Почему круто работать руководителем проектов в агентстве. Карьера в CreativePeople

Продюсер, аккаунт, проджект-менеджер, руководитель проектов — как только не называют должности тех, кто управляет проектами. При этом каждое агентство вкладывает в это свой смысл и список обязанностей. Как у других — не знаем. Но мы решили поделиться своим опытом и рассказать, кто такие руководители проектов в CreativePeople: те, у кого лапки, или те, кто приведёт гору к Магомеду во что бы то ни стало.

Оглавление

У нас руководитель проектов — это лидер, ведущий команду и клиента к целям, которые стоят перед проектом. К ним относятся качественно сделанный продукт, получение прибыли и довольный сотрудничеством клиент, который захочет вернуться.

И нам кажется, это самое крутое комбо, которое позволяет агентству выстраивать тесные и долгосрочные отношения с клиентами, а нашим руководителям проектов — расти. Потому что каждый проект — это своего рода новый вызов, новая вершина, которую он покоряет вместе со своими коллегами-альпинистами.

Следующая ступень после руководителя проектов — группхеды. У них происходит разделение функций по зонам ответственности и KPI. Так, руководители отвечают за конкретный проект и его целевые показатели: маржинальность, сроки, соответствие требованиям. А группхед управляет группой клиентов и берёт на себя функции аккаунтинга. В его KPI входят как общие результаты по проектам внутри его группы, так и расширение отношений с клиентами и новые продажи.

По результатам опроса наших ребят мы сформировали облако тегов с теми навыками, которые должны быть развиты у руководителей проектов.

Как видно из тегов, база руководителя проектов — это, в первую очередь, сильные софт-скиллы. При этом, когда у менеджера есть дополнительные навыки в дизайне, разработке, стратегии и т. п., это даёт заметный бонус и повышает эффективность его работы.

Коммуникация — важная и неотъемлемая часть работы руководителя проектов. Он взаимодействует с командой проекта, клиентом, юристами, бухгалтерией, маркетингом и подрядчиками. Руководитель проектов профессионально переводит с клиентского, юридического, дизайнерского, программистского и обратно.

Он становится:

Фактически руководитель проектов одновременно учитывает интересы всех участников и добивается баланса этих интересов.

У нас хорошо развитая IT-инфраструктура и многие процессы происходят автоматически, поэтому и инструментами пользуемся такими, которые помогают отслеживать и держать под контролем всю работу по реализации проекта.

У нас есть собственная финансовая система с калькулятором для расчётов под разные типы проектов. Мы пользуемся таск-менеджером ActiveCollab, в котором ведём проекты, ставим задачи, отслеживаем статусы, трекаем время и следим за простоями специалистов. Причём и внутри с командой им удобно пользоваться, и клиенты могут отслеживать статусы задач по своему проекту.

В нашем таск-менеджере есть готовые шаблоны проектов и задач — это очень помогает при старте работы с новым клиентом или проектом, так как в проекте уже расписаны все блоки и этапы и остаётся их только адаптировать.

Есть шаблоны отзывов, запросов на анонсирование работы, передачи задач на отпуск и множество других шаблонов — все они ускоряют работу, упрощают передачу информации и помогают в коммуникации.

Мы разработали также собственный внутренний портал, в котором, например, формируем заявки на оформление документов. Портал связан с таск-менеджером, где автоматически появляется задача со всей необходимой информацией для юридического отдела.

Мы управляем маржинальностью проекта с помощью системы финансового учета компании — паспорта проекта. Это крутой инструментарий с нестандартным подходом. По нашему опыту общения с кандидатами, обычно это считает финансовый директор и максимум, что могут предоставить менеджерам для отслеживания, — ставку и норму по часам. Мы же даём возможность действительно «рулить» проектом. Паспорта проектов нужны для того, чтобы мы каждый день могли понимать, зарабатываем ли мы на тех проектах, которые делаем, или постепенно инвестируем в бизнес наших клиентов, при этом не умея вести свой собственный бизнес.

Для бронирования специалистов и отслеживания их занятости мы используем Forecast. В нём менеджеры проставляют необходимые под свои задачи часы дизайнеров, креаторов, разработчиков, эти часы уточняются и распределяются на общей планёрке. Такое планирование ресурсов мы проводим раз в неделю. Ну а если случается что-то критичное, например заболел дизайнер, то оперативно находим замену.

Всё общение у нас проходит в корпоративном мессенджере, совсем недавно мы бесшовно мигрировали в Mattermost — в нём есть как общие, так и тематические каналы, в которых руководители ведут письменную коммуникацию с командой по конкретному проекту.

Пользуемся гугл-календарём для назначения встреч, а проводим их в удобном для клиента формате. Ещё у нас есть собственный сервис для видеоконференций, в котором удобно записывать и хранить записи встреч — его чаще всего используем для внутренних лекций, образовательных активностей, брифингов на кейсы. Особенно это удобно использовать при онбординге сотрудников — скидываем ключевые лекции, что позволяет человеку погрузиться во все нужные проекты и фишки доступным методом.

В ActiveCollab у нас есть несколько «внештатных сотрудников», которые работают без выходных. Первый — IT-бот Юрик, он отслеживает актуальность и статусы по юридическим задачам, пингует, когда подходит дедлайн, и в целом следит за порядком.

Второй — бот, который по запросу выдаёт «корону» руководителя проекта. Она наделяет человека административными правами, например возможностью добавлять людей в проект, отслеживать время, потраченное на каждую задачу.

И дополнительно у нас есть бот тайм-трекер, который помогает нам отслеживать, чтобы на проектах отображались корректные просчёты и анализ загрузки сотрудников.

С помощью нашей финансовой системы мы отслеживаем, на каких проектах превышен план-факт. Руководителям сразу же приходит уведомление, поэтому мы не пропускаем и отрабатываем в моменте перерасходы.

Мы считаем, что готовые артефакты сильно упрощают и ускоряют работу, поэтому мы собрали целый набор.

У нас есть своя база презентаций с описанием подходов, продуктов, услуг с ценовыми порогами и нашими кейсами. Благодаря этому удобно собирать кастомные презентации, например под тендеры.

Мы сделали и подготовили целый ряд юридических и менеджерских памяток и шпаргалок — по рискам, по скиллам штатных дизайнеров, по постановке задач бэк-офису и специалистам, по правилам использования стоков и т. п. Они помогают менеджерам правильно оценить проект и его сроки, избежать юридических рисков и выстроить грамотную коммуникацию с командой.

Мы любим регламентировать, выстраивать процессы, фиксировать статусы, поэтому для каждого проекта расписываем тайминг по диаграмме Ганта, независимо от его продолжительности. Помимо этого, пользуемся Burndown chart, с помощью которого отслеживаем, сколько задач сделано и сколько ещё остаётся.

Утро начинаем с планёрок, синхронизируемся по задачам, статусам и планы на день. На всякий случай убеждаемся, что ничего за ночь не случилось. В пятницу проводим встречу с менеджерами и арт-директорами по бронированию ресурсов на ближайшие 2–3 недели.

Мы специализируемся преимущественно на дизайне, поэтому на каждом проекте закрепляется менеджер и арт-директор (сейчас у нас их 4), которые формируют себе команду из пула 20 дизайнеров. По запросу также на выборочные проекты подключается креативный отдел.

В рамках поддержки крупных клиентов нам иногда приходят специфичные задачи, на которые мы подключаем подрядчиков из постоянной базы, за счёт чего масштабируемся. Так, на одном из последних проектов мы смогли запараллелить разработку брендирования забора, каталогов продукции, разработку брендбука в рамках команды коммуникационного дизайна.

Мы внедрили процесс, который помогает менеджерам анализировать их трудозатраты на проекты, расставлять приоритеты по нормам выработки и плану загрузки на ближайшие 3–6 недель. Таким образом мы нивелируем застои в моменте, своевременно распознаём перегрузы и исправляем ситуацию.

Одновременно в работе у одного руководителя может быть от одного до нескольких проектов, в зависимости от их сложности и объёма. При этом у всех менеджеров есть своя специализация — продуктовая, коммуникационная, маркетинговая, техническая и т. п. Кто-то работает на долгосрочной поддержке крупных клиентов, кто-то специализируется на среднесрочных проектах. Какому менеджеру пойдёт в работу новый проект, зависит от его специализации и текущей загрузки.

Двадцатилетний опыт нашего агентства помогает выстраивать отлаженные внутренние процессы. Поэтому первое, с чем столкнётся новый сотрудник, — это, конечно же, онбординг. В него входит изучение базы знаний с описанием всех менеджерских инструментов, определённое количество встреч с руководителем, знакомство с командой и процессами.

Помимо базы знаний, собранной в корпоративном wiki-сервисе, у каждого нового руководителя проектов есть свой наставник. Это старший специалист, который закреплён за сотрудником на период испытательного срока и помогает ему с возникающими по задачам и процессам вопросами.

После двухнедельного погружения руководителя проектов постепенно подключают к рабочим задачам и коммуникации с клиентом. Обязательное условие — ежедневная фиксация планов на день и результатов, которых удалось достичь в процессе решения первых задач. Такая система позволяет сотруднику научиться планировать и распределять объём работы внутри рабочего времени, а руководителю специалиста — увидеть, не возникает ли трудностей в понимании объёма задач и их планировании.

С каждым сотрудником работа ведётся системно — мы заинтересованы в том, чтобы человек рос и развивался внутри компании. Сюда относятся:

У каждого руководителя проектов есть регулярные встречи с руководителем направления, которые проводятся от раза в неделю до раза в месяц для синхронизации по проектам и обсуждения сложных ситуаций, также есть встречи peer-to-peer с продакшен-директором раз в месяц.

В качестве дополнительного развития можно ходить на менеджерский клуб, в котором не только даётся теория по управлению проектами, психологии, конфликтологии, но и отрабатываются полученные знания на реальных кейсах; или же можно прийти на разбор своего кейса и послушать мнение коллег и куратора клуба.

Ключ к росту в CreativePeople — это постоянное углубление знаний в своей и смежных областях, прокачка коммуникативных навыков, развитие способности решать кризисные ситуации и готовность брать на себя больше ответственности. Как показывает наша практика, группхед — это тоже не потолок роста руководителя проектов. Можно стать и руководителем направления, и продакшен-директором.

Мы спросили наших сотрудников, что им нравится в работе руководителя проектов, и вот что они ответили:

Руководитель проектов у нас — многофункциональный специалист, который умеет погружаться в проект и его цели, болеет за него всей душой, может найти общий язык и с клиентом, и с командой и стать проводником. В CreativePeople мы стремимся создать комфортную среду для работы и развития специалиста и делаем это круто :)

И сейчас у нас открыто две вакансии, мы ищем руководителя digital-проектов и руководителя веб-проектов, подробнее рассказали, какими видим будущих коллег, в описании на сайте. Если узнали себя или знаете, кому из друзей можно направить, — делитесь. Очень ждём классных коллег в нашу команду. А больше внутренней кухни CreativePeople и полезных материалов в телеграм-канале.