Как добавлять проекты в Рейтинг Рунета. Бесплатный гайд без боли и переплат.

В комментариях к очередному приятному обновлению Рейтинга Рунета я пошутила, что добавлю в своё резюме строку про этот занимательный квест. 3 года подряд я прохожу проверку с первого раза, без доп. проектов, ошибок и нервных срывов. А на каждый внесенный параметр — сроки, даты, услуги, деньги — есть подтверждающий документ.

Появилась идея к выходу следующих рейтингов написать статью, что нужно сделать, чтобы тоже оставаться в добром здравии. Вот только к текущим рейтингам я начала подготовку год назад. И себя, и процессы компании.

Самое главное, что у нас уже было несколько лет — правильный финучет. Это база.

Мы пользуемся Планфактом. Что здесь понадобится:

Конечно же сам сервис — полноценная система для учета финансов. Здесь я перечислила только то, что потребуется позже для заполнения проектов.

Следующий шаг — юридические документы. Во все договоры я внесла подробный перечень услуг, который мы будем оказывать этому клиенту.

Раньше была просто комплексная поддержка, а сейчас так:

Основную часть выручки занимает разработка, комплексная поддержка и развитие интернет-магазинов. Теперь в договоре есть перечень, который и понятен РР, и отражает работу агентства.

Не пишите все подряд, а только то, что действительно оказываете — клиент же будет читать, как минимум.

Дальше нужно проверить, что в счетах и актах есть указание услуги, номер договора и месяц, в который услуга была оказана. Если что-то отсутствует, правим на уровне процессов.

Конечно, документы должны быть подписаны клиентом. Про ЭДО рассказывать не буду, но даже с ним часто документы остаются без внимания. Теперь раз в месяц делаем сводку неподписанных актов/УПД, а также как давно документ остается неподписанным и почему.

Может показаться, что для участия в каком-то рейтинге (сразу прошу прощения у Александра и Анатолия, пишу для тех, кто не знает, что под капотом), подготовка излишняя. Но посмотрите на эти процессы с другой стороны — разве ведение финучета, корректные юридические документы и вовремя подписанная первичка не норма?

Как активный читатель всех инструкций РР и чата вижу, что все проблемы с рейтингом в компаниях, у которых хаос этих двух блоках. И есть обратная польза — заполнение проектов на самом деле хорошо подсвечивает проблемы в процессах агентства, а их исправление уже влияет на остальные процессы внутри.

Дальше переходим к тому, как заполнять проекты. Это вам пригодится в следующем апреле) Простите, но я не верю, что работает ежемесячная актуализация проектов — слишком далекая цель, чтобы держать мотивацию делать эту задачу регулярно в течение года. Если у вас получилось настроить — расскажите.

Нужно сделать выгрузку операций за календарный год со следующими данными:

С помощью этой выгрузки делаем сводную таблицу:

Клиенты отсортированы по сумме, чтобы заняться самыми важными в первую очередь.

Что нам дает таблица? Мы видим проект и какие услуги были оказаны в этом проекте (смотрим деньги на пересечении статьи и своего юр. лица).

Сначала я прохожусь строка за строкой и помечаю лишнее — транзиты, оплаты лицензий, мелкие разовые платежи, которые не относятся к услугам для рейтинга.

В таблице есть вся информация, кроме дат начала и конца. Для этого мы возвращаемся в наш сервис, где ведем финучет. Вспоминаем про метод начисления, и первая дата начисления будет стартом проекта. Дата последнего платежа — дата конца проекта. Здесь сразу же видны разрывы в оказании услуг, которые с этого года нужно учитывать.

Это экспресс-метод, который позволит не зависать на каждом клиенте и не проверять дату договора и подписан ли он вообще. Я это тоже делаю, но позже. Повторяем много-много раз, пока не заполним все проекты, которые нам нужны в рейтингах. С прошлого года специализация агентства важна, и лучше не добавлять проекты, которые не относятся к вашей основной деятельности.

Но и это еще не всё!

После заполнения делаем выгрузку уже из РР и отдаем ответственным лицам за документы, которые построчно проверяют проекты и услуги, проверяют наличие подписанных документов по ним, а также сверяют даты. При значительном расхождении лучше поправить, чтобы не уменьшать срок оказания услуг, который тоже учитывается рейтингом.

Кто не делал подобного в прошлом году, придется набраться терпения и сделать за 2 года.

Если у вас до 100 проектов, можете ориентироваться на мои сроки. Если больше, увеличиваем пропорционально, а если в процессах жопа — по экспоненте.

1-3 месяца на внедрение финучета, новых документов и процессов. Начинать сейчас.

2 недели на заполнение проектов 3-4 часа в день (не рассчитывайте, что получится заниматься больше — теряется концентрация, будут ошибки).

2 недели на проверку внимательными и ответственными за документы коллегами. Здесь мы перезакладываем риски, потому что РР всегда совпадает с отчетностью и зарплатами, стараемся не бесить дорогих коллег. Нужно сделать к моменту публикации промежуточных результатов.

2 недели после публикации промежуточных результатов на внесение правок, скрытие/раскрытие проектов, чтобы понять какую конфигурацию выбрать для роста позиций.

3 дня на подтверждение выбранных 10% проектов документами.

Поздравляю, вы находитесь здесь 🥳. Поделитесь, где болело больше всего при заполнении рейтингов?

На этом всё! Подписывайтесь на мой канал, в котором я пишу про клиентский сервис и развитие отношений в b2b — Трофимова: OK, Клиент.