«Веду табличку с табличками. По-мо-ги-те!»

Выслушали монолог проджекта о хаосе в работе и показали его эксперту по автоматизации рутины.

Материал подготовлен при поддержке MWS Tables

Наш герой — проджект-менеджер из ИТ. Компания, где он работает, быстро растёт, а вот процессы за этим не успевают (мягко говоря). Пусть он сам расскажет.

«У нас больше тысячи сотрудников. Теоретически я “управляю проектами”. На практике — веду табличку с табличками. Со мной связаны пять команд: продукт, разработка, маркетинг, HR и поддержка. И каждая ведёт работу по-своему: маркетологи — в Notion, разработка импортозаместила Jira на российский таск-трекер, продукт сидит в Google-таблицах, поддержка выгружает отчёты в Excel. HR тоже шлют “эксели”. И все любят что-то отписать ещё и в телеге. Всё ждём интеграций, но говорят “пока нет ресурсов”. Приходится городить костыли 😫😫

Моя работа свелась к тому, что я бесконечно дёргаю коллег: прошу обновить статусы, напоминаю о поручениях, ищу свежую версию файла. Собирать сводную таблицу — отдельная пытка. Каждый день одно и то же, заболеть или уйти в отпуск невозможно. В этом аду из “экселей” и чатиков чёрт ногу сломит. Всё вручную, и вместо профессионального развития у меня лишь прокачанный навык Ctrl + C и Ctrl + V.

И всё это только цветочки. Недавно в компании прошла волна найма, и стало окончательно ясно: никаких готовых процессов у нас нет. Хочешь что-то запустить — собирай сам. Даже непонятно, с чего начать и какую систему выбрать. У каждой команды свой тимлид с правами доступа, и с моими “пустяковыми” задачами он к себе не пустит. Сверху ещё и ибэшники наседают: “в облако нельзя, дальше шлите Excel”. Но, если честно, на безопасность у нас забили. Смотрю на этот бардак, и хочется простого человеческого поплакать».

Призвали на помощь эксперта по автоматизации бизнес-процессов из платформы MWS Tables. Вот что он думает.

Это база. Помимо Notion и Telegram, есть ещё электронная почта, где поручения и обновления отслеживать проблематично. Отдельная боль: в каждом из инструментов свой рабочий сценарий. Например, у маркетинга задачи бегают по доске в Notion, у разработки они живут в спринтах в таск-трекерах, а поддержка фиксирует статусы в чатах. Всё это разные «миры», которые между собой стыкуются плохо. Систематизировать такую информацию получится только вручную, а автоматизировать процессы при этом практически невозможно.

Обычно компании приходят к самому очевидному решению: напрячь отдельного сотрудника собирать статусы и «склеивать» их в общую картину. При этом менеджеры забывают, что ручной труд — главный враг роста. Если процесс завязан на копипасте, значит, он не масштабируется. Сейчас автоматизация всего, что можно автоматизировать, — не новомодный каприз, а стандартная стратегия развития.

Есть разные способы, как это сделать. Из простого: в Excel можно написать макросы, а в Google Sheets — подключить скрипты для выгрузки данных (если это не запрещает служба безопасности). В больших компаниях встречаются более комплексные инструменты, которые автоматически собирают и визуализируют показатели.

Альтернативный путь — это облачный сервис. В нём все работают одновременно в едином пространстве, без бесконечной пересылки «экселек». Нужная информация всегда перед глазами, и не приходится гадать, у кого самая свежая версия файла. Бороться с пользовательскими привычками коллег при этом не обязательно. Переход на облачные сервисы получается практически бесшовным: каждый сотрудник может вводить данные в привычном ему виде и создавать рабочие онлайн-пространства одной только мышкой, то есть без кодинга. Сервис сам сведёт данные в единый реестр.

При этом история изменений будет фиксироваться — в отличие от чатов и почты, где потом ничего не найдёшь. Это сильно упрощает жизнь: не нужно подключать отдельного человека, который будет вручную собирать данные с каждого «агрегатора».

Это проблема со звёздочкой для любых компаний — и стартапов, и корпораций. Первые нуждаются в максимально гибких и простых в использовании инструментах, чтобы на скорости что-то собрать, переделать, протестировать. Как вариант: есть коробочные решения — стандартизированный софт, который подойдёт для «быстрого старта» и закроет базовые потребности бизнеса. Но «коробка» станет тесной, как только процессы в компании усложнятся. Это не про гибкость.

И это совсем не подходит корпорациям, с их миллионом регламентов, долгими согласованиями, доступами и «зоопарком» различных систем. Дорабатывать «коробку» под себя дорого и не всегда возможно. Самописное ПО — тоже путь тернистый: это месяцы, иногда годы разработки и огромные бюджеты. В итоге даже простая интеграция для HR может годами висеть в бэклоге или покрываться «костылями».

Например, стартапу на 15 человек многоуровневые таск-трекеры могут быть велики, но за статусами всё равно нужно следить. Облачные сервисы без строчки кода позволят собрать свою канбан-доску для коммуникации между руководителем и его командой — до таких микрозадач штатные айтишники обычно не добираются.

Другой пример — работа с клиентской базой. Как оказалось, многие пользователи CRM выгружают данные в сторонние таблицы, чтобы комментировать их, проводить дополнительные вычисления и прочие манипуляции. В моменте это оказывается быстрее и дешевле, чем заставить разработчиков допилить саму систему. Но и эту задачу легко решить на облачных платформах, где аналог CRM уже связан с таблицами, инструментами визуализации и другими форматами данных.

К счастью, на рынке low-code-сервисов (или вовсе no-code) есть из чего выбрать. Такие платформы, по моей оценке, уже решают 80% задач для автоматизации процессов. Нужно только подобрать продукт, подходящий конкретно вашему бизнесу.

Если для каждой команды, а то и задачи, использовать точечные решения на разных сервисах, автоматизировать процесс точно не удастся. Этим и хороши облачные платформы. Аналитики Gartner выделяют отдельный класс таких экосистем — Collaborative Work Management, где собраны все необходимые для работы инструменты. Календарь, канбан-доски, заметки, диаграммы Ганта, роадмапы — всё под рукой в одном сервисе-конструкторе.

У нас в MWS Tables особым спросом пользуются формы обратной связи — особенно у эйчаров для планирования отпусков, получения фидбэка или просто сбора запросов. Этот шаблон работает как точка входа: человек заполняет «анкету», и данные сразу улетают в единую таблицу. По метрикам из этой таблицы можно тут же построить дашборд.

Такими формами активно пользуется одна из наших ивент-команд. Если сотрудник хочет попасть, например, на конференцию, он заполняет форму обратной связи — и она становится заявкой на участие. После мероприятия через тот же шаблон можно оставить фидбэк.

Сейчас у нас пара десятков готовых инструментов примерно на любой случай бизнес-жизни. А ещё на платформе есть собственный UGC — шаблоны, которые разрабатывают сами клиенты и выкладывают в свободный доступ. Им явно виднее, каких решений не хватает. Получается win-win.

Чувствительные данные есть везде: в маркетинге, продажах, бухгалтерии. И специалисты по безопасности действительно часто запрещают вести отчётность в онлайне из-за риска утечки. В итоге компании либо отказываются от автоматизации и «по старинке» каждую новую версию таблицы пересылают друг другу по почте. Либо — втихую работают в слабо защищённом облаке. Так делают многие, хотя между «удобно» и «рискованно» можно не выбирать.

Рынок предлагает два варианта использования сервисов для командной работы:

В обоих случаях клиент полностью контролирует данные и устанавливает одну из внутренних градаций приватности — от персональной информации до коммерческой тайны. А если в таблицах содержится что-то, что должны знать не все сотрудники, можно настроить доступы. Так Вася будет видеть только свои задачи, Петя — свои, а руководитель — и Васины, и Петины.

У одного из клиентов MWS Tables таблицей пользуется больше тысячи человек. Чтобы данные никуда не «утекли» даже при такой интенсивной нагрузке, при проектировании платформы мы соблюдали стандарты безопасности МТС. А они у нас высокие. Например, у паролей пользователей установлен срок годности, чтобы они обновлялись более пяти раз в год. Без этого не получится залогиниться.

Сеанс табличной психотерапии подошёл к концу. Если процессы в команде такие запутанные, что уже снятся вам в кошмарах, обратите внимание на MWS Tables: no-code-конструктор задуман для командной работы в корпорациях и стартапах. И рассчитан даже на фрилансеров, которые хотят оптимизировать табличную рутину.

Сервис помогает выстраивать и автоматизировать процессы с нуля: через шаблоны, календари, канбан-доски, формы обратной связи и связку таблиц между собой. И всё это — без ожидания, пока освободится коллега из ИТ-отдела. Эксперты MWS Tables помогут сориентироваться в инструментах платформы, всё наладят и подключат к бесплатному демо.

Платформа поддерживает два варианта использования — SaaS и On-premises.

Реклама, ООО «МВС», 16+