Кризис как катализатор: Как в RedLab (Litota Group) за один день перевели 500+ сотрудников на новую платформу и стали эффективнее
Экстренная миграция с нулевым простоем: история о том, как внезапная блокировка Slack помогла нам совершить цифровой скачок, к которому мы годами готовились, но не решались начать.
Один летний вторник мог стать днем полного паралича коммуникаций для RedLab. Мы проснулись и обнаружили, что Slack — наш главный и всеми любимый инструмент — заблокирован. Несмотря на все предпринятые меры по предотвращению блокировки, которые долгое время работали, в этот раз оказалось, что мы недооценили риски.
Проблема была масштабнее, чем могло показаться: 500+ сотрудников, разбросанных по разным локациям и проектам, полностью зависели от этого инструмента. Новости, трекинг задач, ежедневное общение команд — всё остановилось. Перед HR-командой встала непростая задача: выполнить то, на что в обычных условиях требовались месяцы — перевести всю компанию на Bitrix24 за 24 часа.
Оперативный штаб: как мы превратили хаос в структурированный процесс
Первым ключевым решением стало создание кросс-функциональной команды. HR немедленно объединился с техническими специалистами и службой информационной безопасности. Это позволило нам:
- Мгновенно подготовить технически грамотные инструкции по настройке Bitrix24
- Обеспечить безопасность данных при переходе
- Создать стабильную инфраструктуру для поддержки 500+ одновременных подключений
Мы сосредоточились на действиях и взяли на себя три ключевые роли: организатора, коммуникатора и психологической поддержки.
- Мгновенное реагирование. Вместе с отделом информационной безопасности мы оперативно подготовили и разослали базовую инструкцию «Как зайти и начать работать в Bitrix24». Это дало сотрудникам точку опоры и понимание, с чего начать.
- Создали «кризисный штаб». Мы организовали специальный чат (естественно, уже в Bitrix24) — штаб для решения вопросов. Туда стекались все проблемы по настройке и функционалу, и мы готовили развернутые ответы и гайды.
- Поддержка и… юмор. Важно было не только дать инструкции, но и снизить напряжение. Мы поддерживали коллег морально и старались подавать информацию с долей самоиронии. Это помогло снять тревожность и сплотить команду перед общей задачей.
- Показали пример. HR-департамент первым перенес все свои процессы и документооборот на новую платформу. Это был важный сигнал для всех: мы не просто говорим, мы делаем это вместе.
Четыре уровня поддержки, которые обеспечили успех миграции
Мы понимали: просто разослать инструкции недостаточно. Нужно было создать полноценную экосистему поддержки:
- Экспресс-гайды для немедленного старта
- Детальная документация по всему функционалу портала
- Круглосуточный чат поддержки с участием технических специалистов
- Регулярные дайджесты с лайфхаками — эту практику мы сохранили и после кризиса
Результаты, которые превзошли ожидания
То, что начиналось как вынужденная мера, превратилось в качественный скачок:
- 100% переход за 24 часа — показатель, недостижимый при плановом внедрении
- Ноль рабочих простоев — компания продолжила работу без потерь
- Фундаментальная оптимизация процессов — мы пересмотрели и упростили процедуры, которые не менялись годами.
- Единое коммуникационное пространство — исчезла разрозненность между корпоративными каналами.
Главные выводы, которые можно применить в любой компании
Этот кризисный кейс научил нас нескольким важным вещам:
- Планируйте заранее, но будьте готовы к действию. Резервный план для ключевых инструментов — must have. Но важнее не сам план, а готовность команды быстро его привести в действие.
- Коммуникация решает всё. В моменте неопределенности люди должны чувствовать поддержку и знать, куда бежать за помощью. Открытость и скорость ответов критически важны.
- Используйте кризис как возможность. Не стоит возвращаться к «как было». Используйте импульс для внедрения изменений, на которые в спокойном режиме не хватало смелости или ресурсов.
Иногда именно внешний толчок помогает совершить тот самый качественный скачок в развитии, до которого не доходили руки в условиях рутины. Опыт RedLab доказывает: даже в самой кризисной ситуации можно найти возможности для роста и выйти на новый уровень операционной эффективности.