Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени

Последнее время я стал буквально разрываться из-за количества работы, объёмов полученной информации, активностей в развитии личного бренда и профессионального роста. Многие мысли стали теряться, дела забываться и вылетать из головы.

P.S. В конце статьи вас ждёт ссылка на разработанный шаблон, которым вы можете бесплатно воспользоваться.

Мозг — уникальный механизм

Тенденции развития современного мира заставляют держать в голове тонны вторичной информации, которая засоряет наш мозг. Телефонные номера, PIN-коды, почтовые индексы, пароли и логины от соцсетей, адреса, дни рождения друзей, имена этих друзей. Кажется список можно продолжать бесконечно.

Всё это загружает память настолько, что в нужный момент приходится скрупулёзно копаться в этой куче знаний в надежде отыскать нужное и применить. Некоторые люди стараются держать всё это в голове. Не буду их осуждать, ведь у каждого свои методы, но считаю, что мозг лучше использовать для решения задач, а не для зазубривания информации.

Почему Notion

Что стоит делать в подобной ситуации — это освободить голову от ненужных вещей. Мозг — уникальный инструмент, поэтому глупо использовать его для рутинной работы — например, запоминания информации, которую можно записать.

Был необходим интерактивный блокнот, который всегда бы был с собой, понятный и компактный, с возможностью кастомизации и масштабирования.

Глотком воздуха стал Notion — отличная кроссплатформенная программа, которая позволяет использовать всевозможные модели отображения информации по щелчку. Захотел — сделал таблицу, захотел — таскер, вставил чек-боксы, буллиты или календарь. Эдакий универсальный конструктор, который позволяет воплощать самые вопиющие перфекционистские идеи.

Создавая страницу за страницей, я складывал на полочки накопившуюся в голове кучу информации. Создал разделы соответственно тем категориям, которые занимали место в моей памяти.

Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени

Задача проекта «Спринт жизни»

Я не был бы дизайнером, если бы не хотел делать жизнь людей проще, поэтому идея создать там универсальный шаблон пришла сразу. Он помогал бы людям организовывать личную жизнь и повышать эффективность своей работы.

За основу была взята методология Екатерины Ленгольд, явной пропагандистки Agile. Систематизация личного времени помогла девушке в 23 года стать самым молодым вице-президентом в мировой аэрокосмической индустрии и справиться со всеми важными и срочными делами.

Система планирования состоит из четырёх основных элементов:

  • Постановка целей на девятинедельный спринт.
  • Формирование полезных привычек.
  • Планирование дня 30-минутными блоками.
  • Ежедневная рефлексия.

Теперь перейдём к делу. Задачей было создать шаблон для ежедневного планирования, со всеми прикрасами Agile, с возможностью его масштабировать. Notion, как платформа для разработки продукта, стал идеальным вариантом из-за гибкости, возможности быстро вносить изменения — и бесплатной версии.

Оставалось лишь составить удобный трафарет, некую универсальную формулу, которую каждый мог бы при необходимости подстраивать под себя.

Концепция шаблона «Спринт жизни»

Я начал с целей и задач спринта жизни, это основная страница, которая заполняется в начале и в конце. Краткий roadmap шаблона был такой:

  • Планируете свой девятинедельный спринт — расписывайте, чего хотите добиться.
  • Пишите план действий на одну неделю, который сможет приблизить вас к заветной мечте.
  • При необходимости планирования каждого дня можете открыть так называемый планер и расписать по часам, что необходимо сделать.
  • Маленькими шагами формируйте привычки.
  • Первая неделя спринта заканчивается — переходите к следующей.
  • В конце девятинедельного спринта проводите ретроспективу и пишите о том, что получилось, что нет.

Затраты времени должны быть минимальны, чтобы у пользователя было желание возвращаться в шаблон планирования. В среднем на постановку целей должно уходить около 30 минут, ещё столько же на анализ результатов (раз в девять недель). Плюс ежедневно вы будете тратить в общей сложности 15 минут на планирование дня, фиксирование привычек и вечернюю рефлексию.

Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени

Ценность

Необходимо было создать ценность шаблона. Для этого я сформировал основы того, почему так важно планировать своё время и какую пользу это может принести. Подробнее о концепции вы можете прочитать в статье, посвящённой как раз этой идеологии.

Также я сделал ставку на тех, кто впервые будет пользоваться Notion, для этого я сформировал пошаговую инструкцию, некий онбординг, который поможет новым пользователям легче ориентироваться в непривычном интерфейсе.

Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени

Первоначально у меня было несколько не совсем удачных вариантов отображения интерфейса планирования дня и распорядка недель.

Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени

Важно было понимать цели пользователя, основная из них — быстро спланировать девятинедельный спринт и вести записи каждый день.

Внутри всего шаблона можно заметить одинаковые паттерны для тех строк, которые необходимо заполнить вручную, и на них нужно обратить особое внимание, поэтому я выделил их газетным флёровым цветом.

Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени

Если что-то можно выполнять, это можно сразу вычеркнуть, to-do-лист пришёл на помощь.

Также я поработал над приятной визуализацией страниц, благо интерфейс Notion c лёгкостью позволяет это сделать.

Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени

Идея сделать девизы на каждый спринт — это некий стимул, своего рода далай-ламинг, способный дать правильный вектор, пробудить в тебе новое дыхание и открыть глаза на вещи, которые ты раньше не замечал.

Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени

Обучение

Что касается обучения. Если ты впервые попал в эту систему, у тебя будет ступор, возможно, нехватка идей, соображений, как всё это заполнять. Именно для этого я предусмотрел две страницы:

  • Страница, которую ты будешь заполнять сам своими данными.
  • Страница-пример, полностью заполненная мною, которая поможет опираться на конкретный план, привычки, позволит правильно формулировать свои цели.
Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени

Сама страница обучения представляет собой пошаговую инструкцию, проиллюстрированную примерами из шаблона и сдобренная ссылками на сами страницы внутри пространства.

Тест и продакшн

Чтобы протестировать это решение, я отправил шаблон нашему штатному скрам-мастеру Ирине, которая сразу же дала мне обратную связь.

Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени
Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени

Я внёс исправления, и систему расшарили пользователи Facebook, которые хотели её протестировать.

Кейс «Спринт жизни»: шаблон Notion для планирования времени

Сейчас пользователи продолжают тестировать шаблон, а я — получать обратную связь, чтобы сделать решение ещё лучше.

Напоследок скажу одну важную вещь. Вы можете использовать любой инструмент, это не столь важно. Главное — не забивать голову лишней информацией. Ну и конечно, ссылка на шаблон. Надеюсь он вам поможет.

6060
73 комментария

Со временем я пришел к тому, что если есть мотивация — ты берешь и делаешь. Если её нет — то просто мучаешь жёпу (читай как "читать книжки по мотивации, тайм менеджменту, как не прокрастинировать, сраные ежедневники, спринты, задачи и т.п.). Лучше это время потратить на что-то приятное.

Сначала нужно понять, что даёт тебе силы и энергию — отдых, тишина, хороший сон, спорт зал, путешествия, гейминг, тачки, байки, рыбалка, охота, бары, бухло? Наполняй этим свою жизнь. А затем направляй полученную энергию в работу, проекты, семью и т.п.

Хотел прочитать статью, оставил открытой на потом, так она и висит в браузере уже неделю-две? Значит она тебе не нужна. Удали и иди дальше. Избавляйся от мусора и информационного шума. В девайсах и своей голове.

И перестаньте гнаться за успешным успехом, если от самого процесса вы не кайфуете. У каждого свой ритм, свои возможности и одна жизнь.

34
Ответить

Не соглашусь. Мотивация достаточно ветренная вещь - сегодня есть, завтра нет. То есть более или менее больших целей так не достигнуть.
Для себя решил что когда появляется мотивация - вкладываю её в создание привычек: читать одну проф. статью в день, заниматься спортом несколько раз в неделю и так далее. Так получается достигать действительно больших целей. Иначе просто бросаю всё на начальных этапах когда иссякает первый энтузиазм.

3
Ответить

Ответ на главный вопрос Жизни, Вселенной и Всего Остального, что обсуждается здесь. Это, черт возьми, квинтэссенция всей этой истории!

Другое дело, конечно, что кого-то прет систематизировать все подряд, в т.ч. свою жизнь.

Ответить

Как выразился один известный персонаж про это вот всё: "Планировщики пытаются контролировать свои тесные мирки. Я не планировщик. Я пёс, бегущий за машиной. Я бы не знал, что делать, если б догнал... Так что, я просто делаю, и всё."
P.S. А если по теме, то писать задачи на каждые полчаса-час своей жизни - это слишком. Скучно же жить, когда у тебя на 9 недель вперед почасовой план. Тебе звонит важный клиент, друзья или еще кто-то, нарисовывается интересное мероприятие и приходится выполнять жалкие попытки впихнуть его в невпихуемые 9 недель плана, которые ты с усердием 4 часа сидел и составлял. Для работы использую Trello, рабочие CRM, где у меня вписаны 2-4 важных задачи на день. На телефоне установлен Wunderlist, туда вношу важные личные дела с напоминаниями, которые надо выполнить и не забыть (запись на СТО, оплата ЖКХ и т.п.).

33
Ответить

Не обязательно по полчаса расписывать можно кардинально: за 9 недель выйти из запоя. Тот еще челендж.

6
Ответить

Вы прямо как Дон Хуан.

1
Ответить

Сначала пишешь статьи про эффективность, тайм менеджмент и мотивацию.
Потом пишешь статьи про выгорание.

20
Ответить