Как выбрать лучшее КЭДО: критерии и рейтинг систем КЭДО в 2025 году

Но на рынке появился целый класс решений - систем КЭДО. Как выбрать подходящую систему?

КЭДО - это специализированные платформы, позволяющие работать с кадрами без бумаги: обмениваться документами с сотрудниками, формировать кадровые приказы, подписывать договоры онлайн и вести защищённый архив.

Мы уже внедрили КЭДО в своей компании, при этом потратили несколько месяцев на поиски подходящей системы. Тщательно провели анализ рынка, т.к. зачастую не вся информация на сайтах и в описании соответствует действительности.

В материале - часть моего исследования, и рейтинг КЭДО, где рассмотрю самые важные функции. Рынок предлагает десятки решений, и каждое из них отличается функциональностью, стоимостью и возможностями интеграции. Ошибка на этапе выбора может привести к тому, что автоматизация кадровых процессов застопорится, а ваши расходы — вырастут из-за доработок. Поэтому важно заранее определить, какая система кадрового электронного документооборота подходит по вашим критериям.

Внедрение системы КЭДО перестало быть трендом и новой темой в HR-отрасли, с его легализацией и правовой основой, введенной с 2021 года (принятие №377-ФЗ) - теперь это стандарт и показатель современной организации. Компании в России переходят на электронный документооборот, чтобы ускорить работу, снизить расходы и повысить управляемость кадровых процессов. Ниже — основные причины, почему стоит внедрить систему кадрового электронного документооборота уже сейчас.

С бумажными документами любая процедура превращается в квест: распечатать, подписать, донести, найти нужного руководителя, отнести в отдел кадров. С системой КЭДО весь процесс занимает секунды — сотрудник заполняет заявление онлайн, руководитель подписывает его удалённо, а кадровик автоматически получает уведомление. Это освобождает ресурс HR и позволяет автоматизировать рутинные процессы.

В электронном документообороте сложно что-то потерять или перепутать. Все документы подписываются в системе, фиксируются в истории и хранятся в защищённом архиве. Даже при форс-мажорах — наводнении, пожаре, переезде офиса — документы компании и каждого сотрудника остаются в сохранности.

Сегодня компании нанимают персонал по всей России, а иногда и за её пределами. С КЭДО больше не нужно отправлять бумаги почтой и ждать неделю обратной подписи. Трудовой договор, допсоглашение или заявление подписываются онлайн через ЭП, а работа начинается сразу.

В распределённых компаниях бумажный поток между офисами — настоящая головная боль. Система КЭДО избавляет филиалы от пересылки бумажных документов и постоянного ожидания оригиналов. Все формы, приказы и инструкции доставляются по филиалам мгновенно, без риска потерь.

Бизнес тратит миллионы рублей в год на бумагу, печать, почтовую доставку, хранение документов и архивные помещения. Электронный документооборот экономит бюджеты компании и переводит документооборот в сервисную модель, когда всё работает быстрее и прозрачнее.

Система КЭДО использует шаблоны — один раз настроили, и дальше документы автоматически формируются по правилам компании. Это исключает ошибки и разнобой, с которыми часто сталкивается кадровик при ручной подготовке бумаг.

Государство активно стимулирует переход на ЭДО и цифровую работу с кадрами. Уже сейчас многие кадровые процессы можно вести исключительно в электронном виде, и тренд усиливается.

Если у вас небольшой бизнес или вы работаете как ИП, начать можно с государственной платформы «Работа России», которая предоставляет базовый электронный документооборот бесплатно. Она позволяет:

Функционал у сервиса минимальный, поэтому он подходит скорее для знакомства с цифровым документооборотом, чем для полноценной автоматизации.

Если объём документов большой, работают филиалы, а кадровые процессы требуют гибкости и настройки для задач, понадобится более развитая система КЭДО. Коммерческие решения поддерживают:

Ниже - ключевые функции, которые должны быть обязательно встроены в системе КЭДО для полноценной работы кадровой службы:

Позволяет подписывать десятки документов одним действием — удобно при приёме большого числа сотрудников или массовых кадровых изменениях

Документы проходят согласования автоматически по заданной траектории — исключаются задержки и человеческий фактор

Ускоряют работу кадровика: договоры, приказы и заявления формируются по готовым формам.

Быстрый переход с бумаги на КЭДО благодаря загрузке и распознаванию PDF/JPG-документов.

Система напоминает сотрудникам и руководителям о забытых документах.

Удобно подписывать документы со смартфона в командировке или удалённо.

Предотвращает ошибки при оформлении документов кадровиком или сотрудником.

Возможность изменять интерфейсы, процессы и внешний вид под стиль и задачи компании.

Рассмотрим следующие популярные сервисы КЭДО и их параметры:

А теперь подробнее про каждую систему из списка рейтинга КЭДО.

EmplDocs входит в ТОП-5 лучших КЭДО-платформ по версии CNews. Это технологичная платформа для крупных enterprise-проектов, позволяющая автоматизировать сложные кадровые процессы и масштабировать КЭДО на тысячи сотрудников. Решение построено на технологическом движке 1С, обеспечивающем высокую надёжность и безопасность.

Ключевые функции

Технические возможности.

Система хранит данные внутри базы 1С, поддерживает произвольные печатные формы, обеспечивает высокий уровень безопасности и защиту персональных данных.

Сильные стороны

Ограничения

Для кого подходит. Крупным компаниям и холдингам, которым нужна безопасная, гибкая и масштабируемая платформа КЭДО для всех HR-процессов.

EmplDocs — технологически зрелое решение для сложных корпоративных проектов КЭДО. Платформа сочетает надёжность, гибкость и интеграцию с 1С, что делает её оптимальным выбором для уровня enterprise.

NoPaper — мобильная система КЭДО, которая подходит для работы с офисными, удалёнными сотрудниками, ИП и самозанятыми. Платформа ориентирована на быстрое оформление кадровых процессов и гибкие маршруты подписания.

Ключевые функции

Технические возможности.

Работа через мобильное приложение или веб-версию, расширенная интеграция через API, автозаполнение данных из 1С, уведомления о новых документах.

Сильные стороны

Ограничения

Для кого подходит?

Малому и среднему бизнесу, а также компании с большим числом дистанционных сотрудников.

NoPaper отлично подходит для мобильных и гибких кадровых процессов. Платформа удобна для быстрого старта и работы с разными типами персонала, но менее эффективна для сложных корпоративных сценариев с глубокой кастомизацией и интеграцией.

1С:Кабинет сотрудника — сервис для организации системы КЭДО в экосистеме 1С. Он позволяет вести кадровый документооборот прямо в привычной среде 1С, минимизируя необходимость внедрения отдельной платформы.

Ключевые функции

Технические возможности.

Все документы доступны даже при отключении сервиса. Поддерживаются различные виды ЭП: УКЭП, УНЭП, Госключ.

Для кого подходит?

Компании с существующей инфраструктурой 1С, которые хотят интегрированный и безопасный КЭДО без необходимости развертывать отдельные решения.

1С:Кабинет сотрудника — практичное решение для корпоративного КЭДО в среде 1С. Подходит тем, кто хочет автоматизировать кадровые процессы, не меняя привычную систему учёта и управления персоналом.

СБИС — это корпоративная экосистема для организации как внутреннего, так и внешнего кадрового электронного документооборота. Система подходит для компаний, где требуется автоматизация бизнес-процессов и контроль за документооборотом на всех уровнях.

Ключевые функции

Технические возможности СБИС:

интегрируется с порталом «Работа в России», 1С и SAP. Мобильная версия обеспечивает подписание документов вне офиса. Система позволяет выпускать электронные подписи для сотрудников и управлять бизнес-процессами через no-code-конструктор.

Сильные стороны

Ограничения

Для кого подходит?

Средние и крупные компании, которым нужен стабильный и проверенный инструмент для внутреннего и внешнего КЭДО без глубоких кастомизаций.

СБИС — выбор для компаний, где критична стабильность документооборота и соответствие госстандартам. Однако для сложных enterprise-проектов с нестандартными сценариями лучше рассмотреть платформы с более гибкой настройкой.

Directum HR PRO — модульная система для автоматизации кадрового электронного документооборота с возможностью подключения отдельных модулей под конкретные задачи: приём на работу, отпуск, командировки, ЛНА и внутренний документооборот.

Ключевые функции

Технические возможности

Документы формируются в PDF/A для удобного распознавания в любых системах, проверяется сертификат ЭП при подписании. Система выдерживает нагрузку до 50 000 пользователей.

Сильные стороны

Ограничения

Для кого подходит

Крупные компании и холдинги, которым важна модульная настройка КЭДО и высокая отказоустойчивость при работе с тысячами сотрудников.

Directum HR PRO удобен для компаний с распределёнными процессами и сложной организационной структурой. Модульность позволяет внедрять систему постепенно, но требуется грамотная IT-поддержка.

VK HR TEK — гибкая КЭДО-платформа, позволяющая автоматизировать кадровые процессы и настраивать сложные маршруты согласования документов. Система ориентирована на компании, которым важна кастомизация и высокий уровень безопасности данных.

Ключевые функции

Технические возможности

Данные хранятся сразу на нескольких серверах с сертификацией ЦОД Tier 3, используется двухфакторная идентификация и логирование всех действий пользователей. Система интегрируется с 1С, БОСС-Кадровик, Битрикс, SAP и другими бизнес-системами.

Сильные стороны

Ограничения

Для кого подходит?

Средние и крупные компании, где критичны безопасность и контроль бизнес-процессов.

VK HR TEK — платформа для компаний с высокими требованиями к безопасности и кастомизации КЭДО, но не оптимальна для малых бизнесов из-за сложности внедрения.

Контур.КЭДО — система КЭДО, интегрированная с корпоративными системами и обладающая собственным удостоверяющим центром.

Ключевые функции

Технические возможности

Работа в веб-версии и локально. Поддержка всех видов ЭП, проверка подлинности подписи.

Сильные стороны

Ограничения

Для кого подходит

Средние и крупные компании, которым нужен стабильный и безопасный КЭДО с локальным архивом.

Контур.КЭДО удобен для организаций с сильным фокусом на безопасность и контроль хранения документов, но для сложных кастомных процессов может быть ограничен.

ELMA365.КЭДО — отказоустойчивый и гибко масштабируемый сервис с распределённой архитектурой, ориентированный на крупные компании и холдинги.

Ключевые функции

Технические возможности

Использует Kubernetes и распределённую серверную архитектуру. Поддержка подписей УНЭП, УКЭП, Госключ и ПЭП «Работа в России».

Сильные стороны

Ограничения

Для кого подходит?

Крупные компании и холдинги, которым нужен масштабируемый и гибкий КЭДО для сложных процессов.

ELMA365.КЭДО — мощная и надёжная платформа для enterprise, с фокусом на отказоустойчивость и интеграцию, но малому бизнесу внедрение будет непростым.

EasyDocs — сервис для работы с гибридными и удалёнными сотрудниками, обеспечивающий простоту формирования и подписания кадровых документов.

Ключевые функции

Сильные стороны

Ограничения

Для кого подходит?

Малый и средний бизнес с гибридной или удалённой командой, где важна скорость и простота работы с документами.

EasyDocs — лёгкая и доступная КЭДО-платформа, которая позволяет быстро автоматизировать кадровые процессы, но для масштабных корпоративных проектов недостаточно гибка.

Астрал iКЭДО — система кадрового электронного документооборота, разработанная «Астрал/Такском». Платформа объединяет ЭДО и КЭДО, позволяя компаниям управлять документами сотрудников и контрагентов в единой экосистеме.

Ключевые функции

Технические возможности

Система поддерживает УКЭП, УНЭП, Госключ и простую подпись. Архивирование документов возможно как в облаке, так и на локальных серверах. Платформа совместима с 1С и другими корпоративными системами через API.

Сильные стороны

Ограничения

Для кого подходит?

Средние и крупные компании, где важно вести КЭДО одновременно для сотрудников и внешних контрагентов.

Астрал iКЭДО — универсальная и надёжная платформа для интеграции кадрового и общего электронного документооборота. Отлично подходит для компаний с большим числом удалённых сотрудников и обязательной отчётностью перед госорганами.

HRlink — одна из первых российских систем КЭДО с развитой инфраструктурой для автоматизации кадрового электронного документооборота. Это облачная платформа ориентирована на компании с большим объёмом документов, где важны скорость подписи, надёжность хранения и интеграции с корпоративными системами.

Ключевые функции

Технические возможности

Система поддерживает УКЭП, УНЭП, Госключ и ПЭП. Все действия пользователей логируются, архив масштабируемый и безопасный.

Сильные стороны

Ограничения

Для кого подходит?

Компании среднего и крупного бизнеса с активным документооборотом и потребностью в надёжной инфраструктуре КЭДО.

Вывод эксперта: HRlink — технологичная платформа, ориентированная на скорость и безопасность, но требует ресурсов для внедрения и обучения сотрудников. Отлично подходит для компаний, где каждый документ критичен и сроки согласования важны.

Переход компании на систему КЭДО требует продуманного выбора платформы: рынок предлагает десятки решений, и каждое из них отличается функциональностью, стоимостью и возможностями интеграции. Ошибка на этапе выбора может привести к тому, что автоматизация кадровых процессов застопорится, а расходы — вырастут. Поэтому важно заранее определить, какая система кадрового электронного документооборота подходит именно вашей компании.

Если у вас небольшой бизнес или вы работаете как ИП, начать можно с государственной платформы «Работа России», которая предоставляет базовый электронный документооборот бесплатно. Она позволяет:

Функционал у сервиса минимальный, поэтому он подходит скорее для знакомства с цифровым документооборотом, чем для полноценной автоматизации.

Если объём документов большой, работают филиалы, а кадровые процессы требуют гибкости, понадобится более развитая система КЭДО. Коммерческие решения поддерживают: