Полноценная модель учёта финансов проектных компаний. Простая таблица, где обычными формулами строятся отчёты на основе учётной информации.
Делимся моделью, в которой организован учет в helpexcel.pro. Мы создали таблицу на основе выдержки из нескольких успешных работ. Таблица подойдёт для компаний с проектной деятельностью.
О шаблоне
Таблица состоит из двух основных элементов.
1. Области учета
- Лист для ведения параметров проектов.
- Лист учёта финансов.
2. Области отчетности
- Отчет о движении денег.
- Отчет по финансам проектов.
- Отчет о прибылях и убытках (расходы формируются кассовым методом).
- Отчет по выплатам сотрудникам и контрагентам.
Ссылка на таблицу в конце статьи. Рекомендуем прочесть до конца, чтобы не сделать ошибок при настройке и правильно понять суть.
Учёт проектов
На данном листе ведём проектный учёт. Это наименования проектов, статусы работы.
Ячейки фиолетового цвета записывает пользователь. Серые считаются формулами и выводят сводные данные.
При необходимости вы можете добавить нужные вам столбцы для ввода параметров проектов. На вычисления это не повлияет и ничего не сломается.
Учёт финансов
Лист предназначен для записи приходных и расходных операций. Он является источником информации для построения отчётов. Поля листа, необходимые для каждого из отчётов, будут описаны ниже.
Значения выпадающих списков регулируются на листе «Справочник».
Отчёт о движении денег
Отчёт формируется на листе “Cash Flow”. В выпадающих списках над отчётом можно определить год и проект, в разрезе которого он выводится. Если поле для выбора проекта пустое, отчет строится по всем проектам и компании в целом.
Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:
- Дата операции.
- Статья ДДС.
- Сумма.
Статьи отчета определяются выбором из выпадающего списка в форме отчёта. Предварительно должны быть введены статьи ДДС на лист справочника.
Поля «Дата начисления», «Проект», «Сотрудник/контрагент» заполняются при необходимости.
Отчёт по финансам проектов
Лист “Cash Flow проектов” является производным от отчета о движении денег. Для каждого проекта выводятся сводные поступления и расходы.
На листе предусмотрено десять мини-форм. Одна форма — один проект. Проект выбирается в выпадающем списке левого верхнего угла формы отчета.
Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:
- Дата операции.
- Статья ДДС.
- Сумма.
- Проект.
Отчёт по выплатам контрагентам и сотрудникам
Нужен для того, чтобы в динамике видеть суммы выплат по составляющим себестоимости услуг.
Наименования контрагентов и фамилии сотрудников в форме отчётов являются выпадающими списками в поле «Сотрудник/контрагент» листа «Учёт финансов».
То есть чтобы получить правильный справочник на листе учета финансов, нужно заполнить столбец В отчета по выплатам сотрудникам и контрагентам.
Для отчета важны следующие поля на листе «Учёт финансов»:
- Дата операции.
- Сотрудник/контрагент
- Сумма.
Отчёт о прибылях и убытках (P&L)
Он сделан по методологии, рассчитанной именно под наши процессы. Мы руководствовались принципом минимизации пользовательских действий. Отчет строится кассовым методом.
Мы выделяем несколько составляющих расчета прибыли, которые связаны со статьями ДДС в справочнике.
В заданный период отчета информация попадает по дате начисления, которую указывает пользователь на листе учета финансов.
Например, мы в ноябре выдали заработную плату, начисленную в октябре. Тогда дату операции указываем текущую, а дату начисления октябрь. В ДДС мы увидим сумму в ноябре, а в расчете прибыли в октябре.
Если не указывать дату начисления, то формулы автоматически приравнивают ее к дате операции. Пользователь может поменять дату в любой момент.
Выручка считается только по поступлениям с галочкой в поле «Акт подписан» листе учета финансов.
Пора поделиться шаблоном таблицы
Чтобы увидеть ее полную функциональность, создайте копию, в меню: Файл → Создать копию.
Вопросы по настройке, конструктивную критику и пожелания пишите в комментарии.
Отвечу каждому и помогу разобраться с адаптацией шаблона.
Спасибо. Очень круто! Нравится! Сам переодически перестраиваю схема в таблицах. Очень удобно
Спасибо за отзыв. Мы сейчас ещё делаем апгрейд для этого шаблона. Данные можно будет вводить через Телеграм бота.
"В ДДС мы увидим сумму в ноябре, а в расчете прибыли в ноябре."
Была опечатках месяце, спасибо за внимательность.
На листе «учёт финансов» есть поля: дата операции и дата начисления. И в статье приводится пример как заполнение этих полей влияет на отображение в отчете о движении денег и отчете о прибылях и убытках.
Попробуйте для учета финансов в проекте вот видео системки, нам зашло https://youtu.be/Yx2GIqNqwHI
Нам больше удобны Гугл Таблицы. Если их правильно использовать, то они намного эффективнее, так как их можно полностью подстроить под процессы. Мы к ним подключаем интеграции с банком, делаем ввод через Телеграм бота. Плюс у нас операционные процессы, такие как учёт времени и договорная работа, организованы в таблицах.
Можно у вас спросить ? Но ватсап
Что ватсапп?
Да, https://api.whatsapp.com/send?phone=79164447377&text=&source=&data=
Полезная экселька, спасибо. Как лучше реализовать множественные платежи сотрудникам, работаю с фрилансерами, в месяц несколько платежей идёт каждому?
Лучше для каждой выплаты создавать отдельную строку на листе "учет финансов". Тогда вы сможете в отчете по выплатам сотрудникам и контрагентам видеть динамику.
Гениально! Как раз то, что я искала! Благодарю!!!! Подскажите, пожалуйста, как быть, если у меня больше 10 проектов? При добавлении таблиц проектов, в какие формулы надо вносить изменения?
и если я добавляю еще один параметр проекта "Направление", как настроить Cash Flow по каждому направлению, в которое входит несколько проектов? Благодарю!
Имеете ввиду Cash Flow по проектам? Можете просто скопировать одну из табличек отчетов и вставить ровно столько раз сколько нудно.
есть только сотрудники
Теперь контрагенты тоже есть
Уже начал пользоваться таблицей и тут появилась v2 - в частности исправление ошибки по указанию контрагента в расходах. как безошибочно перенести внесенные данные? и почему в P&L Маржинальный доход является суммой Выручки и Себестоимости? По-моему это разница между Доходом и Расходом
Перенести данные можно просто копированием, ничего не сломается. Если будут сложности - напишите, поможем разобраться.
А в PL была ошибка, исправили. Спасибо за комментарий!)
Или я не прав, или в ячейке F3 (Остатки средств Тиньков) ошибка в формуле. Диапазон начинается с 7 строки, хотя по идее должен начинаться с 6.
Вы правы, была ошибка. Исправили. Спасибо за комментарий!)
Учет идет по движению денежных средств с привязкой к проектам. Но если оплаты идут на контрагента, материалы от которого поступают по несколько проектам одновременно, еще и оплаты с отсрочкой. Как эти оплаченные суммы разнести по проектам? и получается учет идет с отставанием в связи с отсрочками платежей.
Для более точной картины лучше оплаты контрагентам по нескольким проектам разделить на несколько операций.
В текущей версии таблицы не учитываются отсрочки, только факт оплаты.
есть ли программное решения, как вести учет по нескольком проектам с учетом отсрочек платежей? делить оплаты не реально. Есть общая сумма задолженности, которая увеличивается (отгрузки постоянные на несколько объектов) и погашается постепенно в рамках договорных обязательств. Возможно ли учет привязывать к первичным документам поступления товаров и услуг? или это не верно?
В таком случае не достаточно только ведения учета финансов, как в приведенном шаблоне. Посмотрите на сервисы типа "План факт", 1С.
как указывать контрагента в расходах ?
Была небольшая ошибка. Спасибо за информацию!
Большое спасибо, очень крутой шаблон. Забиваю справочники для учета ТСЖ. Вопрос - если в оригинальной таблице произойдут изменения в алгоритмах и функционале - как потом сделать апгрейд своей копии?
Просто копируете данные в новую версию и все) специально так сделали, потому что со временем могут быть внесены изменения в шаблон. Мы часто получаем обратную связь и что то меняем.
Второй вопрос... Нужно сильно увеличить справочник сотрудников - у меня там получается список квартир для ТСЖ. Однако больше 9 строк не учитывается при выборе значения из справочника, даже если я раздвигаю таблицу и вставляю новые строки. Как увеличить справочник сотрудников?
На листе "сотрудники/контрагенты" есть скрытый столбец А. Его нужно раскрыть и протянуть формулу.
Добрый день! При преобразовании таблицы в Ecxel сбилась формула построения графика в закладке Cash Flow. как можно поправить?
Лучше использовать шаблон в Гугл таблицах. При сохранении в Эксель некоторые функции могут работать не корректно.
Класс. Спасибо. Все четко и по существу, а главное просто для восприятия
Имхо таблицы под непонятные бизнесы..типа проекты... в три платежки.
У меня оконное производство в глубоком Подмосковье - кадров нет...компом пользоваться не умеют.
У кладовщика куча номенклатуры и ничего не понятно (каждый раз по разному перебивает из накладных) - ни остатков, ни сумм..
Деньги приходится снимать налом, чтобы ЗП платить...- прорабам монтажникам и зав производства отдаем никто ничего не записывает.
Бухгаотер на любой вопрос кричит, что нет документов.
Сколько в итоге по проектам заработал - тоже непонятно.. есть затраты точно на проект, есть скопом - ЗП производства..
Проблема тут не в таблицах, а в целом, в построении работы. В управлении.
А точка безубыточности есть?
Ее можно отдельно посчитать
Добрый день! Скажите пожалуйста, у вас есть готовое решение под турагентство? Спасибо!
Именно под турагенство нет, но вы можете адаптировать наши шаблоны под свои задачи.
Да, я понимаю, что это возможно. Не хотелось бы тратить на это время. Сколько это стоило бы? Или Вы не делаете таких услуг?