600+ мероприятий в месяц. Как я убрал рутину и исключил ошибки в организации
Каждый день менеджеры тратили по 4 часа на копирование данных из таблиц на сайт. Это порой отнимало 40-80 часов в месяц, которые могли бы уйти на продажи, переговоры или планирование новых мероприятий. Я столкнулся с этой проблемой у клиента и решил её… за 15 минут — с помощью n8n.
Меня зовут Вечкасов Кирилл. По профессии я маркетолог и специалист по SEO и контекстной рекламе, а вот уже больше года я увлечён no-code автоматизацией на базе сервиса n8n.
Почему именно автоматизация? Всё просто: рутинные процессы крадут время, деньги и внимание. Их можно переложить на систему, которая работает чётко и без ошибок. Благодаря этому люди освобождают голову и руки для задач, где важны креатив и стратегия.
С помощью n8n я создаю как простые решения для заказчиков — например, бота, который генерирует креативы для РСЯ, — так и сложные сценарии с использованием API, интеграцией CRM, сбором фидов, кластеризацией поисковых запросов, настройкой рекламных кабинетов и автоматически наполняемых сайтов контентом, который собирает SEO-трафик.
Ниже расскажу о двух кейсах, которые наглядно показывают, как автоматизация помогает бизнесу экономить ресурсы и избавляться от ошибок.
Кейс 1. Автоматизация публикации мероприятий из Google-таблиц на сайт
Задача
Компания MUSESHOW проводит концерты более чем в 300 городах. Менеджеры фиксировали все события в Google-таблице, а затем вручную переносили их на сайт. Процесс был трудоёмким: приходилось копировать десятки строк, проверять каждую дату, добавлять ссылки и статусы. В итоге публикации занимали часы, появлялись ошибки и задержки. А если менялась билетная система или место проведения, менеджеру нужно было править данные и в таблице, и на сайте, разыскивая нужную страницу в админке.
Решение
Я сохранил для команды привычный инструмент — Google-таблицу — и добавил к ней автоматизацию через сервис n8n.
Теперь система работает так:
- Таблица остаётся главным рабочим инструментом для менеджеров;
- Данные автоматически выгружаются на сайт без ручного копирования;
- Каждый час сервис проверяет изменения и синхронизирует статусы;
- При обновлении даты, города или ссылок на билеты всё меняется и на сайте;
- Если концерт раскуплен, система сама проставляет отметку «sold out».
Результат
Менеджеры больше не тратят время на двойную работу и не заходят в админку сайта. Ошибки копирования исчезли, а публикация событий теперь занимает считанные минуты. Данные на сайте полностью совпадают с таблицей, что гарантирует актуальную афишу для пользователей.
Кейс 2. Контроль продаж билетов и предотвращение овербукинга в QTicket
Задача
Для продажи билетов компания MUSESHOW использует систему QTicket. У неё оказался критичный недостаток — отсутствие защиты от овербукинга. Система позволяла продавать больше билетов, чем фактически доступно в зале. Менеджерам приходилось вручную отслеживать остатки и вовремя останавливать продажи или отключать рекламу.
Это занимало часы и всё равно не исключало рисков.
Решение
Я разработал бота, который каждые 6 часов анализирует продажи и формирует для менеджеров сводку. В автоматическом режиме выполняются важные действия:
- если продано более 50% билетов, бот сообщает, что пора отключить скидку;
- при остатке менее 10% бот сообщает менеджеру, что пора остановить рекламу, чтобы не тратить бюджет на «несуществующие» места;
- когда билетов нет, бот выставляет статус sold out, а на сайте появляется отметка «Билеты закончились»;
- дополнительно система ищет ближайшее мероприятие в этом же городе и подставляет ссылку, переводя пользователей на ближайшее мероприятие в их городе, чтобы они могли сразу приобрести билеты.
Результат
Автоматизация полностью исключила риск овербукинга. Менеджеры избавились от постоянных ручных проверок и сосредоточились на работе с артистами и промо. Рекламные кампании стали точнее и экономичнее, а пользователи всегда видят актуальные данные и могут сразу перейти на покупку билетов для следующего события.
План на будущее
Следующим шагом можно связать бота с рекламными платформами, например, Яндекс Директ, чтобы автоматически отключать объявления и корректировать их под ближайшее мероприятие. Так менеджеры смогут экономить ещё больше времени и бюджета, а продажи станут ещё эффективнее.
Итог по кейсам
Эти кейсы показывают, как автоматизация снимает рутину с команды и одновременно повышает качество сервиса для зрителей.С помощью n8n и собственных интеграционных сценариев удалось:— освободить менеджеров от однотипной работы;— сократить затраты времени и рекламного бюджета;— исключить ошибки, которые напрямую влияют на доход;— сделать сайт максимально удобным и информативным для пользователей.
Теперь система работает сама, а команда занимается тем, что действительно важно — организацией концертов.
Неподкупно честный и невыдуманный ответ менеджера компании на вопрос "Помогает ли вам бот?"
Да, помогает 👍👍👍 Уже думаем, что бы ещё такого автоматизировать 😁
Что такое n8n и почему именно эта платформа
n8n — это визуальный конструктор автоматизаций (workflow automation), который позволяет соединять разные сервисы и создавать цепочки действий без программирования.
С его помощью можно:
- автоматизировать рутинные процессы;
- интегрировать нейросети, мессенджеры, почту, CRM и другие сервисы;
- создавать собственных ботов и ассистентов.
Благодаря этой системе даже сложные сценарии собираются как конструктор: без кода, но с полной гибкостью. Именно поэтому n8n стал основой автоматизации процессов компании MUSESHOW — от публикации афиши до контроля продаж билетов.
Автоматизация — это как невидимый дирижёр, который координирует процессы за кулисами. Никто не замечает, как он работает, но результат виден каждому: сайт обновлён, билеты учтены, команда сосредоточена на том, что действительно важно. Иногда самые маленькие сценарии в n8n экономят часы работы и при этом делают работу всех вокруг проще и приятнее.