Женя Лучинин, основатель студии дизайна «Луч»: как мы строим процессы в 2023

Прошлый 2022 год стал переломным в том числе и для бизнеса. Рассказываю, как мы трансформировали структуру и процессы студии продуктового дизайна «Луч», и как это помогает нам сохранять эффективность (и здравый смысл).

В 2019 году в студии «Луч» кроме меня было ещё два дизайнера и редактор на фрилансе. Через пару лет нас было уже двадцать, а в 2022 — сорок. Мы быстро выросли, а рост принес трудности. Стало сложно понимать, что происходит, в процессах возник хаос, не хватало правил и предсказуемости. Много времени отнимала операционная деятельность и контроль нескольких проектов. Обсуждения затягивались, я чувствовал, что душу ребят перфекционизмом, но делегировать было непривычно.

У меня в прямом подчинении было десять человек, хотя в норме для эффективной работы должно быть не больше семи, а лучше пяти. У остальных арт-директоров была похожая проблема.

Нужно было как-то привести всё в порядок. Мне было важно меньше работать руками и контролировать, но получать стабильный результат. В общем, хотелось превратиться в настоящую компанию: создать систему передачи знаний, масштабируемые процессы и поставить самостоятельных руководителей. Встал вопрос — как это сделать?

Сначала мы выстроили новую организационную структуру. В студии появилось четыре отдела: производство, проектый офис, бэк-офис, маркетинг и продажи. Антон Черногоров стал дизайн-директором, а остальные пять арт-директоров — наставниками для небольших команд дизайнеров. Менторские встречи 1-1 сменились командными синками раз в неделю. У отделов появились самостоятельные руководители, а к Жене Лучинину вернулась норма управляемости.

Также мы разработали прозрачные процессы, чтобы стабилизироваться и продолжить расти.

• Ресурсное планирование — управление проектами
  Каждый понедельник мы проверяем загрузку всех дизайнеров и арт-директоров. Кто и когда освободится? Кто пойдет на новый проект? Когда пора возобновлять наём? Ресурсное планирование помогает быстро понять общую картину и принять меры.

• Гадание по P&L — контроль финансов
  По вторникам уже с данными с ресурсного планирования встречаемся, чтобы посмотреть на финансы. Проверяем поступления, прогноз по прибыли на квартал вперед, сверяемся с планом продаж. Прозрачное и подробное финансовое планирование дает определенность. Мы понимаем, что внезапно не окажемся в ситуации, когда нет денег, и единственный вариант — резко сокращаться.
• Дизайн-смотр аkа душка и видеостатусы— улучшение дизайна
  В среду мы собираемся и всей студией накидываемся на один проект. Ребята, которые его ведут, рассказывают о работе и показывают макеты. Все остальные отмечают, что понравилось, а что можно улучшить — и мы устраиваем обсуждение. Это развивает навыки презентации и учит защищать идеи перед клиентом.

• В четверг в отдельном канале в Телеграме дизайнеры публикуют короткие видео о проектах: рассказывают о процессах и показывают, что сделали за неделю. Потом дизайн-директор Антон смотрит эти видео, дает комментарии и собирает хвалебный пост в чат «Коллеги». И мы все друг другом гордимся.

• Встреча руководителей — синхронизация между отделами
  Общая встреча руководителей с Женей Лучининым, где они вместе принимают стратегические решения и быстро решают вопросы по разным отделам. Модератором встречи выступает коуч студии, которая помогает нам быстрее трансформироваться во взрослую компанию.

Сейчас, когда мы пережили сложную осень и этап интенсивной перестройки, я стал ходить на 3-4 встречи в неделю и ключевые звонки с клиентами. Этого достаточно, чтобы направить команду руководителей и понять, что происходит. Например, на созвоне маркетинга и продаж я могу точечно скорректировать процесс конкретного пресейла, а если на встрече по финансам увижу недостаток проектов, пойду пинговать знакомых. В остальном команда очень самостоятельная и профессиональная. Сейчас мы возобновили наём, никто из ключевых клиентов не отвалился и даже вернулись те, кто поставил сотрудничество на паузу год назад. Рад следить за тем, как мы взрослеем и налаживаем процессы. В клиентских проектах всё тоже становится серьезнее, эффективнее и круче — попробуйте сами на вашем проекте!

Кстати, на протяжении всей статьи мы нейролингвистически программировали вас посмотреть кейс проекта Druffle. За три месяца мы спроектировали дашборд управления услугами в отелях и приложение для гостей. В видео дизайнер Соня рассказывает о проекте, а тут показывает кейс