Как влюбиться в бюрократию и увеличить прибыль: 5 причин автоматизировать документооборот в компании

Как влюбиться в бюрократию и увеличить прибыль: 5 причин автоматизировать документооборот в компании

Долгие поиски документов накануне сделки, потеря ключевых клиентов из-за ошибок в контракте, судебные иски — знакомая тема? Пора вынырнуть из кипы бумаг и позволить технологиям сделать жизнь проще, а бизнес — эффективнее!

Документооборот, да не тот

Я с уважением отношусь к олдскульным делопроизводителям, привыкшим работать с «бумагой», но давайте вспомним, что мешает таким документам быть сегодня номером один.

  • Человеческий фактор — пожалуй, самая «обширная» причина «аутсайдерства» бумаг. Сюда входят и систематически неверно указываемые ФИО, банковские реквизиты, адреса, и некорректное использование специфических формулировок, и, конечно, грамматические ошибки… Никто не застрахован от невнимательности или усталости, а в итоге такие ошибки нередко приводят к задержкам в оплате товара и срывам поставок. Переоформление решает часть проблем, но это всегда дополнительные временные затраты. А если ваш груз застрял на таможне? Или налоговая принимает отчет бухгалтерии только с третьего раза из-за глупого недочета? Время — деньги, и этого не изменить.

Известен случай, когда клиент банка Tinkoff подписал договор, где по ошибке была указана указана отрицательная кредитная ставка — когда кредитор должен платить заемщику. Суд между организацией и работником тогда длился не один месяц.

  • Непозволительно растягивающееся время. Вместо активных продаж, проведения собеседований с лучшими кандидатами или грамотной подготовки к судебному заседанию сотрудники соответствующих отделов тратят время на … заполнение документов. Договоры поставок, счета на оплату, соглашения о неразглашении, приказы о переводах… — наименований в реальности очень много, и каждая строчка в документе занимает время и отнимает внимание специалистов. Из-за этого появляется множество сорванных сделок, ушедших к более расторопным конкурентам работников, проигранных судов.
  • Недобросовестные контрагенты. По сути, тот же человеческий фактор, но я решил выделить его в отдельный пункт, потому что он точно заслуживает более детального разбора. Выше я упомянул о возможной невнимательности, ею, в свою очередь, могут воспользоваться как раз непорядочные личности, стоящие во главе компании-партнера. К примеру, если кто-то «накосячил» (читай — отнесся халатно) с подписью в документе, которую должен ставить только генеральный директор, его заместитель или доверенное лицо (с соответствующей бумагой от нотариуса), это может стать «прекрасной» возможностью отсрочки для того, кто не хочет платить по счетам. Что интересно, даже суд может признать в этом случае договор недействительным, и тогда с прибылью в данном случае можно попрощаться.
  • Необходимые квадратные метры для хранения. Если организации лишь несколько месяцев, вы вряд ли увидите здесь проблему, но скажите, где хранить архив за 5-10 лет? Нужна и дополнительная площадь, и спецоборудование, и люди, которые будут всем этим заниматься — небесплатно, разумеется. А еще форсмажорные обстоятельства не исключаем — наводнение или пожар, вооруженный конфликт или облава. Кроме этого, документы могут потеряться при переезде.

Серьезные факторы риска, согласны? Какое лечение можно прописать? Один из вариантов (на мой взгляд, находящийся в приоритете) — электронный конвейер документов, который значительно улучшает эффективность любого бизнеса, снижая при этом затраты и риски.

Конвейер документов — кому подходит?

Как влюбиться в бюрократию и увеличить прибыль: 5 причин автоматизировать документооборот в компании

Переход на конвейер документов поможет в первую очередь компаниям, которые не ограничены одним городом или регионом и предоставляют услуги/продают товары по всей стране. Целесообразно будет автоматизировать документооборот фирмам, где есть отдел продаж с уже отлаженным циклом сделок, потоком заказов и с 20-30 лидами в день. Подробнее остановлюсь на некоторых сферах и заодно расскажу, в чем именно «конвейеризация» документов помогает бизнесу.

Бухгалтерия

Нет того, кто не знает программу 1С. В ней за несколько кликов бухгалтер выводит счета и акты. Однако, когда речь заходит о нестандартных формулировках и дополнительных документах, это почти всегда требует добавочных настроек и, как следствие, оплаты новых услуг программистов 1С. Такие «допы» исчисляются сотнями тысяч рублей, при этом любые изменения или перенастройки нуждается в свежем финансировании. Доработка программы 1С — недешевое удовольствие, и очевидно не подходит малому и среднему бизнесу. Альтернативный вариант — конвейер документов, в котором можно сформировать целый комплект бухгалтерских «бумаг» (2-3-5 документов) с только единожды указанными реквизитами сторон. Дополнительная нестандартная информация в шаблонах может добавляться либо бесплатно, либо по минимальной цене.

Медицина

Ситуация в частной медицинской клинике такая: с каждым пациентом подписывается немаленькое количество бумаг: договор с клиникой, медкарта, соглашения на обработку персональных данных, на медицинское вмешательство и т. д. Автоматизированный процесс документооборота значительно ускоряет процессы, избавляя от необходимости вводить одну и ту же информацию по много раз в разные документы. Снижается нагрузка на персонал, и менеджеры могут переключиться на другую работу — например, на обзвон базы клиентов, составление рабочих графиков врачей и на обращения других пациентов.

Юриспруденция

Консалтинговые компании и юридические бюро обычно предлагают пакеты готовых документов под разные виды юридических услуг, коих великое множество. Единожды настроив шаблоны в конвейере документов, юристы могут максимально быстро адаптировать любой типовой документ под конкретные задачи и отправить комплект клиенту. Время специалистов этой сферы стоит дорого, поэтому им важно иметь возможность сосредоточиться на содержании документа и не терять ни минуты на рутинную работу.

HR-специалисты

Кадровики тоже львиную долю рабочего времени тратят на подготовку документов — приказы о принятии в штат, о переводе, соглашения о персональных данных, отпускные и больничные листы и пр. Это затрудняет найм и замедляет работу отдела. Автоматизированный документооборот помогает оптимизировать процессы — например, создавать комплекты документов сразу из нескольких шаблонов: трудового договора, приказа о вступлении в должность и соглашения о неразглашении. Все ключевые данные и реквизиты сторон достаточно ввести один раз в какой-либо из документов — и в других они появятся по умолчанию.

Отдел продаж

Отдел продаж — сердце любого бизнеса и гарант его успеха, от работы его сотрудников зависит прибыль компании. Однако часто кроме своих непосредственных обязанностей отдел продаж вынужден заниматься бесконечным заполнением бумаг. Оставить рутину автоматизированной системе, которая сократит время на составление новых документов, мне думается, — лучшее решение. Созданные в конвейере шаблоны договоров, допсоглашений, счетов-фактур, актов выполненных работ минимизируют вероятность ошибки в тексте, легко обновляются при изменении тарифов или других условий.

Отмечу, что на сегодня есть ряд документов, которые в соответствии с законодательством РФ необходимо пересылать только в электронном виде. С 1 января 2022 года участники оборота маркированных товаров обязаны передавать в организацию «Честный знак» сведения о движении продукции исключительно в цифре. С этого же года бухгалтерскую отчетность должны сдавать в электронном виде все компании, которые обязаны вести бухучет.

Что такое «Форма», и как она может помочь?

Каждый бизнес уникален, и общих решений быть не может. Исходя из этой простой истины был создан сервис под названием «Форма», который очень экономит время и избавляет пользователей от лишней головной боли об ошибках и сроках подготовки документов. Конвейер документов помогает клиентам настроить, систематизировать и адаптировать шаблоны, которые необходимы именно им.

  • Пользователи сами загружают нужные шаблоны, и объем не имеет значения — хоть один, хоть пятьдесят.
  • На создание одного документа тратится совсем немного времени. Например, комплект, куда входит договор поставки и счет на оплату, сервис подготовит всего за 3 минуты.
  • «Форма» интегрирована с провайдером DaData (участник проекта «Сколково»), который автоматически проверяет, исправляет и обогащает данные, помогает их вводить без ошибок. DaData напрямую предоставляет актуальные сведения из ЕГРЮЛ и дополнительных реестров налоговой службы, а также всю необходимую информацию из банковских справочников.
  • Когда пользователь вводит адрес, подключается справочник адресов РФ. «Форма» предлагает подсказки на основе картографических данных — вплоть до номера квартиры или офиса. Но при необходимости всегда можно ввести адрес самостоятельно.
  • Сервис использует собственный справочник, разработанный командой аналитиков. Этот справочник содержит большой объем данных об именах и фамилиях жителей РФ и стран СНГ и помогает написать их правильно. Также можно не сомневаться по поводу числительных, когда требуется указать их прописью.
  • «Форма» облегчает общение и понимание между всеми сторонами делового процесса — нет необходимости специально отчитываться о проделанной работе, потому что результат ее можно увидеть практически мгновенно в общем work space.
  • Все данные на сайте защищены, а для совместной работы над документами вы получаете специальные доступы для себя и сотрудников (можно разграничить права).
  • Сервис предлагает бесплатный тестовый период в течение 14 дней.
  • Мы всегда помогаем внедрить и адаптировать любые нужные вам шаблоны. Мы также открыты любым предложениям, которые помогут сделать сервис еще удобнее и полезнее. Вот вам свежий пример такой коллаборации: по просьбе клиента мы создали опцию, позволяющую сохранять всю документацию на его сервере.

Сегодня «Формой» пользуются более 600 сотрудников в различных сферах, и эта цифра растет. Вот как комментируют качество наших услуг руководители компаний.

Денис Судаc
Коммерческий директор компании «Шар» (межрегиональная оптовая торговля)

Сперва мы использовали сервис, чтобы ускорить подготовку документов нашими торговыми представителями, но очень быстро разглядели потенциал и завели в систему юридический отдел, эйчаров и отдел корпоративных продаж.

Сейчас на создание комплекта документов уходит не более 3 минут вместо 20, и мы уже создали около 350 документов при помощи “Формы”. Но самое главное — нам удалось полностью избавиться от ошибок, которые порой приводили к неприятным последствиям

Андрей Уваров
коммерческий директор бюро недвижимости и услуг CityGroup

За месяц мы создали через “Форму” более 200 документов, смогли нормально выстроить бизнес-процесс — от входящего лида до передачи документов в МФЦ. Теперь на подготовку комплекта документов по аренде/продаже недвижимости уходит буквально 1 минута вместо 15, как это было раньше. Агент успевает провести одну-две дополнительные встречи за день

Подводя итог: 5 основных причин перейти на конвейер документов

Не знаю, как насчет «влюбиться» в бюрократию, но как сделать ее проще я обозначил, думаю, на 100%. Давайте итоги подведем. Почему практически любому мелкому и среднему бизнесу стоит посмотреть в сторону автоматизации документооборота:

  1. Рост прибыли за счет сэкономленного времени. Переход на автоматизацию шаблонов документов позволяет сократить время на заполнение «бумаг» в среднем до 1,5 минут и заниматься непосредственной работой и рекрутеру, и менеджеру отдела продаж, и юристу, и директору компании.

  2. Устранение упущенной выгоды за счет грамотно составленных шаблонов и отсутствия фактологических и грамматических ошибок в документах. Ни контрагент, ни налоговая, ни сотрудник не будут в данном случае «тормозить» процесс оплаты/отгрузки/сдачи отчетности/подписания договора.
  3. Репутационная «чистота» за счет корректности реквизитов. Это достигается посредством единого справочника контрагентов и возможности его использования для автозаполнения документов на основании карточки контрагента.
  4. Выдерживание одной «стилистики» документов за счет одинаковых, не меняющихся от раза к разу (и от клиента к клиенту) шаблонов для сотрудников, работающих сейчас и, скажем, через пару-тройку лет.

  5. Ясность в рабочей коммуникации за счет единого work space, где все включенные туда сотрудники видят «историю» создания шаблонов для конкретных контрагентов. Доступ к пространству регулируется, как и — разграничение доступа для каждого сотрудника в нем

Всех, кто желает выбраться из бесконечного бумажного лабиринта, приглашаю на сайт «Формы» для консультации. Оставьте заявку сегодня и уже завтра вы сможете протестировать сервис и лично убедиться, что с нашим конвейером документов любая сделка заключается в три раза быстрее.

Никита Колосов
Co-founder «Формы»
7373
63 комментария

Где у вас будут храниться данные по моим, предположим, созданным актам и счетам? Как защищена информация?

3
Ответить

Данные по уже созданным документам хранятся в разделе «Мои документы». Также, внесенные данные в шаблон, хранятся в справочниках контрагентов. Вы можете заново сгенерировать документ на основе ранее созданного или заполнить новый на основании справочника контрагентов.

По поводу хранения - справочники, шаблоны и вся информация хранится на серверах на территории РФ в зашифрованном виде.

Ответить

Еще одни стартапщики пытаются всех убедить в извесных истинах (

3
Ответить

На самом деле мы просто хотим сделать создание шаблонных документов быстрее и удобнее)

Ответить

Гермес Конрад - гуру бюрократии

https://youtu.be/ZGZpUqRMr6I

2
Ответить

Не заполняется 20 минут один документ, я наловчился, теперь мой секретарь за 5-7 минут это делает! Автор, не вводите в заблуждение!

Ответить

Алексей, все зависит от документа. Конечно, если речь про справку в которой нужно вставить ФИО или документ где необходимо подставить всего несколько значений, это можно сделать быстрее. Но в договорах, где необходимо подставить в 15-20 мест значения, просклонять ФИО, корректно заполнить адрес и реквизиты компании, сумму прописью, а еще подготовить счет и доп. соглашение - данный процесс занимает гораздо больше времени. В заблуждение не ввожу, а привожу данные, на основе от реальных кейсов наших пользователей.

2
Ответить