Cделали +300% по задачам за 2 года в ecom-проекте — кейс о менеджменте и Notion
Привет! Меня зовут Даша Суппес, я аккаунт-директор в ДАЛЕЕ, веду проекты для Haier. Расскажу, как за 2 года улучшили качество управления процессом, выросли с 1500 до 5000 часов по задачам, увеличили команду с 14 до 40 человек. Во многом благодаря выстраиванию процессов в Notion. В конце отдаю шаблон планера для проекта в Notion.
В статье будет об:
- особенностях организации работы с проектами Haier и почему было сложно использовать Jira для планирования спринтов;
- чего хотели добиться и почему выбрали Notion как дополнительный инструмент в работе;
- к чему это все привело.
Как работали с проектом
С Haier мы работаем с 2020 года и на данный момент поддерживаем 6 e-com проектов. Начали сотрудничество, когда был один небольшой сайт с каталогом, затем развили его в полноценный интернет-магазин. К 2024 году команда выросла до 40 человек, которые вырабатывают около 5000 часов в месяц.
Изначальной сложностью проекта были две трекинговые системы — Jira и Redmine, которые нужно было подружить между собой, плюс увязать дополнительные инструменты управления. Процесс строился следующим образом: из клиентского Redmine забирали задачи, работа команды была в Jira. При этом в Google таблицы использовали для планирования спринтов.
Минусы исходного решения
Приготовьтесь, сейчас будет длинно.
- Трекинговых систем две, но прямой перелинковки между тасками не было. Из-за этого небольшой процент задач терялся и не доходил до стадии планирования. Клиенту отсутствие ссылки на наш трекер мешало понять, заведена задача в работу или еще нет. В Jira каждый раз нужно было искать таск через поисковую строку.
- Менеджеры использовали индивидуальные инструменты для заметок по текущим задачам и не всегда заносили данные в оба трекера. Часто это были личные документы, ежедневники. Процесс по обработке задач был не прозрачный для руководителя, адекватно оценить загрузку менеджера было сложно.
- Ни один трекер не позволял в необходимом виде создать спринт, поэтому приходилось планировать задачи в Excel, то есть создавать третью систему с ручным управлением.
Не было единого процесса обработки и регулярного контроля задач, приоритизации, отсутствовало SLA.
Очевидно, что подобные решения приводили к потере информации в задачах, частичным срывам сроков и соответствующей обратной связи от клиента. В команде тоже были сложности: менеджеры жаловались на высокую загрузку, так как также не всегда понимали объем и актуализировали задачи по принципу «что ярче горит».
В таких условиях быстрый и качественный рост просто невозможен, а проект этого требовал.
Почему JIRA не подходила для планирования спринтов
Из-за нынешних условий и ограничений рынка, у нас не самая новая версия Jira. К тому же проект имеет ряд требований для ретроспективы, которые Jira не может обеспечить. Усугубляется проблема тем, что наши спринты достаточно «подвижны» из-за специфики e-com проекта, SLA и срочности логистических или промо-задач. Это не классический 2х-недельный спринт.
На борде 11 статусов, задачи перетекают из одного в другой, по мере чего меняется положение карточки на борде. Отслеживать порядок задач по дедлайнам в таком формате сложно для исполнителя.
«Подвижности» спринту добавляют внеплановые задачи по SLA: до 20% еженедельно. Поэтому сформировать и закрепить спринт без возможности редактирования мы не могли.
Если менеджер забудет добавить задачу в спринт и не зафиксирует для себя ссылку, то найти таск можно будет только через поисковую строку, так как в общем перечне задач проекта он затеряется.
У Haier несколько проектов в JIRA, соответственно несколько бордов, а спринт требовалось в формировать в режиме «одного окна» для клиента.
Когда на борде 100+ задач невозможно быстро понять, что в приоритете, оценить актуальность без детального погружения в задачу.
На тот момент для планирования спринта и проведения ретроспективы оптимальным решением было использовать Google Таблицы, где мы могли гибко настроить необходимые для проекта поля.
Но удобно это было только до тех пор, пока планирование не превысило 600-700 часов в неделю, а таблицы не превратились в простыни на 100+строк, которые управлялись вручную.
Как меняли ситуацию и использовали Notion
Придя на проект, я в первую очередь занялась оптимизацией наиболее критичных процессов, оценкой как проекта в целом, так и уровня загрузки по каждому направлению. Ни Jira, ни Google Docs, ни Redmine для этого не подходили, так как содержали в себе лишь часть данных.
Нужен был инструмент, который позволит аккумулировать в себе информацию из разных источников и структурировать ее. Я выбрала Notion.
Notion позволяет гибко управлять многими процессами, но для нас в первую очередь стали важны инструменты табличного формата задач, канбана и диаграммы Ганта.
Контролируем менеджерскую нагрузку в Notion
Сначала это был небольшой борд со списком менеджеров, их задачами, сроками, короткими заметками и статусами. С его помощью я смогла систематизировать информацию, оценить объем задач и их состояние.
Например, так мы выяснили, что примерно 10%-15% задач на каждом менеджере стоят на паузе у клиента. То есть, общая нагрузка была меньше, чем это казалось изначально.
Также менеджеры стали фиксировать свои заметки не в блокнотах, а в едином пространстве. Это помогало оценивать статус задач и дальнейшие шаги по ним в режиме одного окна, быстро формировать статистику и общую загруженность.
Затем был проработан регламент обработки задач, а также мы начали «дружить» два трекера между собой через дополнительные свойства.
Задачи из Redmine на менеджеров распределяет руководитель, после PM проходятся по ним согласно регламенту:
отписываются клиенту статус о принятии в работу;
фиксируют задачу и дальнейшие шаги по ней в Notion;
линкуют трекеры и приоритеты между системами;
формируют задачу во внутреннем трекере;
- регулярно раз в неделю проходят по всем задачам и актуализируют статус.
Линковка между двумя трекерами и фиксация ссылок в Notion позволяет находить задачу в два клика из любого рабочего инструмента. Наличие ссылки в Redmine помогает клиенту понять, что задача точно находится в работе и не потеряна.
После мы внедрили SLA и приоритеты совместно с клиентом. Такой подход помог в том числе:
структурировать процесс и сроки обработки задач по разным направлениям;
дополнительно акцентировать внимание на более высоких приоритетах;
адекватно оценивать объем задач в разных приоритетах и планировать их в спринты;
- регулярно проводить актуализацию статусов задач.
Notion как основной инструмент планирования
С внедрением процессов, регламентов и регулярной актуализации менеджеры начали своевременно обрабатывать клиентские задачи и хранить информацию по ним в едином пространстве: задачу можно найти и узнать ее статус за 5 секунд.
Данные перестали теряться между трекерами и в рамках планирования. Информация теперь доступна в одном окне, в том числе по таскам из бэклога — для него мы создали отдельную вкладку. Задачи туда попадают в один клик при присвоении определенного статуса.
Когда мы таким образом собрали в Notion все задачи проекта, стало очевидно, что планирование спринтов тоже удобно будет перенести туда. Раньше у каждого менеджера в Google Docs на это уходило до полутора часов: нужно было собрать план из ста с лишним строк в экселе.
Теперь менеджер тратит около 30 минут на сбор спринта. Привязать задачу к спринту можно в один клик: она автоматически подгрузится в нужную вкладку. На странице спринта можно быстро увидеть следующие показатели:
объем спринта
исполнителей
план/факт,
дедлайны
- прогресс
- приоритеты и порядок реализации для исполнителя в рамках спринта.
Этот раздел доступен клиенту и команде разработки. Коллеги активно используют его, применяя индивидуальные фильтры. Также любую задачу можно быстро перенести в дальнейшие спринты, если она того требует, и указать все необходимые заметки.
Было: 90 минут на сбор спринта
Стало: 30 минут на сбор спринта
Самое важное и полезное для нас в Notion
Простота и удобство контроля. Менеджеры видят все свои задачи в едином окне с актуальными статусами, дальнейшими шагами, приоритетом, прогрессом выполнения, исполнителями, оценками. Оттуда же можно перейти в клиентский Redmine или Jira, если нужна дополнительная информация или коммуникация с исполнителем/клиентом.
Notion позволяет соединить все наши 6 e-com проектов и задачи по ним в одном инструменте, и при этом быстро управлять фильтрацией и видеть нужную информацию.
Руководитель всегда видит нагрузку каждого специалиста и в случае перегруза может перераспределить ее за 5 минут.
Таски из бэклога в отдельным разделе, мы их не теряем, всегда учитываем при планировании.
Планировать спринт теперь можно очень быстро: в нужном столбце проставляем желаемый спринт и задачи появляются в нужной вкладке.
Внеплановые задачи по SLA тоже фиксируются. Их мы учитываем в общей статистике в ретроспективе, что очень важно для понимания нагрузки спринта.
Разработчики используют вкладки спринтов и быстро фильтруют задачи по себе, приоритетам, датам.
В несколько кликов задачи можно вывести в новые форматы отображения по необходимым параметрам: канбан доску по приоритетам, график Ганта по срокам, отдельные доски по разным проектам и тд. Настройки Notion максимально гибкие, подходят практически для любых целей.
Нам удалось настроить Notion под себя, под свои бизнес-процессы. А не пытаться адаптироваться к готовому жесткому инструменту, доработки которого требуют времени и денег.
Подготовили для вас шаблон планера. Забирайте и пользуйтесь.
О результатах
Сейчас Haier — это 6 e-com проектов, 40 сотрудников, которые отрабатывают около 5000 часов в месяц. За последние два года мы выросли на 300% и c точки зрения качества организации работы Notion играет не последнюю роль.
Процесс стал понятным и прозрачным для всех: видны комментарии по задачам, даты следующего шага или просто плана, ответственного.
Если что-то не обработано вовремя, мы обращаем внимание на это благодаря статусам и комментариям, а не потому что клиент напомнил.
- Клиента устраивает система работы, обратная связь и отношения улучшились.
Если говорить о команде, то внедрение Notion облегчило всем жизнь и внесло ясность в процессы. Сотрудники в два клика находят задачи, быстрее реагируют, ежедневно знают свой план, всё отслеживают в одном месте, мы можем видеть загрузку и планы друг друга, упростили планирование.
Менеджерам потребовалось примерно два месяца, чтобы адаптироваться к новому инструменту, при этом такая адаптация не мешала работе с проектом. Инструмент регулярно улучшается по мере наших потребностей.
Для нас Notion — это инструмент, который позволяет на качественном уровне решать задачи в условиях постоянных изменений и горячих дедлайнов. С учетом роста проекта и нагрузки на менеджеров, мы не теряем эффективности и помогаем бизнесу клиента развиваться.
Где нас найти
Наш тг-канал: @daleedigital. Тут бывают новости, полезности для работы, вакансии и другой диджитал-движ.
Сайт: dalee.ru
Наш тг-канал: @daleedigital. Тут бывают новости, полезности для работы, вакансии и другой диджитал-движ.
Сайт: dalee.ru
Проблемы, связанные с использованием нескольких трекинговых систем и отсутствием единого процесса обработки задач, были успешно решены, спасибо новому подходу🤝