Фейковые тендеры и непонятные ТЗ — разбираем мифы вместе с digital-агентствами

В тендерах всё куплено, слишком много конкурентов и непонятных заказов — такие стереотипы мы в Workspace слышим часто. Пообщались с агентствами, которые регулярно получают заказы с тендерной площадки, чтобы узнать их мнения.

Привет! Меня зовут Анна, я менеджер проекта Workspace и координатор премии Workspace Digital Awards. Мы помогаем клиентам и исполнителям услуг в сфере рекламы и digital находить друг друга через тендеры и другие инструменты. В статье расскажу, почему вокруг тендеров столько мифов, поделюсь пятью самыми популярными и помогу посмотреть на них под другим углом с помощью реальных кейсов агентств.

На Workspace конкурентов действительно много: на площадке зарегистрировано больше 18 тысяч компаний, а в самой популярной категории, разработке сайтов, почти 17 тысяч агентств. Иногда даже организаторы тендеров отмечают слишком большое количество откликов. При этом во время просмотра заявок оказывается, что по-настоящему качественных мало. В хорошем отклике заказчику важно увидеть не шаблонный ответ, а то, как агентство погрузилось в задачу, изучило детали и предложило релевантное решение.

Правда: если считать конкурентами всех участников, получится впечатляющее количество. Но если выбирать только реальных соперников, которые изучают задачу и готовят индивидуальное предложение для каждого заказчика, число будет заметно меньше.

Например, так сделали ребята из агентства Valverde — они предложили новую концепцию блога для сантехнической компании, получили свободу действий и создали уникального персонажа, который очаровал публику и до сих пор приносит классные результаты. Мы рассказывали об этом раньше, в статье о блоге «Делай как Батя».

Для начала стоит отметить, что суммы заказов на разных площадках отличаются. Например, в гостендерах и заказах компаний из числа топ-400 Forbes фигурируют заявки на десятки миллионов. Как правило, заказчики таких проектов выбирают подрядчиков по своим каналам и по собственным правилам или регламентам, что вызывает множество бюрократических сложностей.

Тендеры на Workspace обычно на меньшие суммы. Например, средний бюджет проекта по разработке сайта — 200–800 тысяч рублей, но бывают и крупные заказы до нескольких миллионов. При этом у нас есть прозрачная схема создания тендера и откликов, поэтому технических и бюрократических сложностей минимум и агентства получают такие заказы.

Другой похожий миф про деньги: заказчики стремятся сделать проект по минимальной стоимости, часто не оценивая реально, сколько он может стоить.

Здесь мы рекомендуем определить для себя ценовую категорию и участвовать в ней. Но если всё-таки очень хочется поучаствовать в интересном тендере с очевидно низким бюджетом, попробуйте — напишите аргументированно клиенту, почему стоит выделить больше средств.

«За последний год у нас было два примера, когда мы выигрывали тендер на Workspace и сразу же увеличили бюджет на продвижение. Один тендер был от застройщика домов в Кыргызстане, который пришел к нам за контекстной рекламой, а в итоге мы им запустили еще и таргет. Со вторым клиентом мы несколько раз пересекались на мелких работах — и вот снова выиграли свежий тендер и сразу увеличили бюджет. Мы показали реальную стоимость проектов, предложили сопутствующие услуги и рекламное сопровождение на длительный срок», — говорит Александр, CEO digital-агентства Panda Ads.

Правда: тендеры отличаются по уровню и масштабу. Если вы ищете заказы на Workspace и видите нереалистично низкие бюджеты, при отклике объясните клиенту, почему за текущую сумму невозможно качественно реализовать проект. Заказчик может понять, как именно будет выполнен заказ, и пересмотреть бюджет со своей стороны.

Иногда действительно создается впечатление, что заказчики просто придумали проект для тендера или попросили нейросеть сгенерировать текст. Проблема даже не в неконкретном проекте, а в неправильно заполненной заявке — она может быть написана так, что сотрудникам Workspace нужно дополнительно разбираться на этапе модерации.

Кроме того, иногда тендеры публикуют секретари, которые не погружены в задачу и не могут грамотно ответить на вопросы. Либо сам клиент имеет поверхностное представление о digital-услугах. Так появляются публикации тендеров «в общих чертах». Агентства не могут корректно подготовить КП из-за нехватки подробностей, какие конкретно работы нужны клиенту.

Вот реальный случай из работы агентства Advance-media: команда работала над интернет-магазином более чем с 20 тысячами товаров и в начале проекта запланировала возможность подключить 1C для автоматического заполнения карточек товаров. Когда со стороны агентства сайт был готов, выяснилось, что в систему заказчика внесена не вся информация для карточек. Команде пришлось парсить недостающую информацию с 10 разных сайтов поставщиков, ждать, пока доработают 1С и внесут туда недостающую информацию. Это сильно затянуло сроки сдачи проекта и увеличило его себестоимость.

«Теперь, нередко еще до заключения договора, мы делаем пробную выгрузку из учетной системы заказчика на пустой сайт и даем рекомендации по доработке еще на начальной стадии проекта. Это позволяет сократить сроки сдачи сайта и внести определенность в роадмап проекта», — отмечает Владимир, CEO Advance-media.

Специалисты из Panda Ads также отмечают, что полезно после ответа на запрос связаться с заказчиком и уточнить все детали, так как иногда даже при идеально составленном ТЗ может выясниться, что клиенту нужно что-то другое.

Правда: непонятные заявки бывают, и мы со стороны Workspace делаем всё, чтобы они нашли своих исполнителей, например корректируем тексты, связываемся с заказчиками и уточняем детали. Советуем и агентствам выяснять все тонкости на этапе работы над откликом или выбирать задачи с подробным и понятным ТЗ, их больше.

Это самый неправдивый миф, и кейсы агентств — участников Workspace это подтверждают. На самом деле заказчики смотрят на разные факторы и не всегда можно понять, что в приоритете: портфолио, кейсы, первый звонок или взаимодействие. Сотрудники Advance-media подтверждают, что можно выиграть тендер, просто поймав мэтч с заказчиком, но важнее качественно готовиться к созвонам и обсуждениям, тщательно составлять портфолио агентства.

«Нередко решающую роль играет то, как прошла подготовка к первому звонку: насколько тщательно было проработано описание тендера, техническое задание, какие вопросы задаешь заказчику. А иногда просто возникает „химия‟ между разработчиком и заказчиком. Тоже немаловажный фактор, так как нередко заказчик получает несколько десятков коммерческих предложений примерно одной стоимости и ему надо сделать выбор одного среди равных», — отмечает Владимир, CEO Advance-media.

Правда: по нашему опыту есть три ключевых фактора, которые влияют на победу в тендере:

• Заполнение карточки агентства. Необходимо, чтобы на странице были размещены кейсы и новости, указаны сотрудники и добавлены отзывы. Карточка помогает показать социальное подтверждение экспертности агентства.
• Индивидуальный подход к отклику на тендер. В КП стоит указывать не только информацию о том, как именно будет выполнен проект, но и преимущества от обращения в конкретное агентство. На практике лишь немногие добавляют это.
• Цена. Для многих заказчиков стоимость остается наиболее важным критерием, несмотря на то, что такая экономия затем может повлечь за собой дополнительные расходы.

Такое бывает, и здесь может быть несколько исходов: во-первых, реально фейковые тендеры, за которыми стоят конкуренты, чтобы узнать, какой у вас подход к заказчикам, и забрать себе пару приемчиков. О том, как их определить, мы узнавали в интервью с дизайн-студией «Магвай».

Во-вторых, нередко крупные клиенты представляются ноунейм-компаниями, чтобы найти надежных подрядчиков, для которых качество работы важнее громкого имени клиента. Такие заказы могут привести к долгосрочному сотрудничеству, выгодному обеим сторонам.

Правда: фейковые тендеры действительно встречаются, но их не большинство — в Workspace мы следим за качеством заявок на этапе модерации. При этом важно понимать, что «фейковость» может быть разной: иногда нет ни реальной компании, ни заказа, но периодически крупные бренды просто не афишируют название, скрываясь за маркой несуществующей компании.

Поэтому важнее проверять само задание и напрямую общаться с клиентом, чем отсеивать тендер из-за неизвестности бренда.

А также стоит обращать внимание на информацию, указанную в карточке тендера. Например, если он создан с корпоративного ящика, то внизу появляется соответствующая отметка. Также там, где возможно, добавляется другая отметка (видна только залогиненным агентствам) — об обороте компании и количестве сотрудников.

Все сомнения, описанные выше, действительно имеют место и могут кого-то остановить при принятии решения об участии в тендерах. Но чаще всего это выдумка или недостаток информации со стороны агентств.

А вот три правдивых тезиса, с которыми можно столкнуться при участии в тендерах:

• Немиф 1. Сложно оценить конверсию в победу. Ребята из студии «Магвай» отмечают, что количество тендеров в личном кабинете не всегда напрямую коррелирует с количеством новых клиентов. В некоторых заявках вы инициируете контакт, но не работаете дальше из-за недопонимания с заказчиком, где-то приглашают участвовать не по вашему направлению работы, а часть заявок вообще остается без ответа клиентов. В итоге тендеров, над которыми вы действительно работали и в которых взяли победу, значительно меньше. При этом иногда клиенты видят вас среди участников, но приходят с заказом уже напрямую, поэтому это работа стратегического плана.

• Немиф 2. В некоторых категориях мало тендеров. Действительно, больше половины всех тендеров приходится на категорию «Разработка сайтов», в некоторых других категориях заявок может быть всего несколько штук в месяц.
• Немиф 3. На хорошие тендеры много желающих. Это правда, поэтому важно продумать, почему именно вы подойдете для выполнения заказа и как вы можете показать это на самых ранних этапах своей презентации на площадке.

Сомнения и сложности есть всегда, но каждый сам определяет, как к ним относиться. Иногда дело может быть в заказчиках или площадке, но главное — следить за качеством собственной работы. Мы в Workspace стараемся всегда максимально помогать участникам площадки и делать процесс участия в тендерах прозрачным. А если возникают вопросы, я и мои коллеги готовы на них ответить, предоставив самую свежую правдивую информацию.

Расскажите в комментариях, какие мифы о тендерах знаете вы? Часто ли с ними сталкивались?