Remote OK: 8 историй о том, как быстрей и эффективней адаптироваться к распределенному миру

За последние пять лет у меня было много соприкосновений с удаленной работой: от 50 до 80% моей работы в продуктах (из Сан Франциско, но с сотрудниками по всему миру), и почти 90% коучинговых клиентов (в основном, из Европы). Ниже я поделюсь практиками, которые мне показались максимально полезными. По-умолчанию будем говорить о сервисной бизнес-модели — но она масштабируется похожим образом и на продуктовые команды.

Многие продуктовые люди сталкивались с ситуациями удаленной работы, когда один или несколько участников коллектива находятся где-то далеко. Но если вся команда работает в распределенном режиме из дома, или если вы оказываетесь в сервисной индустрии, где требуется срочно перенести всю работу и отношения в облако, то протокол получается немного другой.

Первый самый важный формат — асинхронный. То есть, чат. Он нужен, чтобы приводить всех в одно место, даже если работа происходит в десятках разных сервисов, и организовать общение через групповые и 1:1 диалоги на заданные темы. Там же стоит договориться вести трекинг основных обязательств (например, через to-do списки), пинить к верху основные ссылки и договоренности.

Понимание, что в любой ситуации есть упорядоченный канал асинхронного общения сохраняет всем участникам кучу времени и сил.

Например, в коучинге с клиентами я создаю группу на двоих (или на команду), где мы обсуждаем сложные запросы, планы коучинга, ассессменты, и какие-то операционные дела. Группу я называю так, чтобы можно было легко найти в поиске. Там же мы прицепляем ключевые файлы и ассесменты к верху канала.

К 2020-му году в категории таких средств общения лидируют Telegram и Slack, хотя можно найти фанатов Whatsapp и обычной почты. Почти всегда побеждает та платформа, куда уже устремлено максимальное внимание, но иногда я предлагаю/прошу клиентов перейти на одну из перечисленных выше платформ, потому что это гораздо лучше, чем обычная переписка по почте или смс.

Тут прежде всего речь идет про визуальный и аудиальный каналы восприятия. Как правило, эти два канала восприятия максимально позволяют вам законнектитться с человеком, и решить сложный вопрос быстрее.

Логика такая: чем сложнее решаемая задача с точки зрения межличностного взаимодействия, тем больше я хочу законнектиться через синхронные каналы восприятия. В идеале это было бы общение 1:1 или в группе, где мы видим, слышим, чувствуем и фиксируем нюансы мимики и поведения. Но поскольку речь про удаленку, то тут нам нужны видеозвонки.

Например, в видеоклиенте Zoom я создал постоянную ссылку на видеозвонок со мной, которую я добавил в автозамену: когда я печатаю 'zoom', это заменяется на ссылку на встречу. Такая штука позволяет быстро запрыгнуть на звонок, когда это нужно.

В Zoom также можно создать ощущение, что вы среди других людей с помощью вида «Gallery View», собирать реакции, разбиваться на группы и голосовать.

Обязательно трэкать прогресс: как групповой, так личный. Первое обычно уже делается через какой-то сервис для ведения задач, и вовлекает других людей. Второе очень помогает делать для себя, когда работаешь удаленно. Это, по сути, возможность разложить свой список дел на этапы и двигать задачи по ним.

Например, в коучинге есть определенная последовательность этапов, по которым проходит клиент. Используя какой-нибудь сервис для ведения задачек по принципу «слева направо» (он же Kanban), можно проводить клиентов по этой воронке.

Точно так же можно относиться к любым задачам, разделенным на этапы. Это мышление «оптимизации воронки» помогает решать задачи чуть эффективнее, потому что вектор всегда один и тот же: нужно грамотно двигать нужные сущности слева направо.

Любимый инструмент здесь — Trello, но в принципе подойдет любой другой визуальный трекер задач.

Классная привычка, независимо от роли, — размечать свой календарь так, чтобы любым другим людям было понятно, когда у вас рабочее / нерабочее время, когда вы во встречах, а когда у вас длинные периоды непрерывной работы.

Последнее часто называют Deep Work (глубокая работа), котороая противопоставляется Shallow Work (поверхностная работа). Глубокая работа — это фомат, при котором вы можете долго и без внешних прерываний провести время, создавая что-то ценное, или просто решая дела. Чем больше такого времени на то дело, которое вам нравится, вы можете создать, тем выше шансы, что вы станете в нем лучше, и тем выше ваша эффективность. Календарь в удаленном мире нужен не только для того, чтобы понимать, где и когда у вас встречи, но и чтобы создавать себе непрерывное время для глубокой работы и правильные сигналы для окружающих.

В какой-то момент работы с удаленными клиентами я стал думать про календарь как про часть воронки моего внимания. Выше по течению воронки, то есть до доступа к календарю, имеет смысл разместить какие-то фильтры. Это может быть ограничение того, кто имеет доступ к вашему календарю, или сервис вроде Acuity Scheduling или Calendly, который позволяет людям со специальной ссылкой добавить встречу в ваш календарь на ваших условиях. Ниже по течению — выхлоп из того, что лежит в календаре, рабочие задачи, напоминания и более глубокое общение.

Так, я стал минимизировать ежедневные рутинные синхронизации, потому что понял, что от них есть лишь небольшой выхлоп. А вот звонки с моими «дуо» — то есть, к примеру, продакт-менеджером, с которым я сейчас работаю больше всего, или с клиентом, которого я веду, — чаще всего супер-важные.

Для синхронизации в будущем и/или с другими часовыми зонами я использую целый набор сервисов: приложение Clocks и Synchronize про часовые пояса, Doodle и ZVite для того, чтобы договориться о времени с группой и т.п. Но если встреча далеко впереди, то я часто предлагаю время, которое подойдет большинству участников, и прошу остальных по возможности поприсутствовать.

То, что понял для себя: когда ты работаешь в распределенном режиме, лучше переобщаться, чем недообщаться. В этом плане удаленный формат учит заворачивать коммуникацию таким образом, чтобы был понятен ход мысли и можно было просто принять решение (да/нет) и взять ответственность за исполнение.

Если разговор проходит в асинхронной форме (чат), то имеет смысл написать чуть больше: какая была проблемка, какие способы решения, к какой в итоге пришли рекомендации, какой запрос есть к другому участнику разговора. Делаем так, чтобы последнему было легко понять цепочку, согласиться на «да» или обяснить, почему «нет».

Есть такая штука как «двойное согласие» (double opt in) — это когда сперва у одного человека спрашивают разрешение на что-то, потом у другого, и только потом их соединяют. Примерно так же можно поступать в чатах, когда нужно свести людей вместе, убедившись что оба в курсе того, какого рода разговор ожидается дальше.

Часто после общения в синхронном канале (видео, звонок) я коротко записываю в чате, к каким пришли решениям. Это одновременно полезно как знак, что вы друг друга поняли, и как призыв к конкретным действиям. Общая рекомендация здесь — всегда стараться добавлять к тому, чтобы с каждым разговором у людей прояснялась ситуация с работой и повышалась личная ответственность за какой-то ее кусочек.

Чем больше нужно делать абстрактных и нелинейных совместных действий, тем больше понадобятся визуальные платформы коллаборации. Здесь на помощь приходят Miro, Mural, Lucidchart, Google Slides и т.п. Задача таких инструментов — привнести в коммуникацию формат доски для рисования, и начать накидывать на них идеи и решения.

Тут важно понимать, что то, чем вы занимаетесь в таких досках — это частенько то самое «дизайн-мышление», о котором за пределами Долины любят говорить с придыханием. На мой взгляд, важная часть культуры дизайн-мышления — это не процесс, а сама культура совместной работы. Если зарядить эту культуру, то большинство абстрактных встреч можно перенести онлайн, и там отлично разруливать.

Инструменты вроде визуальных досок отлично заходят вместе с синхронным каналом (видеочат). Ссылки на результаты брейнстормов хорошо прикреплять к верху в чате (п. 1).

Часто появляется тема поддержки других людей и команд, когда все работают распределенно. В контексте вируса люди вынуждены многое перестроить, у многих сильно меняется эмоциональная и физическая нагрузка, количество вещей, за которыми нужно следить. Короче, вероятность ментально-эмоциональных перепадов растет.

В этом деле можно по-разному поддерживать коллег, клиентов, друзей и близких, от сообщений-чекинов до фасилитации команды онлайн. Пробегусь по нескольким частым практикам:

+ Чек-ины. Простой способ спросить, все ли ок, и посмотреть по итогам, нужно ли что-то сделать. Можно делать в асинхронном канале (чат) и переходть в синхронный позже (сообщество).

+ Мемы и стикеры. Способ объединить людей вокруг определенной темы, обычно связанной с вашим сообществом и вазимодействием. У меня в @ponchiknews целая плеяда разных стикер-паков, которые выступают такими мемасиками.

+ Видео-звонки и 1:1. Классно иметь с ключевыми людьми регулярные (раз в 1-2 недели) звонки. Если они не важны и переносятся, это ок, если все же они нужны, то вы это быстро поймете.

+ Опросы. Удвительно много вариантов, как использовать опросы, чтобы понять общее настроение. В слэке можно голосовать через эмодзи, в телеграмме — создавать простые голсовалки. В Zoom можно использовать реакции и «поднятую руку» как варианты опросить большое количество людей.

+ Фасилитация. Если нужно что-то по-сложнее, всегда можно зафасилитировать группу с помощью какого-нибудь фреймворка типа бесплатного The Team Canvas. Мы его ровно за этим и придумали, на самом деле, чтобы в группе работать было интересней и проще.

Здесь, как и в планировании коммуникации, важно создать такую петлю обратной связи, чтобы люди понимали, что у вас есть намерение их поддержать, и уже сами имели право решать, нужно ли это им в данный момент.

Хорошая идея — иметь домашний офис, даже если его сделать в той же комнате, где вы проводите остальное время. Важно перемещаться между пространствами и не делать ту часть дома, где вы «живете», той зоной, где «работаете».

Очень НЕ рекомендую тащить ноутбук в кровать, или совмещать обед с работой. Когда есть выделенное пространство, то это круто помогает организовать мышление и выстроить пространственные приоритеты.

Очень зашло иметь стол с регулируемой высотой. Это помогает менять привычку постоянно сидеть за столом, и в целом полезная штука, потому что заставляет больше ходить. Лично мне такая комбинация помогает не забывать делать время от времени растяжки из йоги, не отходя от каких-то рабочих процессов.

И раз мы начали говорить про тело, то дико важным становится возможность выйти — прогуляться — растянуться — пробежаться и т.п. Если такая возможнсоть есть, конечно. Если нет, то дома не обойтись без коврика для йоги и каких-нибудь инструментов простых силовых практик.

Есть хорошие практики из личного опыта для перехода из локальной работы в распредленную? Поделитесь ими ниже.

Автор — ведущий канала @PonchikNews в ТГ о продуктовом мышлении.