Как желание сэкономить на подписках и контролировать доступы к данным привело меня к self-hosted решениям.

На примере Outline wiki — базы знаний с открытым исходным кодом, призванной помочь командам легко сотрудничать и обмениваться информацией.

Привет, меня зовут Игорь Глубоковских, я руководитель веб-проектов, занимаюсь этим с 2010 года, работая в дизайн-студиях.

Прошло уже много времени с того момента, как Notion закрыл доступ пользователям из России (если быть точным то только для IP адресов). Именно это событие тогда толкнуло меня на поиск альтернатив. Хотелось чего-то стабильного и контролируемого.

SaS решения я не рассматривал, меня интересовал исключительно Self-hosted по следующим причинам:

Первое, что опробовал – был Docmost, написал тогда короткий обзор. Сейчас он сильно прокачался, появилась русская локализация, но все еще сыроват.

Современные notion-like продукты (в том числе отечественные аналоги) идут по пути универсального комбайна (этакий швейцарский нож). Там и таск-менеджер и база знаний и даже CRM c досками, календарями и Ганттом. Как мне кажется, где-то тут есть грань, где универсальность становится недостатком.
Вообщем, для себя я решил, что для каждого типа задач мне нужен отдельный, специализированный инструмент.

Еще такой момент. Часто бывает, что на время к постоянной команде проекта приглашается сторонний специалист. То есть размер команды становится гибким. В SaaS решениях это требует расширения тарифного плана.

Главная проблема всего self-hosted – его нужно развернуть, настроить, бэкапить и администрировать. Именно по этой причине self-hosted часто относят к игрушкам для гиков, что объяснимо. Малому и среднему бизнесу проще оплачивать подписку и быть уверенным, что все работает как надо, чем думать про вот это все.

После пары дней чтения мануалов и проб – у меня получилось запустить Outline на своем сервере.

Текущая конфигурация сервера с 1gb ram (+1gb swap) мне обходится в 285 руб. Пока этого хватает.
Бэкапы отправляются S3 хранилище, бесплатный тариф до 10 ГБ.

Данный материал написал как обобщение личного опыта по теме SaS vs Self-hosted. Ситуации разные и поэтому нельзя дать однозначного ответа, где лучше одно, а где другое.

Если хотите внедрить такую систему у себя, но сомневаетесь - пишите вопросы в комментарии, отвечу исходя из своего опыта.