Почему таск-менеджеры не работают
Трекер задач есть, энтузиазм на месте, а прогресса в делах до сих пор не видно. Как так получается и что делать, чтобы планирование приносило пользу рассказали в статье
Это команда WEEEK. Кажется, с таск-менеджером жизнь должна стать проще. Но в реальности этот процесс часто тормозится на создании списка задач. Вот, всё записано, а дальше что?
Чуда не происходит. Наоборот: начинают мигать уведомления о просроченных дедлайнах, а внутри нарастает чувство тревоги и потери контроля. Собрали пять аспектов планирования, ошибки в которых мешают системе работать как швейцарские часы.
Структура
Слишком сложная структура перетягивает внимание с выполнения задач на попытки разобраться в такой системе. Получаются десятки проектов, досок, тегов — и ни одного законченного дела. Тогда таск-менеджер сам требует отдельного менеджмента.
Здесь работает принцип «чем проще, тем лучше». Найди время, чтобы создать для себя комфортное пространство — определи несколько основных направлений своей деятельности, разбей их на понятные категории, ограничь количество задач в каждой.
Например, в проекте «Работа» могут быть доски «Текущие задачи», «Встречи», «Долгосрочные планы». В проекте «Личная жизнь» — «Отдых», «Быт», «Семья».
Контекст
Ошибочно заносить в личный таск-менеджер только рабочие задачи. Это не учитывает другие аспекты жизни: досуг, встречи с друзьями, домашние дела. Получается, что важные моменты либо проходят мимо, либо конкурируют за время с карьерой.
Но есть решение — составлять план, в котором найдётся место для всего, что значимо. Так ты сможешь видеть картину дня целиком и эффективнее справляться с делами, а планирование начнёт помогать управлять твоими ресурсами.
Постановка задач
Если вносить в таск-менеджер всё подряд и никак не систематизировать свои дела, рано или поздно виртуальное пространство превращается в кладбище задач. Тратить силы, чтобы разобраться в беспорядке, совсем не хочется — проще закрыть страницу.
Лучше пропускать список дел через фильтр. Проверь, что действительно важно и требует конкретных действий в ближайшее время. Остальное удалять не обязательно — расплывчатые задачи можно вынести в отдельный проект с идеями «на потом».
Не забывай дробить сложные дела — чем понятнее будет следующий шаг, тем больше вероятность, что ты сможешь его выполнить. Для этого есть функция «Подзадачи». Она помогает декомпозировать предстоящую миссию и съесть слона по частям.
Приоритеты
Бывает, важно всё и ничего одновременно. Хватаешься за несколько дел сразу, но ни одно не получается довести до конца. Или приоритеты расставлены неверно — убиваешь время на мелкие задачи, а ключевые так и остаются без твоего внимания.
Попробуй метод 1–3–5 и составь на день список из девяти задач: одна крупная, три средней сложности и пять поменьше. Приоритет отдаётся первой — самой значимой и трудозатратной. Дальше дела выполняются по мере убывания важности.
Повторяющиеся задачи
Повторяющиеся задачи могут выпадать из поля зрения. Обычно это рутина: оплатить счёт, навести порядок на рабочем месте, проверить почту. Такие дела кажутся слишком простыми и откладываются до следующего напоминания. Снова и снова.
Чтобы исправить ситуацию, учитывай повторяющиеся задачи в своём расписании. Пусть они будут не чем-то «сверх», а отдельной частью дня. Например, если используешь систему приоритетов 1–3–5, включи рутину в список из девяти дел.
Короче говоря
Таск-менеджер не делает жизнь проще сам по себе — этим инструментом важно правильно пользоваться. Если планирование не приносит результата, скорее всего, где-то закралась ошибка. Проверь себя по пунктам, и пусть все дела будут выполнены!
Больше про трекеры задач рассказали в других наших текстах: