{"id":13586,"url":"\/distributions\/13586\/click?bit=1&hash=d51248b864fc2536881ecff329f016f361fa84fdd76d6e9aaa5b17f1b9fefbb0","title":"\u0417\u0432\u043e\u043d\u0438\u0442\u044c \u0438\u0437 \u041a\u0430\u043b\u0438\u043d\u0438\u043d\u0433\u0440\u0430\u0434\u0430 \u0432 \u042f\u043a\u0443\u0442\u0438\u044e \u043f\u043e \u0432\u0438\u0434\u0435\u043e \u0431\u0435\u0437 \u0437\u0430\u0434\u0435\u0440\u0436\u0435\u043a","buttonText":"\u0410\u043b\u043b\u043e!","imageUuid":"bc8e606b-9a50-5550-a16e-3fed09971ed5","isPaidAndBannersEnabled":false}

Пять практических приёмов, как улучшить читаемость документов

Сложные и непонятные документы мешают выстраивать общение с клиентами, инвесторами и сотрудниками. Мы спросили у нашего арт-директора Артёма Колеганова пять простых приемов, которые помогут улучшить ваши документы.

При чем тут инфографика

Инфографика — это осмысленная работа с информацией и графическая форма подачи данных, ускоряющая их восприятие. Форма инфографики может быть любая: презентация, график, отчет или интерактивный проект.

Чтобы создавать инфографику необязательно быть дизайнером или обладать художественными навыками. Например, если мы работаем только с текстом письма и выделяем в нём нужные смыслы: цветом, жирностью и размером — получится инфографика.

Как это помогает бизнесу

В любой бизнес-коммуникации всегда есть одна главная мысль, которую нужно донести до целевой аудитории. Все остальное обслуживает главную мысль: дополняет, подтверждает и иллюстрирует информацию. Суть инфографики в том, чтобы читателю просто воспринимать информацию.

Было: таблица с картинками и схемами, из которой ничего не понятно о пользе для бизнеса и инвесторов.
Стало: понятный слайд презентации. Польза для бизнеса и EBITDA для инвесторов.

Инфографика помогает бизнесу рассказать простыми словами о сложном. Например, наглядно показать инвесторам, как модернизация производства поможет бизнесу экономить на ремонтах и запасных частях и зарабатывать больше. Ниже разберем пять приемов, которые улучшат любой документ.

Приём #1 — переработать структуру

Часто в документах, например презентациях, пытаются уместить массу ненужной информации или создают огромные, нечитаемые слайды. Главная мысль сообщения теряется. Презентация делается ради самой презентации, а не для читателя.

Структура помогает выделить главные факты и построить логику информационного продукта.

Четкая структура делает удобным и правильным восприятие информации аудиторией. Разделы презентации подписаны, цвета упорядочены и все слайды оформлены в едином стиле. Читатель сможет быстрее ориентироваться и воспринимать информацию, которую мы хотим до него донести.

Приём #2 — оставить только самую важную информацию

Практически любую информацию можно сократить без потери качества. Если очень хочется, второстепенную информацию можно убрать в дополнительные разделы сайта или презентации.

Главная мысль в любом документе — должна быть самой акцентной или восприниматься большой. Так мы сможем быстрее привлечь внимание читателя к самому главному смыслу, ради которого и создавался документ.

На слайде собрано много информации, не понятно, что главное, а что второстепенное.
Информация та же, что и в предыдущем примере. Четкое зонирование помогает легко в ней разобраться.

Приём #3 — визуализировать только по-делу

У вас получилась презентация: 10 слайдов информации и ни одной иллюстрации. Данные лучше визуализировать, чтобы читатель разобрался что к чему. Но методы визуализации сильно зависят от данных, которые вы показываете.

Распространенная ошибка сравнивать между собой какие-нибудь показатели на двух круговых диаграммах. Сектора будут иметь разную площадь и неравномерно смещаться по окружности своей диаграммы. Держать в уме и сравнивать размеры и значения сегментов на двух диаграммах сложно. Такая информация предназначена для сравнения долей только внутри одной диаграммы.

Пример круговых диаграмм. Сравнить прибыль двух компаний сложно. Сектора не упорядочены по часовой стрелке.

Графики и диаграммы должны соответствовать данным, которые они отображают. Можно использовать сервис Dataviz Project, чтобы подобрать правильную визуализацию под тип данных и угол зрения под которым мы хотим посмотреть на информацию.

Выбираете формат отображения данных и сервис подскажет, для какой задачи его можно использовать.

Приём #3.5 — не перемудрить с таблицами

Самый легкий способ начать создавать таблицу — использовать готовые шаблоны которые предлагают Microsoft Excel, Powerpoint и другие офисные пакеты. В каждом шаблоне куча линеек, фонов и рамок, которые мешают видеть данные в таблице.

Но Эксель сыграл с нами злую шутку, собрав море аляпистых и перегруженных шаблонов. Шлейф пестрых ячеек тянется за нами до сих пор.

Шаблоны таблиц Microsoft Excel 🙈

Использовать такие шаблоны можно, главное вычищать таблицу по итогу. При подготовке таблиц избавляйтесь от решёток, чересполосицы и других декоративных элементов в таблице. Данные в таблице своей расстановкой задают сетку таблицы. Без вспомогательных элементов видно где строки и колонки.

Весь текст в каждой ячейке таблицы выравниваем по левому краю своей ячейки. Все цифры в таблице выравниваем по правому краю, за исключением выравнивания чисел, которые предполагают сравнение. Такие числа нужно сдвинуть, чтобы запятая оставалась на своём месте, так их будет удобнее сравнивать.

Болезнь многих таблиц — повторы, от них нужно по возможности избавляться. Повторяющую часть достаточно вынести в подзаголовок, оставить в заголовке или тексте перед таблицей, чтобы в таблице оставались только отличающиеся данные.

Часть данных из таблицы можно вынести в примечание к ней, расположенное над таблицей, чтобы не приходилось прыгать глазами туда‑сюда.

Пошаговый пример переработки таблицы Joey Cherdarchuk, darkhorseanalytics.com

Приём #4 — подобрать шрифты, но не «играться» с ними

В хорошей инфографике соблюдается единство стиля во всем документе. Все заголовки одинакового размера и цвета. Форма, размер и цвет основного шрифта везде одинаковая.

Пример плохого КП с разными шрифтами

Если текст не влезает в слайд презентации или ячейку таблицы, то нужно сокращать текст, а не уменьшать шрифт.

Основной текст мы рекомендуем выравнивать по левому краю. Буквы различаются по ширине, слова состоят из разного количества букв, поэтому каждая следующая строка не равна предыдущей. Форма такого текста естественна и не мешает чтению.

На что обратить внимание при выравнивании текста по левому краю.

Лучше использовать не более двух семейств шрифтов в одном документе. Заголовки одним шрифтом, основной текст другим шрифтом.

Чтобы документы одинаково хорошо выглядели на любом компьютере, лучше использовать стандартные шрифты, которые есть в большинстве текстовых редакторов — Arial, Garamond, Georgia, Verdana. Да они скучные, зато можно быть точно уверенным, что на компьютере вашего клиента документ откроется с нужной версткой.

Приём #5 — поработать с цветом

Аналогично работе со шрифтами, цвета в документе должны быть выдержаны в едином визуальном стиле.

Мы советуем использовать монохромные цвета и один контрастный цвет для выделения главного элемента. Идеально, если контрастный цвет соответствует цветам компании.

Лучше не использовать больше двух акцентных цветов в документе, чтобы облегчить восприятие информации. Чем больше цветов используется в оформлении, тем сложнее читателю вникнуть и интерпретировать данные.

Заключение

В статье мы рассказали только про пять приемов инфографики, которые помогут создавать понятные слайды и документы. Мы надеемся, что эти приемы пригодятся вам и вы добавите статью в закладки.

Идея статьи в том, что работу над документами стоит начинать не с дизайна, а с анализа, структурирования и представления информации. Вот, что для этого нужно:

  1. Разработать структуру, которая сделает удобным и логичным восприятие информации.
  2. Главная мысль должна быть самой большой или восприниматься такой.
  3. Помнить, что любую информацию можно сократить без потери качества.
  4. Графики и диаграммы должны соответствовать данным, которые они отображают.
  5. При подготовке таблиц нужно избавляться от декоративных элементов и повторов.
  6. Соблюдать единство стиля во всем документе.
  7. Использовать не более двух семейств шрифтов и акцентных цветов.

Будет круто, если вы поделитесь в комментариях своими приёмами по улучшению документов, презентаций и таблиц.

Читайте другие наши статьи:

0
80 комментариев
Написать комментарий...
Al Dunkan

Ребята, это просто месиво. Писать про это "Четкое зонирование помогает легко в ней разобраться" значит издеваться над пользователем. Если уж не разбивать на пару слайдов, то вот эти портянки мелкого текста точно убирать.

Ответить
Развернуть ветку
Соня Карлова

Забавно, знаю две корпорации, где боготворят one-pager презентации, и абсолютно монопенисуально, сколько на них информации и какого размера шрифт (обычно 5). Любят, шоп ПЛОТНЕНЬКО было. Одна корейская контора, другая американская. С виду очень разные, в душе — близнецы-братья.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Vyacheslav Teplyakov

За убираем повторы я бы руки оторвал.

Ответить
Развернуть ветку
Николай Романов
Автор

Почему?

Ответить
Развернуть ветку
16 комментариев
Максим Яцковский

И за округляем то же самое. Когда от человека, посчитавшего на калькуляторе данные из таблицы и сравнившего с Итого с суммированием столбиком, прилетает капсом "срочно, важно, ошибка в программе, цифры не бьются" тогда ответы, что это красиво и хорошо читаемо не работают.

Ответить
Развернуть ветку
3 комментария
Eugene Efanov

Убирать повторы для отображения — правильно. Но они остаются на своих местах в таблице, достаточно изменить им цвет.

Ответить
Развернуть ветку
Peter Peter

за невнимательность надо руки оторвать ))) речь о слайде а не подготовке данных для работы

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Mercator

Не люблю это все: не обязательно быть дизайнером. И потом приводят примеры, в которых очевидно, что обязательно. Сначала структура, да, но потом все равно дизайн. Еще и иллюстратора желательно привлечь. Это далеко не во всех случаях рационально.

Ответить
Развернуть ветку
Pavel Voronkov

Не нужно быть дизайнером, все можно сделать стандартными средствами PP и Excel, просто увлекаться не нужно. Возможно потребуется время на создание и сохранение шаблонов, но в последствии экономия времени будет на лицо.

Ответить
Развернуть ветку
3 комментария
Денис Обрезков

Спасибо за ссылку в статье на интересный блог. В остальном, примеры мне не понравились - было плохо и стало плохо (но стильно).

Ответить
Развернуть ветку
Николай Романов
Автор

Спасибо за фидбек

Ответить
Развернуть ветку
Pavel Voronkov

Все по делу, бери и делай, но ты хоть об стул бейся, ведь у каждого из свой путь.
Если после прочтения статьи, хотя бы каждый 1000й будет применять, мир станет явно лучше.

Ответить
Развернуть ветку
Al Al

Как выравнивать длинные списки, если длина строки скачет?
Глаз режет такое
1111111
11111111111
11
11111111111
1111
11
11111111
1111
1111111111
111111
11
11111111111
111
11111111
1111
111111111111111

Ответить
Развернуть ветку
Марк Кузьмин

В целом согласен, что лучше постараться переписать. Но если такой возможности нет, то можно попробовать перегруппировать пункты, чтобы правый край плавно лился. У Чихольда можно почитать про вёрстку титульных страниц — похожая история.

А если и порядок важно сохранить, то я бы сужал колонку. Пусть пункты будут в две строки (возможно, даже с переносами), зато глаза не сойдут с ума от рваного края. Затем можно разбить весь список на несколько колонок, если он длинный. Будет аккуратно.

Ответить
Развернуть ветку
Николай Романов
Автор

Тут стоит составлять списки приближенные по объему текста. Все забывают, что дизайн включает в себя и работу с текстом. Но лично я считаю, что такой разброс в длине помогает отделать 1 пункт от другого и ничего страшного в этом нет.

Ответить
Развернуть ветку
2 комментария
Дмитрий Шусов

Здесь дело даже не столько в том, что глаза режет, сколько в том, что при долгом рассмотрении странные ощущения появляются. 

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Александр Хитро

если это просто отдельно стоящий список — либо по алфавиту, либо в порядке приоритетности и важности.

если цель найти самые длинные или самые короткие значения — по возрастанию или убыванию длины строки.

если это атрибуты или срезы (возраст, город, имя менеджера, подразделение) или укрупнённые группировки данных (диапазоны возрастов, диапазоны дат, диапазоны процентов, диапазоны расстояния), по каждому из которых в датасете есть числовые значения (количество покупателей, количество покупок в чеке, средний чек оплаты, сумма в чеке, дней от последней покупки, дней от первой покупки, средний лаг времени между покупками) — весь массив сортируется по убыванию или возрастанию какой-либо числовой метрики, в зависимости от того, на что нужно сделать визуальный акцент, поднимая наверх самую важную информацию.

Ответить
Развернуть ветку
Vladimir Smirnov

Спасибо за статью, интересно и полезно. 

Ответить
Развернуть ветку
Александр

Даже не хочется комментировать, что не так. Ужасные примеры, которые потом не позволят работать с данными и просто видеть, что к чему относится.

Ответить
Развернуть ветку
tabularasa

Сразу видно, кто с данными работает - большой соблазн стриггериться на гифку.
Но надо различать обработку данных и представление результата. В статье речь все же о последнем.

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
J J

Понятно и по делу! 👌

Ответить
Развернуть ветку
Николай Романов
Автор

Спасибо

Ответить
Развернуть ветку
Foma Kiniaev

«Если текст не влезает в слайд презентации или ячейку таблицы нужно сокращать текст, а не уменьшать шрифт».

Тут кажется не хватает запятой, не сразу понял смысл.

И тут вопрос, если из текста нечего удалить или сократить, то что делать, делить на два слайда?

Ответить
Развернуть ветку
Николай Романов
Автор

Спасибо! Да, если нужно сохранить весь текст, то лучше разделить его на разные слайды, сохраняя структуру повествования.

Ответить
Развернуть ветку
Sergey Ilyin

Книга «графики, которые всех убеждают». Там не только про графики. Полезно.

Ответить
Развернуть ветку
Андрей Шмиг

Сюда же Алексея Каптерева со своими презентациями. Мне зашла его подача.

Ответить
Развернуть ветку
Дмитрий Евсеев

Странные советы, предполагающие что вы сделали хуево по-умолчанию.
Можно еще 20 таких накинуть. Типа не делайте все кислотно-зеленым цветом, не пишите транслитом и капслоком.

Ответить
Развернуть ветку
Артём Голованов

Судя по всему, это очевидные советы далеко не для всех, потому что иногда получаешь за день до сдачи такой материал для показа клиенту, что сложно понять, это вообще что и как это так произошло) Плюс, для некоторых начинающих компаний, у которых нет понимания и стандартов оформления, мне кажется, полезно читать, что не надо делать "кислотно-зеленым цветом, не пишите транслитом и капслоком"))

Ответить
Развернуть ветку
Tony Urban

Вы большие молодцы, все по делу. Говорю это как бывший раб PowerPoint (aka McKinsey consultant) и владелец SaaS for PowerPoint (DeckRobot).

Ответить
Развернуть ветку
Svetlana Samohina

Подскажите, пожалуйста, какие приложения лучше использовать для построения инфографики? Или Worda будет вполне достаточно?

Ответить
Развернуть ветку
Николай Романов
Автор

Смотря что вы подразумеваете под «инфографикой». Если речь о таблицах и графиках, то Ворда и Экселя будет достаточно. Если нужно визуализировать данные, можно попробовать другие сервисы. Держите ссылку на нашу подборку https://blog.infografika.agency/infographics-soft

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Murat Podgoretskiy

Крайне полезно. Спасибо Вам!

Ответить
Развернуть ветку
Поджог Сараев

А какие варианты возможны при выравнивании по краю, кроме этих двух? >_<

Ответить
Развернуть ветку
Анон Плиз

Ровный правый край с переносами слов)

Ответить
Развернуть ветку
1 комментарий
Anna Bessmertnaya

Все очень круто, действительно хорошие советы, но все же есть пара "но"

0 - превью. пример некорректный,  на первом варианте только изображения, на втором изображения и текст, т.е. это не переработанный слайд, а новый. с текстом. из которого убраны фотки (а нам неизвестно, может быть они были критично важны).

2. первоначальный слайд некрасивый, и плохо читабельный (но текст виден). исправленный слайд красивый и при этом абсолютно нечитабельный (при том же масштабе не видно текста вообще). если цель слайда - понравиться, то ок, если донести информацию, то не удалось.

Ответить
Развернуть ветку
Олег Абрамов

Блок "стало" жёлтым по белому?
Попробуйте отобразить это на проекторе...

Ответить
Развернуть ветку
Александр Романец

Более не читаемых документов трудно представить. ИМХО. 

Ответить
Развернуть ветку
Максим Кольцов

хорошая статья
проблемка в том что для того чтобы это применять надо быть умным. Честно говоря я среди окружающих менежеров не знаю ни одного готового заморачиваться подобными темами

Ответить
Развернуть ветку
sana svyazhin

крутецко. молодцы, что прокачиваете недизайнеров.

Ответить
Развернуть ветку
Острый пистолет

Кто о чем, а смузи-креаклы о своих красивостях. Никому до такой степени не нужных.

Ответить
Развернуть ветку
Ivan M
При подготовке таблиц избавляйтесь от решёток, чересполосицы и других декоративных элементов в таблице.

Решётка не нужна, а вот чересполосица - это не декоративный элемент, она позволяет визуально легче найти данные, особенно если строки сгруппированы в количестве больше пяти. В таблицах побольше она сильно облегчает восприятие данных. 

Ответить
Развернуть ветку
Максим Макаров

а можно вашу гифку как то украсть?

Ответить
Развернуть ветку

Комментарий удален модератором

Развернуть ветку
Alexey Salyukov

Хорошие рекомендации 

Ответить
Развернуть ветку
Max Payne

можно вообще убрать все эти циферки и оставить только условные "заебись четко" и "отстаем надо поднажать"

Ответить
Развернуть ветку
Семен Смирнов
Инфографика — это

Способ привлечь внимание и навязать факты там, где их не было

Ответить
Развернуть ветку
wzp nigga

Точное соответствие аксиоме Эскобара

Ответить
Развернуть ветку
Mukhammedd Ramazanov

а в какой программе это делать? 

Ответить
Развернуть ветку
Илья Варавин

После огромных цифр первого слайда
85=158
понял, что полезного для себя из этого материала не вынесу, а то и наоборот ) 

Ответить
Развернуть ветку
Марина Макаренко

.

Ответить
Развернуть ветку
Jack Luminous

Бесполезный плохой текст. Никаких советов по существу.

Ответить
Развернуть ветку
Aleksey Bobkov

ты ничего не знаешь об инфографике

Ответить
Развернуть ветку
Читать все 80 комментариев
null