Личный опыт: как организовать работу, если все сотрудники на удалёнке

Поделюсь опытом нашей команды, которая состоит из десяти сотрудников (все работают на удалёнке из четырёх разных городов). Мы не привлекаем инвестиций, получаем прибыль и растём в активных пользователях по 10% в месяц вот уже два года (мы — это ИТ-компания Yougile).

Раньше, когда я работала в офисе, я часто слышала от руководителей такой миф: на удаленке сотрудников побеждает телевизор, холодильник и диван.

Теперь я понимаю, что это совсем не так. Если человек привязан к офису – это еще не значит, что он будет работать. В офисе тоже может победить Фейсбук, кофемашина и курилка. Как в офисе, так и на удаленке – человек либо работает, либо нет.

На удаленке, напротив, оценить продуктивность сотрудника проще. Так как здесь практически невозможно имитировать бурную деятельность, потому что ее не видно. Зато результаты видны сразу.

Когда я рассказываю о работе в удаленной команде своему знакомому ТОП-менеджеру, он всегда удивляется, как руководитель нас всех контролирует:

«Как ваш руководитель проверяет, работает сотрудник или валяет дурака?»

«Никак – отвечаю я, – Но у нас очень грамотно организованы рабочие процессы. И мы действительно работаем».

Мы разрабатываем систему управления проектами, где каждая задача это чат и, конечно, все коммуникации и планирование ведем в YouGile. Иногда ради тестов ведем некоторые процессы в конкурирующих продуктах.

Проводим общие еженедельные планерки по понедельникам. Ставим задачи на текущую неделю по всем направлениям: разработка, дизайн, маркетинг, тестирование. Отображаем все на доске «Планирование». За просроченные задачи нас не штрафуют, все основывается на здравом смысле.

Также каждое утро мы встречаемся с коллегами на 20-минутной планерке, чтобы обсудить, что успешного удалось реализовать вчера, а что предстоит сделать сегодня.

Вот так выглядит доска отдела разработки. Все по спринтам, есть специальный стикер спринтов, по которому можно отфильтровать задачи. По умолчанию выводятся актуальные задачи. Есть беклог, куда попадают идеи и отложенные задачи. Отдел пока небольшой, и все реализовано очень просто, специально не усложняем.

Отдел маркетинга – не совсем обычная доска. На ней идет непрерывный брейншторм и обсуждаются различные методы продвижения. Пока здесь 5 ключевых моментов, на которых решили делать акцент: Контекстная реклама, Видеоролики, Статьи, Email-рассылки и Соцсети. Ключевые задачи также выносятся на доску недельного планирования на всеобщее обозрение.

На базе доски отдела продаж сформирована полноценная CRM-система. Клиенты делятся на категории по состоянию: «Не удалось связаться», «В обработке», «Провести скайп», «Обсуждение оплаты», «Выставлен счет», «Оплатил». Также есть много стикеров: откуда пришел лид, о чем договорились, какой следующий шаг. В работе постоянно находятся несколько сотен карточек. На доске могут работать несколько человек. Чтобы посмотреть задачи каждого менеджера отдельно, можно отфильтровать их по исполнителю.

Все обращения пользователей, которые к нам прилетают, автоматически попадают в систему на отдельную доску Helpdesk. Техподдержка работает с тикетами и расставляет приоритеты. Также на другой доске составляется общая картина обращений с счетчиками по каждому запросу.

P.S. Все-таки в организации работы на удаленке есть и сложности. Например, отсутствие единого режима, который формирует офис. Бывало, я работала до 3-х ночи, а утром просыпала планерки. Но постепенно вернулась в традиционный режим.

И напоследок небольшой опрос…