Личный опыт
Alex Ivanov
1050

Remote OK: 8 историй о том, как быстрей и эффективней адаптироваться к распределенному миру

За последние пять лет у меня было много соприкосновений с удаленной работой: от 50 до 80% моей работы в продуктах (из Сан Франциско, но с сотрудниками по всему миру), и почти 90% коучинговых клиентов (в основном, из Европы). Ниже я поделюсь практиками, которые мне показались максимально полезными. По-умолчанию будем говорить о сервисной бизнес-модели — но она масштабируется похожим образом и на продуктовые команды.

В закладки

1. Выбрать канал асинхронной коммуникации (чат)

Телеграм

Многие продуктовые люди сталкивались с ситуациями удаленной работы, когда один или несколько участников коллектива находятся где-то далеко. Но если вся команда работает в распределенном режиме из дома, или если вы оказываетесь в сервисной индустрии, где требуется срочно перенести всю работу и отношения в облако, то протокол получается немного другой.

Первый самый важный формат — асинхронный. То есть, чат. Он нужен, чтобы приводить всех в одно место, даже если работа происходит в десятках разных сервисов, и организовать общение через групповые и 1:1 диалоги на заданные темы. Там же стоит договориться вести трекинг основных обязательств (например, через to-do списки), пинить к верху основные ссылки и договоренности.

Понимание, что в любой ситуации есть упорядоченный канал асинхронного общения сохраняет всем участникам кучу времени и сил.

Например, в коучинге с клиентами я создаю группу на двоих (или на команду), где мы обсуждаем сложные запросы, планы коучинга, ассессменты, и какие-то операционные дела. Группу я называю так, чтобы можно было легко найти в поиске. Там же мы прицепляем ключевые файлы и ассесменты к верху канала.

К 2020-му году в категории таких средств общения лидируют Telegram и Slack, хотя можно найти фанатов Whatsapp и обычной почты. Почти всегда побеждает та платформа, куда уже устремлено максимальное внимание, но иногда я предлагаю/прошу клиентов перейти на одну из перечисленных выше платформ, потому что это гораздо лучше, чем обычная переписка по почте или смс.

2. Выбрать канал синхронной коммуникации (видеозвонки)

Zoom

Тут прежде всего речь идет про визуальный и аудиальный каналы восприятия. Как правило, эти два канала восприятия максимально позволяют вам законнектитться с человеком, и решить сложный вопрос быстрее.

Логика такая: чем сложнее решаемая задача с точки зрения межличностного взаимодействия, тем больше я хочу законнектиться через синхронные каналы восприятия. В идеале это было бы общение 1:1 или в группе, где мы видим, слышим, чувствуем и фиксируем нюансы мимики и поведения. Но поскольку речь про удаленку, то тут нам нужны видеозвонки.

Например, в видеоклиенте Zoom я создал постоянную ссылку на видеозвонок со мной, которую я добавил в автозамену: когда я печатаю 'zoom', это заменяется на ссылку на встречу. Такая штука позволяет быстро запрыгнуть на звонок, когда это нужно.

В Zoom также можно создать ощущение, что вы среди других людей с помощью вида «Gallery View», собирать реакции, разбиваться на группы и голосовать.

3. Отмечать свой прогресс

Trello

Обязательно трэкать прогресс: как групповой, так личный. Первое обычно уже делается через какой-то сервис для ведения задач, и вовлекает других людей. Второе очень помогает делать для себя, когда работаешь удаленно. Это, по сути, возможность разложить свой список дел на этапы и двигать задачи по ним.

Например, в коучинге есть определенная последовательность этапов, по которым проходит клиент. Используя какой-нибудь сервис для ведения задачек по принципу «слева направо» (он же Kanban), можно проводить клиентов по этой воронке.

Точно так же можно относиться к любым задачам, разделенным на этапы. Это мышление «оптимизации воронки» помогает решать задачи чуть эффективнее, потому что вектор всегда один и тот же: нужно грамотно двигать нужные сущности слева направо.

Любимый инструмент здесь — Trello, но в принципе подойдет любой другой визуальный трекер задач.

4. Показывать, когда и для чего зарезервировано ваше время (календарь)

Чей-то Google Calendar

Классная привычка, независимо от роли, — размечать свой календарь так, чтобы любым другим людям было понятно, когда у вас рабочее / нерабочее время, когда вы во встречах, а когда у вас длинные периоды непрерывной работы.

Последнее часто называют Deep Work (глубокая работа), котороая противопоставляется Shallow Work (поверхностная работа). Глубокая работа — это фомат, при котором вы можете долго и без внешних прерываний провести время, создавая что-то ценное, или просто решая дела. Чем больше такого времени на то дело, которое вам нравится, вы можете создать, тем выше шансы, что вы станете в нем лучше, и тем выше ваша эффективность. Календарь в удаленном мире нужен не только для того, чтобы понимать, где и когда у вас встречи, но и чтобы создавать себе непрерывное время для глубокой работы и правильные сигналы для окружающих.

В какой-то момент работы с удаленными клиентами я стал думать про календарь как про часть воронки моего внимания. Выше по течению воронки, то есть до доступа к календарю, имеет смысл разместить какие-то фильтры. Это может быть ограничение того, кто имеет доступ к вашему календарю, или сервис вроде Acuity Scheduling или Calendly, который позволяет людям со специальной ссылкой добавить встречу в ваш календарь на ваших условиях. Ниже по течению — выхлоп из того, что лежит в календаре, рабочие задачи, напоминания и более глубокое общение.

Так, я стал минимизировать ежедневные рутинные синхронизации, потому что понял, что от них есть лишь небольшой выхлоп. А вот звонки с моими «дуо» — то есть, к примеру, продакт-менеджером, с которым я сейчас работаю больше всего, или с клиентом, которого я веду, — чаще всего супер-важные.

Для синхронизации в будущем и/или с другими часовыми зонами я использую целый набор сервисов: приложение Clocks и Synchronize про часовые пояса, Doodle и ZVite для того, чтобы договориться о времени с группой и т.п. Но если встреча далеко впереди, то я часто предлагаю время, которое подойдет большинству участников, и прошу остальных по возможности поприсутствовать.

5. Убеждаться, что все друг друга поняли (коммуникация)

Картинка из блога Atlassian

То, что понял для себя: когда ты работаешь в распределенном режиме, лучше переобщаться, чем недообщаться. В этом плане удаленный формат учит заворачивать коммуникацию таким образом, чтобы был понятен ход мысли и можно было просто принять решение (да/нет) и взять ответственность за исполнение.

Если разговор проходит в асинхронной форме (чат), то имеет смысл написать чуть больше: какая была проблемка, какие способы решения, к какой в итоге пришли рекомендации, какой запрос есть к другому участнику разговора. Делаем так, чтобы последнему было легко понять цепочку, согласиться на «да» или обяснить, почему «нет».

Есть такая штука как «двойное согласие» (double opt in) — это когда сперва у одного человека спрашивают разрешение на что-то, потом у другого, и только потом их соединяют. Примерно так же можно поступать в чатах, когда нужно свести людей вместе, убедившись что оба в курсе того, какого рода разговор ожидается дальше.

Часто после общения в синхронном канале (видео, звонок) я коротко записываю в чате, к каким пришли решениям. Это одновременно полезно как знак, что вы друг друга поняли, и как призыв к конкретным действиям. Общая рекомендация здесь — всегда стараться добавлять к тому, чтобы с каждым разговором у людей прояснялась ситуация с работой и повышалась личная ответственность за какой-то ее кусочек.

6. Визуально взаимодействовать

Miro

Чем больше нужно делать абстрактных и нелинейных совместных действий, тем больше понадобятся визуальные платформы коллаборации. Здесь на помощь приходят Miro, Mural, Lucidchart, Google Slides и т.п. Задача таких инструментов — привнести в коммуникацию формат доски для рисования, и начать накидывать на них идеи и решения.

Тут важно понимать, что то, чем вы занимаетесь в таких досках — это частенько то самое «дизайн-мышление», о котором за пределами Долины любят говорить с придыханием. На мой взгляд, важная часть культуры дизайн-мышления — это не процесс, а сама культура совместной работы. Если зарядить эту культуру, то большинство абстрактных встреч можно перенести онлайн, и там отлично разруливать.

Инструменты вроде визуальных досок отлично заходят вместе с синхронным каналом (видеочат). Ссылки на результаты брейнстормов хорошо прикреплять к верху в чате (п. 1).

7. Эмоционально поддерживать

Часто появляется тема поддержки других людей и команд, когда все работают распределенно. В контексте вируса люди вынуждены многое перестроить, у многих сильно меняется эмоциональная и физическая нагрузка, количество вещей, за которыми нужно следить. Короче, вероятность ментально-эмоциональных перепадов растет.

В этом деле можно по-разному поддерживать коллег, клиентов, друзей и близких, от сообщений-чекинов до фасилитации команды онлайн. Пробегусь по нескольким частым практикам:

+ Чек-ины. Простой способ спросить, все ли ок, и посмотреть по итогам, нужно ли что-то сделать. Можно делать в асинхронном канале (чат) и переходть в синхронный позже (сообщество).

+ Мемы и стикеры. Способ объединить людей вокруг определенной темы, обычно связанной с вашим сообществом и вазимодействием. У меня в @ponchiknews целая плеяда разных стикер-паков, которые выступают такими мемасиками.

+ Видео-звонки и 1:1. Классно иметь с ключевыми людьми регулярные (раз в 1-2 недели) звонки. Если они не важны и переносятся, это ок, если все же они нужны, то вы это быстро поймете.

+ Опросы. Удвительно много вариантов, как использовать опросы, чтобы понять общее настроение. В слэке можно голосовать через эмодзи, в телеграмме — создавать простые голсовалки. В Zoom можно использовать реакции и «поднятую руку» как варианты опросить большое количество людей.

+ Фасилитация. Если нужно что-то по-сложнее, всегда можно зафасилитировать группу с помощью какого-нибудь фреймворка типа бесплатного The Team Canvas. Мы его ровно за этим и придумали, на самом деле, чтобы в группе работать было интересней и проще.

Здесь, как и в планировании коммуникации, важно создать такую петлю обратной связи, чтобы люди понимали, что у вас есть намерение их поддержать, и уже сами имели право решать, нужно ли это им в данный момент.

8. Оптимизировать свое пространство

Standing desk

Хорошая идея — иметь домашний офис, даже если его сделать в той же комнате, где вы проводите остальное время. Важно перемещаться между пространствами и не делать ту часть дома, где вы «живете», той зоной, где «работаете».

Очень НЕ рекомендую тащить ноутбук в кровать, или совмещать обед с работой. Когда есть выделенное пространство, то это круто помогает организовать мышление и выстроить пространственные приоритеты.

Очень зашло иметь стол с регулируемой высотой. Это помогает менять привычку постоянно сидеть за столом, и в целом полезная штука, потому что заставляет больше ходить. Лично мне такая комбинация помогает не забывать делать время от времени растяжки из йоги, не отходя от каких-то рабочих процессов.

И раз мы начали говорить про тело, то дико важным становится возможность выйти — прогуляться — растянуться — пробежаться и т.п. Если такая возможнсоть есть, конечно. Если нет, то дома не обойтись без коврика для йоги и каких-нибудь инструментов простых силовых практик.

Есть хорошие практики из личного опыта для перехода из локальной работы в распредленную? Поделитесь ими ниже.

Автор — ведущий канала @PonchikNews в ТГ о продуктовом мышлении.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Alex Ivanov", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 0, "likes": 5, "favorites": 29, "is_advertisement": false, "subsite_label": "life", "id": 113387, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Thu, 19 Mar 2020 06:33:23 +0300", "is_special": false }
0
Комментариев нет
Популярные
По порядку

Прямой эфир