Внедрение BI: Почему брифы и опросники не работают? Как собрать ТЗ с заказчика за полчаса в режиме легкой беседы

В какой бы BI-системе вы не работали, необходимость сбора требований к аналитическому отчету у заказчика остается неизменной. Рассказываем в статье, как их эффективно собирать в гибком (agile) режиме — то есть в процессе легкой беседы. Мы собрали те нюансы, о которых многие не задумываются на переговорах, но которые имеют ключевое значение для эффективности дальнейшей работы. Материал будет полезен для проектных BI-команд, внедренцев-одиночек, внутренних внедренцев и бизнес-аналитиков.

Эта статья написана по материалам прямого эфира «Создание аналитических отчетов: как собрать ТЗ с заказчика за 30 минут». Секретами мастерства поделилась Мария Гришина, эксперт по визуализации данных, ведущий аналитик в РЖД и автор Телеграм-канала @Design_PowerBi.

Запись трансляции:

https://youtu.be/09NLPPKebMc? si=xvVK55nezH6eEERU

из описания записи можно скачать шаблоны конспекта встречи, макета и плана-сметы.

Внедрение BI: Почему брифы и опросники не работают? Как собрать ТЗ с заказчика за полчаса в режиме легкой беседы

Прежде чем перейти к основной теме статьи, оговоримся: заказчики делятся на 2 типа:

  • Внутренний заказчик (например, бухгалтерия в той компании, где вы работаете). Коммуникация с внутренним заказчиком уже налажена: вы знаете его имя, говорите на одном языке и пользуетесь одинаковой терминологией;
  • Внешний заказчик – это клиент, который ранее никак не был с вами связан и пришел к вам за проектом, как говорится, «с улицы».

Основное внимание в статье уделим именно внешнему заказчику: взаимодействие с внутренним, как правило, проще. Речь пойдет о первой встрече с заказчиком в режиме «бесплатной консультации» — никакие документы на этой стадии еще не подписаны.

Цель первой встречи — не напугать заказчика, а напротив, подружиться с ним и максимально проработать его «боли».

Я большая противница длинных брифов и опросников, и к этой точке зрения я пришла опытным путем. Даже если заказчик сумеет заранее найти время для заполнения опросника (что случается далеко не всегда), речь в беседе чаще всего пойдет о совершенно других проблемах.

М. Гришина.

Начало беседы: приветствие и знакомство.

Правило номер ноль: разговаривайте с клиентом с улыбкой! Это слышно, это чувствуется, и это настраивает беседу на позитивный и — в результате — конструктивный лад.

Правило номер один: конспектируйте разговор в режиме реального времени на глазах у заказчика. Если встреча проходит онлайн, для этого можно использовать инструмент Figma с демонстрацией своего экрана, так чтобы заказчик видел, что вы пишете.

<i>Заполняем шаблон конспекта встречи с Заказчиком: знакомство и роли в команде</i>
Заполняем шаблон конспекта встречи с Заказчиком: знакомство и роли в команде

Вопросы, которые надо задать в этой части беседы:

  • Как зовут собеседника;
  • Чем занимается компания;
  • Чем лично он занимается в компании;
  • Чем он сможет помочь вам в работе: предоставить данные, определить правильность формул расчетов, обеспечить взаимодействие с руководством и т. д.? Часто на встречу приходит несколько человек, вам нужно разобраться, у кого какая роль, и к кому по каким вопросам вы сможете в дальнейшем обращаться;
  • Представить свою команду.

Определяем «боли» клиента

Целью этой части беседы является выявление проблем в компании, которые клиент хочет решить, обратившись к вам для создания аналитических отчетов.

После того, как клиент ответит на ваш вопрос, хорошей практикой является повторить его слова, используя более простые и понятные выражения, в то же время резюмируя сказанное.

Примеры типичных «болей» клиентов:

• Необходимость ручного заполнения отчетности, наличие человеческого фактора;

• Непонимание реальной стоимости продукции с учетом затрат;

• Непонимание эффективности менеджеров по продажам.

Следует выяснить также, планируется ли дополнительная автоматизация в дальнейшем. Это необходимо знать, чтобы определить, на какие источники данных можно рассчитывать сейчас, и одновременно сделать задел на будущие долгосрочные отношения. Кроме того, зачастую выясняются дополнительные пожелания, о которых клиент забыл упомянуть в начале беседы. Если выясняется, что необходимы отчеты, за которые вы вообще не готовы браться, то лучше выяснить это сейчас и расстаться друзьями.

<i>Заполняем шаблон конспекта встречи с Заказчиком: «боли» клиента</i>
Заполняем шаблон конспекта встречи с Заказчиком: «боли» клиента

Аналитика – это в первую очередь прозрачность. Прозрачность взгляда на бизнес.

М. Гришина

Источники данных

Очень важный раздел беседы, из которого необходимо выяснить, какими источниками данных придется пользоваться. Параллельно необходимо определиться, на чьей стороне будут специалисты по подключению источников. Если заказчик пользуется источником, с которым вы раньше не работали, предупредите его об этом и возьмите паузу на изучение.

Составляем макет отчета в реальном времени

После того как основные вопросы закрыты, предлагаем вместе с заказчиком набросать макет отчета, — так будущий результат работы обретет свои реальные очертания в сознании клиента. Удобно делать макет отчета в Figma, draw. io, Miro — выбор инструмента, естественно, за вами. Важно, чтобы у клиента была возможность открыть документ после беседы и оставить свои комментарии – зачастую важные мысли и поправки приходят уже после завершения разговора.

Дашборды, аналитические отчеты – это эфемерная сущность, которую нельзя посмотреть и пощупать до того, как они будут готовы. Разумеется, люди не очень жаждут платить за то, чего они еще не видели и зрительно не представляют. Совместное макетирование позволяет заказчику мысленно приблизиться к результату, пусть он и промежуточный.

М. Гришина

Полезно подготовить заранее лист, где вы будете рисовать, с основными фильтрами и метриками, которые встречаются практически в каждом отчете: период, менеджер, тренд и т. д. Это поможет облегчить старт макетирования. Удобно также, если у вас будут преднастроенные шаблоны популярных графиков и диаграмм из той BI-системы, в которой вы работаете.

На этапе макетирования принимаются все идеи заказчика и кладутся на макет, а затем уже можно при необходимости вычеркнуть лишнее, ненужное и затрудняющее восприятие.

Последовательность заполнения макета:

1. Выбрать название отчета (можно условное/временное);

2. Собрать фильтры (период, менеджер, страна, филиал, и т. д.);

3. Собрать тренды (выручка, валовая прибыль, рентабельность и т. д.);

4. Собрать прочие метрики (диаграммы, таблицы).

Уточняйте по ходу сбора макета, из каких источников данных будет браться каждая метрика, и сразу фиксируйте эту информацию в комментарии на макете.

Шесть дополнительных рекомендаций

1. Работайте в терминологии заказчика. Если официально какая-то метрика называется не так, как называет ее заказчик, не надо настаивать и поучать клиента.

2. Не пытайтесь сразу все красиво отрисовать. Если нет какой-то заготовки, обозначьте ее условно и напишите для себя комментарий, что здесь должно быть. Главная задача макетирования – собрать идеи.

3. Старайтесь не собирать команду заказчика на встречу целиком, лучше провести ряд отдельных встреч по зонам ответственности с ключевыми людьми.

4. После того как вы получили подтверждение от заказчика, что макет его устраивает, составьте план-смету работ по реализации проекта. С этим планом можно идти к заказчику для согласования и обсуждения суммы и графика оплаты вашей работы.

<i>План-смета работ по реализации проекта</i>
План-смета работ по реализации проекта

5. Не оценивайте работы “под ключ”. Комфортнее договориться о поэтапной оплате проекта и заключить рамочный договор, включающий возможность доработок.

6. Совет начинающим разработчикам: если вы ошиблись с оценкой рабочего времени на какой-либо из этапов – не пытайтесь “качать права” и требовать дополнительной оплаты. Ошибка в оценке – это ваша ошибка. Со временем вы научитесь оценивать свои трудозатраты более реалистично.

Заключение

Главная задача любого приглашенного специалиста – оставить после себя работающий проект и довольного клиента. Если вы понимаете, что задача вам не по зубам (незнакомые источники, сложный бизнес-сценарий), порекомендуйте заказчику коллегу, который имеет опыт работы именно с этим источником и с такими сценариями. Клиент уйдет довольным и в следующий раз уже своему соседу порекомендует вас!

55
2 комментария

Комментарий недоступен

Ответить

Здравствуйте! Приятно слышать, что вы опытный человек и вам изложенное не в новинку, однако наш вебинар, по которому написана статья, собрал более 600 участников в реальном времени и уже набрал более 1000 просмотров на Youtube. Делвем вывод, что некоторым людям тема интересна.

Ответить