Эффективный управленческий учет: как за 5 шагов привести финансы бизнеса в порядок

Если вы уже несколько раз пытались начать вести учет денег в бизнесе, но бросали, потому что «фигня какая-то» — эти 5 шагов для вас. Воспользуйтесь, чтобы начать контролировать компанию и получать больше. Или не пользуйтесь, но потом не говорите, что я не предлагал 😈

Привет!

Меня зовут Степан Родионов, я основатель Adesk.

Если вы открыли эту статью, значит, уже пробовали внедрять учет, но не сложилось. А может, только собираетесь и ищите варианты, как это реализовать. Неважно, на каком этапе вы сейчас находитесь — если действовать поэтапно, то внедрение пройдет гладко, а ваши нервные клетки останутся целы.

И главное, вы увидите, что учет — это рабочий инструмент, а не пятая по счету бесполезная табличка.

5 шагов — 5 принципов управленческого учета. Поехали!

Например, с таблички в Excel или Google Sheets

Да-да, очень оригинальный совет, я знаю, но еще я знаю, что даже самые очевидные вещи никто не делает. А знаете почему? Потому что кажется, что записывать особо нечего.

Допустим, вы занимаетесь монтажом пластиковых окон. С поступлениями всё понятно: оплаты от клиентов, а вот с закупками сложнее — нужно учесть оконные комплектующие, услуги транспортной компании, работу сборщиков и монтажников окон, затраты на дорогу до объекта.

В первый месяц важно просто выработать привычку заполнять таблицу и понять, на что компания расходует деньги и откуда они приходят. Поэтому не требуйте от себя многого и просто вносите все расходы и доходы — этого достаточно.

Разделите учет по проектам

Это важно для компаний, у которых много проектов одновременно. Например, строительная фирма зачастую ведет сразу несколько объектов — тут баню строит, там каркасный дом, а чуть подальше — беседку с мангальной зоной.

В таком бизнесе есть одна ловушка — мнимая прибыльность проектов. Если собственники видят прибыль по итогу месяца, они делают однозначный вывод: все проекты приносят деньги.

Но если вести учет по каждому проекту отдельно, может внезапно оказаться, что какие-то направления денег не приносят, а ресурсов съедают немерено. Бывает даже хуже, когда нерентабельные проекты «подъедают» деньги от прибыльных. Собственник получает деньги и не догадывается, что мог бы получать больше.

Отделите предоплату от общего финансового потока

Компания по ремонту квартир набрала предоплат от клиентов до начал работ. Половину потратили на материалы, а остальное — на ремонт в офисе, стратсессию в Дубае и новую кофемашину в офис.

А потом евро скакнул до 120 рублей и некоторые клиенты решили отложить ремонт до лучших времен. Нужно возвращать предоплату, а денег у компании уже нет. Приходится лезть в кредиты или занимать у знакомых — и в любом из вариантов бизнес в минусе.

Идеальный вариант: признавать предоплату выручкой, когда будет подписан акт выполненных работ.

Запланируйте платежи на следующий месяц

Как только привыкнете к таблице с расходами и доходами, переходите на новый уровень и подключайте планирование. Добавьте в таблицу данные по предстоящим платежам, которые вы можете предсказать заранее, например, аренду, зарплату, закупку воды в офис.

Доходы тоже можно спланировать. Если вы знаете, что 10 числа каждого месяца клиент оплачивает вам фикс за ведение социальных сетей — смело вносите данные в таблицу.

Шаблон платежного календаря

Просто записывать расходы и доходы — это прикольно, но бесполезно. По сути, это та же банковская выписка, только в чуть более наглядном формате. Но увидеть какие-то аномалии по расходам в такой таблице не получится.

Аномалия — это, например, когда вы всегда платили за услуги транспортной не больше 50К, а в прошлом месяце вдруг потратили 90К. Чтобы сразу увидеть такой рост, нужно составить структуру расходов и объединить похожие операции в категории.

Несколько советов, которые помогут вам составить адекватную структуру расходов:

О том, как правильно составить структуру расходов и что с ней потом делать, мы даже целый гайд написали. Скачать его можно тут.

«Так, сегодня я купил кофе, заправил машину корпоративной картой и закупил зерна для кофе машины. Завтра нужно не забыть записать это в расходы». И забываете :)

Данные о расходах и поступлениях компании нужно обновлять регулярно, а не как получится — только так ваша табличка даст вам понимание, что происходит с компанией. Представьте, что вы заносили только доходы, а расходы на новую плазму и столы в офис внести забыли. Что будет? Правильно, компания может уйти в минус, а вы и не заметите.

Проблема примерно половины предпринимателей, особенно ИП — они смешивают все деньги. Сегодня заплатил корпоративной картой за обед в ресторане — завтра из своих закупил кресла-мешки для переговорки. Стоит сделать так пару раз, и всё — в деньгах начинается путаница, причем и в своих, и в бизнесовых.

Платите себе зарплату

Это нужно, чтобы не вытащить из бюджета компании лишнего. Представьте, что у вас своя дизайнерская студия. Вы успешно выполнили 3 проекта и получили за них деньги. На аренду отложили, на зарплаты тоже отложили, кофе с конфетами купили. Но от заработанных денег осталось еще 30К — они как будто «лишние».

Удержаться трудно, но лучше вкладывать эти деньги в развитие компании, например, закупить больше товара, увеличить бюджет на маркетинг или отложить в резерв, чтобы в будущем вложиться в новый филиал или мощный и современный станок.

Заведите личную карту

Именно на нее стоит выводить зарплату и дивиденды, и ей же оплачивать личные покупки. Так вам не придется разбираться, почему расходы компании выросли: потому что реально выросли, или потому что вы в прошлом месяце оплатили ТО своего автомобиля и поменяли окна в квартире.

А если вы с личной карты оплатите пиццу в офис или купите кофе для кофемашины, такие траты будет легко отследить и потом компенсировать с бизнес-счета.

Иногда смотришь на все эти таблички и думаешь: а оно мне надо? Хочется бросить всё и жить как раньше. А если еще и финансовые результаты не очень — вообще опускаются руки. Не поддавайтесь этому чувству.

Трезво оценивайте цифры

Даже если результаты не радуют — не воспринимайте это как поражение. Наоборот, теперь вы точно знаете, что происходит с вашим бизнесом и можете принять меры.

А не будь планирования и отчетов, смогли бы вы вмешаться и изменить ситуацию? Конечно, нет. Ошибки — это точки для роста.

Вовремя переходите на следующий этап

Чувствуете, что таблицы не закрывают ваши потребности? Или что таблица стала ТАБЛИЦЕЙ? Самое время перейти на специальные сервисы. Я, конечно, рекомендую Adesk — он простой, понятный и закрывает все основные потребности собственников бизнеса.

С сервисом вам не придется мучиться с формулами или переживать, что кто-то случайно снесет важные данные. Кроме того, попробовать Adesk можно бесплатно. За две недели вы сможете настроить учет расходов, посмотреть отчеты по своей компании, а уже потом принять окончательное решение — оставаться в таблицах или выводить учет на другой уровень.

Обязательно внедряйте управленческий учет в своей компании (хоть в специальном сервисе, хоть в блокноте). Да, сначала кажется, что это лишняя волокита и того не стоит, но уже через пару месяцев вы поймете, насколько полезно это для вас, как руководителя, и для компании в целом.

А вы ведете управленческий учет? Делитесь в комментариях, с какими вопросами вам помогает управленка?