Как контролировать работу сотрудников с помощью Телеграм бота. Стратегия и инструкция по настройке
Хватит плясать перед сотрудниками! Контроль — неотъемлемая часть рабочего процесса. А необходимость контроля обычно отрицают те, кто предпочитает использовать рабочее время для личных дел. Но вам больше не придется контролировать персонал, если его будет контролировать бот. Как настроить такого бота, рассказал в статье.
Привет! Меня зовут Артем, я создаю Telegram-ботов и веду блог для предпринимателей, экспертов и digital-специалистов Маркетинг и Чат-боты для бизнеса.
Недавно разработал бота, который помогает контролировать работу сотрудников киберспортивного клуба. Функционал получился универсальный, его можно адаптировать под разные сферы и внедрять везде, где у сотрудников есть повторяющиеся задачи требующие проверки выполнения.
Опросы показывают, что 35% сотрудников проверяют мессенджеры каждые 3 минуты, а 40% признались, что не могут сосредоточиться на задачах дольше получаса.
Как бот помогает контролировать работу персонала
В компьютерном клубе у администраторов есть ряд обязанностей, которые они должны выполнять в течение дня: обеспечение порядка в помещениях клуба (игровые зоны, ресепшен, туалеты), проверка обновлений игр и внешнего вида администратора.
В чат-боте созданы сценарии, которые напоминают провести необходимые проверки в указанное время и отправить отчет (фото или комментарий).
На выполнение проверки отводится 15 минут, а через 10 минут придет дополнительное напоминание, информирующее администратора, что осталось 5 минут на прохождение проверки.
Когда проверка пройдена или не пройдена бот отправляет уведомление в закрытую группу. Так руководитель клуба видит, как сотрудники выполняют свои обязанности.
Это один из десятков возможных сценариев. Количество проверок и их состав могут отличатся и отвечать требованиям вашего бизнеса.
Инструкция по настройке бота для контроля персонала
Я разрабатываю Telegram-ботов в PuzzleBot, поэтому на примере именно этого конструктора покажу, как настроить, описанный выше сценарий.
Для разработки нам понадобятся разделы Модерация, Конструктор и Сценарии. Также к боту нужно подключить группу для получения уведомлений.
- В разделе Модерация создаем категорию пользователей для сотрудников и присваиваем ее всем, кто должен получать напоминания от бота.
- В разделе Конструктор создаем такую структуру команд:
Здесь сценарий работы команд следующий:
Команда «Проверка». В ней бот сообщает администратору, что пора пройти проверку. Если админ готов ее выполнить, то сразу переходит к отправке отчета. В случае, когда он занят идет отсчет времени (10 минут), по истечению которых бот пришлет следующую команду с напоминанием.
Команда «Проверка 2». Второе напоминание для администратора. Бот сообщит, что на выполнение проверки осталось 5 минут.
Команды «Проверка и Проверка 2» состоят из блока — Форма ввода. Тип ввода: выбор варианта, обычная инлайн-кнопка.
Команды «Отправить 15 и 5 мин». Служат для отправки отчета. Используем две команды, так как администратор мог перейти, как после первого уведомления, так и после второго. Соответственно, у него может быть 15 или 5 минут на отправку отчета. В форме ввода, в которой админ пишет отчет также есть ограничение времени на выполнение проверки.
Команды «Отправить 15 и 5 мин» состоят из блока — Форма ввода. Тип ввода: отправка сообщения. Маска ввода: текст или фото, зависимости от формата отчета.
Команда «Не пройдена» Используется для уведомления в группу, в случае не выполнения администратором проверки.
Команды «Пройдена». Тут все просто, команда содержит информацию, что проверка пройдена.
- В разделе Сценарии создаем рассылки для каждой из проверок.
Каждый сценарий содержит посты, отправляющие команду для запроса проверки. Отправка команды проходит в точное время (каждые 2 часа) и далее повторяется всю неделю. Так сценарий будет работать постоянно, пока вы сами не решите его выключить или изменить.
- В разделе Модерация включаем сценарии для пользователей в необходимой категории (сотрудники).
В компьютерном клубе это всего один пользователь, рабочий аккаунт администраторов.
Структура проверки работы сотрудников в чат-боте
→ В сценариях, с необходимым интервалом, отправляем команду для запроса проверки.
→ В команде с проверкой содержится переход к отправке отчета и таймер, чтобы сотрудники выполняли проверки во время.
→ Уведомления о выполнении или не выполнении проверки приходят сотруднику и руководителю в закрытую группу.
Готово. Бот отправит напоминания и зафиксирует все выполненные и не выполненные задачи. Теперь вам не обязательно присутствовать на рабочем месте или просматривать камеры, чтобы убедиться, что сотрудники делают все, что входит в их обязанности.
Я собираю Базу Знаний о применении ботов в бизнесе и для продвижения в Телеграм → @targetbots_bot
В боте содержатся статьи с проверенными стратегиями для привлечения подписчиков в Телеграм, их удержания и повышения продаж, инструкции по настройке, примеры воронок и кейсы.
еще один геморрой для сотрудников, почему руководство не старается упросить работу, а все время усложняет ее
Может усложняет работу сотрудников, чтобы упростить себе жизнь 😁
поймешь как только станешь руководством
В чем сложность просто в чат фотки кидать?
Бот напоминает и сотруднику о том, что задачу пора выполнить и оставляет уведомления для руководителя, если проверка не пройдена. Просто в чате сложнее отследить кто, когда и, что отправил.
Есть же много софта, к чему велосипед?
На сколько я знаю, софт в большей степени используется для контроля офисных сотрудников, а такой бот больше подойдет для другого рода профессий: мерчендайзеры, клининг, персонал общепитов, различные выездные ремонтники/замерщики и т.д.