Как оформить сотрудника на работу, чтобы не было проблем с налоговой и трудовой инспекцией
Даже если у вас маленький бизнес или вы нанимаете человека “в офис на пару часов в день”, закон требует оформления по всем правилам.
Я собрала пошаговый чек-лист, который поможет вам пройти процедуру без лишних рисков.
1. Заключите трудовой договор
Договор — это основа ваших отношений с сотрудником. Он составляется в письменной форме, в двух экземплярах (по одному для каждой стороны). В нём обязательно указывают:
- должность,
- размер зарплаты,
- режим работы,
- дату начала работы.
Важно:
если договора нет, при проверке инспекция может посчитать, что вы используете “нелегальный труд” и выписать штраф до 200 000 ₽.
2. Издайте приказ о приёме
Приказ подтверждает, что сотрудник принят официально. Его можно оформить по унифицированной форме Т-1 или в свободной форме с обязательными реквизитами. Сотрудник должен ознакомиться с ним под роспись.
3. Оформите личную карточку работника
Это форма Т-2, куда вносятся паспортные данные, образование, опыт работы, сведения о воинском учёте. Карточка хранится у работодателя и предъявляется при проверках.
4. Подайте сведения в налоговую через СФР
Уведомить о приёме сотрудника нужно в течение одного рабочего дня через Социальный фонд России (бывший ПФР). Нарушение сроков — штраф до 5 000 ₽.
5. Заведите трудовую книжку (при необходимости)
Если у сотрудника нет электронной трудовой книжки, можно вести бумажную. Выбор формата остаётся за работником.
6. Проведите инструктаж по охране труда
Даже если работа офисная и “опасностей нет”, вводный инструктаж обязателен. Подпись работника в журнале инструктажа — это ваше доказательство, что вы выполнили требования.
7. Начисляйте и платите страховые взносы
Ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца, нужно перечислять:
- пенсионные взносы,
- взносы на медстрахование,
- взносы в соцстрах.
8. Соблюдайте МРОТ
Зарплата за полный рабочий день не может быть ниже минимального размера оплаты труда по региону. Даже если сотрудник согласен на меньшую сумму, это нарушение закона.
9. Выплачивайте зарплату вовремя
Не реже двух раз в месяц и с фиксированными датами, указанными в положении об оплате труда. Задержки — прямой путь к жалобам и штрафам.
10. Храните документы
Договор, приказ, карточка, уведомления — всё это нужно хранить минимум 5 лет.
💡 Вывод: если с первого дня оформить всё по правилам, никакая проверка трудовой инспекции или налоговой не застанет вас врасплох.
💬 Если хотите, могу подготовить полный пакет документов и провести оформление “под ключ” для вашего бизнеса. Напишите — разберём ваш случай.