичку базу инструкций.

Адаптацию всегда можно сделать проще, если позаботиться о новом сотруднике и обеспечить ему полный доступ ко всей нужной информации. Представьте, что вы только что наняли менеджера технической поддержки – Иван, 25 лет, это его второе место работы. У вымышленного Ивана мало опыта, и он еще не знает, чего ожидать. Что вы покажете ему, когда он придет в компанию? По результатам исследования Работа.ру, в 83% компаний Ивану выделят личного наставника для новичка, четкий набор инструкций и чек-листов он получит только в 51% компаний, а в 17% – вовсе останется без онбординга.

Еще до первого рабочего дня у Ивана появятся вопросы – чем я буду заниматься в первые дни? Когда я подпишу трудовой договор? А нужно взять с собой обед? Здесь можно отнестись к новому сотруднику, как к вашему пользователю или клиенту. Попробуйте представить, что чувствует человек при выходе на новую работу, опросите коллег об их опыте и составьте карту пути клиента. Сделать это можно на любой онлайн-доске, например, на Pruffme – там уже есть несколько готовых шаблонов с примерами.

Когда вы поймете, на какие вопросы лучше дать ответ заранее, можете сделать Welcome-презентацию с информацией для новых сотрудников прямо на доске – так она всегда будет в доступе по ссылке. Добавьте туда карту отделов, опишите распорядок рабочего дня или особенности вашего офиса. Если Иван получит все ответы еще до выхода на работу, ему не придется мучить вопросами эйчара или куратора, и чувствовать он себя будет намного увереннее.

Когда у Ивана пройдет первый шок от новой работы, скорее всего вопросов у него только прибавится. Теперь они станут глубже и сложнее – к кому обратиться, если я не могу справиться с запросом клиента? Чего от меня ждёт руководитель? Какие зачёты я должен сдать? Будет здорово, если вы избавите нового сотрудника от необходимости искать абсолютно все ответы самостоятельно. В первые месяцы человек впитывает огромное количество информации, чтобы научиться справляться с задачами, поэтому можно помочь ему и дать все вводные данные в наглядном виде.

Определите, какие компетенции нужно развивать сотруднику во время испытательного срока. У вас наверняка есть обязательные зачеты или литература – попробуйте собрать их в дорожную карту на доске, укажите чек-поинты и встречи. Пока Иван учится и адаптируется, он будет понимать, что его ждёт дальше – «На этой неделе я изучаю чек-лист сотрудника поддержки, а на следующей смогу подробно пообщаться с куратором».

На доске можно описать любой процесс в удобном для вашей команды формате, например, сделать блок-схему по одной из задач нового сотрудника. Смело добавляйте в схему все нужные ссылки: инструкции, вебинарные комнаты для собраний, списки. Ивану не придется искать, где взять чек-лист для подготовки или ссылку на онлайн-встречу, ему нужно будет просто кликнуть по стикеру или фигуре на доске.

Тяжелые первые месяцы для Ивана уже позади, теперь он опытный сотрудник поддержки и скоро сам будет обучать новичков. Тем не менее, в каком-то смысле онбординг всё ещё продолжается – после первого года работы важно оценить прогресс сотрудника и дать ему обратную связь, чтобы он чувствовал свою значимость в компании.

В этом сценарии вымышленный Иван сравнил свои навыки сразу после устройства на работу и через год – теперь он лучше общается с пользователями и коллегами, а над скоростью работы еще можно поработать. Схема на доске получилась нагляднее, чем анкета или табличка.

Кстати, онлайн-доску можно скачать в удобном формате, чтобы при необходимости приложить к отчету о работе сотрудника.

Новые сотрудники чувствуют, заботится ли о них компания, а схемы и ресурсы на онлайн-доске – это лишь один из способов проявить эту заботу. Если вы никогда не работали с доской, приходите на наш обучающий вебинар по вторникам, расскажем, где еще можно её применить.