Сотрудники не хотят использовать таск-менеджер. Можно ли их переубедить?

Рассказываем о преимуществах таск-менеджеров и развеиваем предрассудки, связанные с их использованием.

Каждый руководитель мечтает о том, как с внедрением таск-менеджера продуктивность команды вырастет, а проблемы, связанные с менеджментом и управлением, исчезнут. Но все меняется, когда мечты сталкиваются с реальностью. А в реальности сотрудники отказываются менять привычные методы работы. Они считают, что работа в таск-менеджере — это лишние формальности, которые занимают много времени и не приносят пользы.

Мы разработали собственный таск-менеджер ЛидерТаск еще в конце нулевых и с тех пор работаем только в нем. За это время нам часто приходилось объяснять клиентам и сотрудникам, в чем же заключается польза планировщика.

Почему же сотрудники саботируют внедрение таск-менеджеров? Чаще всего причиной являются ничем не подкрепленные страхи и заблуждения. Давайте разберем некоторые из них.

За мной будут следить

Многим кажется, что командный планировщик – это такой “Большой брат”, который следит за каждым движением сотрудника. Будто его цель – найти косяки в работе и сдать беднягу начальству. Но задача таск-менеджера не в этом, он всего лишь делает рабочий процесс наглядным.

Чего опасаться сотруднику, который честно выполняет свои обязанности? А вот если человек работает спустя рукава, страх быть пойманным будет преследовать его всегда — что с таск-менеджером, что без него.

Переход к другой системе работы – это сложно и неудобно

Тут сложно не согласиться. Внедрение новых инструментов редко проходит плавно и легко, особенно когда есть отработанные механизмы, которые, по мнению коллектива, отлично работали. И вряд ли какие-то слова смогут их переубедить, здесь нужны решительные действия.

Что же нужно делать:

Чаще всего отторжение таск-менеджера связано с непониманием, поэтому постарайтесь зафиксировать в документе ответы на все возможные вопросы. Следите за актуальностью информации и обновляйте инструкцию по необходимости.

Большинство быстро привыкнет работать в таск-менеджере, но некоторым потребуется больше времени, чтобы приноровиться использовать планировщик.

Сотрудник по старинке отправил отчет на почту, забыл отписать результат в карточке, оставил задачу в работе на ночь – ничего страшного. Не стоит ругать, а тем более наказывать за мелкие косяки, но оставлять без внимания тоже нельзя. В таких случаях необходимо напоминать о новых правилах и требовать делать всю работу в таск-менеджере.

Таск-менеджер – пустая трата времени

Никто не любит перемены, особенно те, что кажутся бесполезными. Вместо разговоров про рост компании, расскажите о преимуществах для сотрудников. Тогда и недовольства будет гораздо меньше, а адаптация пройдет быстрее и эффективнее.

Вся работа перед глазами

Работая на канбан-доске, сотрудник видит не только свои задачи, но и задачи всей команды. В режиме канбан легко наблюдать за ходом работы: видно кто и что делает, с какими сроками и результатами. Можно попросить помощи у коллеги, если у него нет задач, или наоборот, не трогать его, потому что он занят срочной и важной работой.

Прозрачность процессов позволяет легко обнаружить проблему и дать сигнал начальству. Например, команда не справляется с количеством задач – свяжитесь с руководителем и попросите перераспределить задачи, снизить нагрузку или увеличить численность команды.

Меньше головной боли

Сотруднику не нужно запоминать задачи на день или отдельно фиксировать их, чтобы потом вспоминать, где это было. Таск-менеджеры предлагают удобную сортировку, а свои задачи можно просматривать на отдельной странице.

Меньше просроченных задач

Если сотруднику поставили задачу, скинули документ или внесли правки в описание карточки, он точно об этом узнает благодаря уведомлениям. Для срочных задач можно установить дату и время напоминания, чтобы не забыть про нее. Разные программы предлагают разный набор настроек для уведомлений. В некоторых можно получать уведомления на почту, в Телеграм или в виде всплывающих окон в браузере.

Всё хранится в единой системе

Завершенные задачи легко найти с помощью фильтров и поиска. Понадобилась задача годичной давности? Просто вбейте в поиск ключевые слова или воспользуйтесь фильтрами.

А если сотрудник заболел, ушел в отпуск или по другой причине отсутствует на рабочем месте, нет необходимости его дергать. Все задачи можно передать буквально в два клика без выискивания нужных емайлов и чатов в мессенджерах.

При этом история таск-менеджера может стать хорошим аргументом при разговоре с руководством. Например, в разговоре о повышении или премии можно сослаться на статистику по задачам. Или, допустим, руководитель считает, что задача выполнена неправильно, хотя работник все сделал как надо, тогда сотруднику достаточно открыть карточку и указать на ошибку.

Возможность удаленной работы

Если сотрудник освоил таск-менеджер, он уже не так сильно привязан к офису. Задачи, переписка, контакты, документы по проекту – все хранится в планировщике, поэтому в случае чего можно поработать из дома или обсудить с руководством полноценную удаленку.

Большинство сотрудников сопротивляются внедрению таск-менеджера, просто потому что не знакомы с инструментом. Поэтому если руководитель хочет преуспеть, ему необходимо открыто разговаривать с коллективом, рассказывая и показывая, какие плюсы они могут получить.