Мета-анализ предприятия

Здравствуйте уважаемые читатели. Сегодня я затрону тему формализации бизнес-процессов и введу термин мета-анализа. Само слово мета – греческое и переводится как: "между, после, через". То есть мета – это некое "межатомарное" или "межклеточное" пространство, которое разделяет единое целое на составляющие элементы. Поэтому разбиение бизнес-процессов на формализованные элементы можно смело называть мета-анализом.

Когда речь заходит про бизнес-процессы, большинство вспоминает операционную деятельность компании, что, в общем-то, верно. Процесс в котором компания покупает/производит товар/услугу, затем продаёт и получает выручку, - и есть основной бизнес-процесс. Обслуживающие его управленческие и вспомогательные процессы неразрывно с ним связаны, но являются скорее прикладными.

Если вы задаётесь вопросом: "Для чего проводить мета-анализ компании?", то ответ на него очень прост: "Мета-анализ – это первый шаг на пути к полноценному бизнес -анализу". Проанализировав объектно-элементную структуру предприятия, вы получите набор деталей, из которых состоит ваш бизнес. Дальнейший анализ – дело техники, останется собрать из готовых элементов аналитическую модель, наполнить данными и изучать её на предмет слабых мест и возможностей совершенствования.

Так, как же формализовать основной бизнес-процесс? - Для этого необходимо выделить чёткие элементы, из которых он состоит, разбить их на группы и расставить в места входов и выходов. Звучит разумно, но что это означает на практике?

А на практике мы имеем: объекты(товары/услуги), их изменения(перемещение/трансформацию) и измерения(денежные единицы, штуки, килограммы и т.д.), которые нужно описать и расположить в форме структурированной таблицы, способной дать ответы на интересующие вопросы.

Условно мета-анализ бизнес-процесса можно разделить на три этапа:

Под элементом понимается конкретный объект, который потребляет или генерирует ценность. Например, производимый продукт и генерирует и потребляет ценности. При производстве потребляет сырьё и материалы, при продаже - генерирует денежные средства. Сырьё – определённо потребляет ценность, ведь на его закупку расходуются средства. Это из очевидного. Немного менее очевидны такие объекты как станки, помещения и инструменты, но они также генерируют и потребляют ценность, а значит тоже являются устойчивыми элементами. Сотрудники, их рабочие места, офисные помещения, электроэнергия, платный софт - всё, за что вы платите и за что платят вам, является устойчивым элементом.

Не обязательно выделять каждый винтик/шурупчик в отдельный элемент. Например, для изделия №1 используется 18 типов крепежа, который закупается и выдаётся по весу. Тогда в качестве устойчивого элемента можно выделить набор крепежа весом ровно для одного изделия №1. И назвать его вроде: "Изделие_1_крепёж". Если подразумевается несколько разных вариантов сборки, то будет несколько разных вариантов крепежа: "Изделие_1_крепёж_1","Изделие_1_крепёж_2", и т.д.

Как выделять элементы на практике? – Просто записывать в столбик(можно на бумаге, но лучше сразу в электронной таблице).

Вот упрощённый пример того, как это можно сделать:

Важно определиться с единицами измерения, чтобы в дальнейшем, когда вы будете строить учёт и аналитику они позволяли вам свести вычисления к денежному выражению. Невозможно анализировать механизм по генерации денежных единиц(бизнес) без сведения каждого элемента этого механизма к денежным единицам.

Когда у вас есть список чётко выделенных элементов – вы можете от него отталкиваться, чтобы строить дальнейший анализ. Но прежде чем приступить к структурированию и наполнению, нужно понять, какие свойства и характеристики элементов вам важны, и если такие вообще есть – зафиксировать их в модели.

В приведённой выше таблице всего два продукта: булка с маком и булка с повидлом. Их характеристики фиксированы, они в данном примере всегда одной формы и одного веса.

Однако если булки варьируются по размерам, то их вес тоже варьируется, а значит, варьируется и цена. Размер булки напрямую влияет на её стоимость и, соответственно, – это ключевая характеристика, которая должна быть включена в описание.

Любые характеристики элементов, влияющие на генерацию/потребление ценности в компании должны фиксироваться в модели, только тогда вы получите максимальный аналитический эффект.

Если булка измеряется только по размеру, и форма никак не влияет на её стоимость, то достаточно будет описать просто размер, например: большая/маленькая. Если же форма влияет на цену, то зафиксировать нужно и форму, например: улитка/плюшка. Каждая ценообразующая характеристика увеличивает количество элементов. Если вы продаёте не просто булку с маком и булку с повидлом, а ещё и в форме улиток/плюшек, то по факту в учёте/анализе должно фигурировать четыре разных элемента, определяющих булки. Это касается не только продуктов, но и любых выделяемых элементов.

Как записывать элементы и характеристики? Это, на самом деле, недооценённый вопрос, которым пренебрегают многие предприниматели. Если ответить в двух словах, то - точно и стандартно. Возвращаясь к булкам, четыре продукта можно записать так:

И в дальнейшем записывать их только так и никак иначе. Единственное что не стоит включать в качестве характеристики, – стоимость и цену элемента, потому что это именно те динамические показатели, которые вы будете исследовать.

От формы записи зависит насколько быстро сотрудники будут считывать и интерпретировать информацию. Фильтрация, группировка, автоматическая обработка информации очень сильно зависит от формы записи. А от этого в свою очередь зависит, как сильно они устают и как часто ошибаются. Если форма записи не стандартизирована, - человеческий фактор будет вашей вечной головной болью. Более подробно об этом я писал вот здесь. В рамках этой статьи стоит лишь отметить, что для записи элементов в модели стоит выработать стандарт.

Я, как автор CYFERTALK, конечно ратую за семантическую идентификацию, но подойдёт любая другая стандартизирующая форма записи, лишь бы вам и вашим сотрудникам было удобно с ней работать.

Когда у вас есть список выделенных элементов с фиксированными ключевыми характеристиками, и единицами измерения, - можно приступать к структурированию. Для начала нужно определить связанность элементов. То есть, как одни элементы взаимодействуют с другими внутри бизнес-процесса. Не обязательно строить схему взаимодействия(особенно если элементов немного), но как минимум расчётную таблицу создать было бы неплохо:

Этот пример больше подходит к началу бизнеса, но также хорошо иллюстрирует связанность элементов. Для того чтобы начать производить, нужно помещение и оборудование, чтобы получать прибыль нужно его окупить, чтобы его окупить нужно закупать сырьё выпускать продукцию и реализовывать её в течение какого-то времени. Налицо взаимосвязь всех элементов.

Такая таблица лишь даёт представление, она далека от живой модели. Степень живости будет зависеть от связанности, наполнения данными и главное - распределения операций во времени. Лучше всего строить модель в той же последовательности, что и в реальности. Если вы планируете начать бизнес, то сначала вам понадобится инвестиционная/кредитная линия(тоже, кстати, элемент). Вы сперва запланируете приход средств, а только потом покупку помещения, оборудования и всего остального. Если бизнес уже функционирует, то в качестве точки отсчёта можно использовать данные инвентаризации и точно также планировать покупки/продажи/перемещения и соответственные траты/поступления во времени.

Основная проблема финансового управления компанией как раз и состоит в том, что деньги находятся в постоянном движении и статичные расчёты для этих целей не подходят. Они могут дать представление, но принимать решение, опираясь на статику - плохая практика. Постоянные расходы и приходы могут происходить не только в деньгах, но и в бартере, банковских и иных услугах. Поэтому очень важно иметь живую модель, которая учитывает ценность активов, ликвидную и неликвидную части на каждый день.

Тут-то вам и пригодятся выделенные на предыдущих этапах элементы, расставляя количественные выражения которых по датам, вы построите таблицу-структуру вашего бизнес-процесса. Заложив формулы взаимосвязей и результирующие показатели, вы получите живую модель, способную дать всю необходимую аналитику. Такая таблица будет сочетать в себе план-график и базу данных. Останется только ежедневно пополнять её данными и выявлять проблемы. С её же помощью можно будет легко планировать, просто экстраполируя данные на будущие периоды.

До следующих статей.

С вами был A.V.M. Подписывайтесь.