Шпаргалка по самостоятельному Аудиту Отдела Продаж от Реального РОПа

Цель: Не уволить плохих, а построить систему, где хорошие показывают результаты.

Коллеги, приветствую.

Блок 1: Аудит Клиентской Базы и ABC-анализ

Что проверяем: Не «мертвые души» в базе, а структуру вашей выручки и потенциал.

Действия:

Выгрузка. Выгрузите из CRM всех клиентов за последние 12-24 месяца с суммой и количеством сделок.
ABC-анализ: пример в Таблице 1
Группа A (20% клиентов = 80% выручки: можно поставить значения по чекам: от 100тр-300тр - группа С, от 301тр-800тр - группа В, от 801 и выше - группа А): Выявите этих «китов». Сколько их? Кто за ними закреплен?Группа B (30% клиентов = 15% выручки): Ваш «золотой» потенциал для роста.Группа C (50% клиентов = 5% выручки): Тратим 80% времени, получаем мизер.
Анализ динамики. Посмотрите на клиентов из А-группы: их оборот растет, падает или стагнирует?
Проверка «спящих» клиентов. Кто покупал больше 6-12 месяцев назад, а потом пропал? Почему?
Распределение. Закреплены ли ключевые клиенты (А) за лучшими менеджерами? Или они валяются в общей базе?

Итог: Понимание, на ком держится бизнес, и кто является скрытым резервом. Часто выясняется, что 1-2 ушедших «кита» — это и есть причина провала плана.

Блок 2: Аудит работы с CRM-системой

Что проверяем: CRM — это не отчетность «для начальства», это мозг отдела. Если там мусор — решения будут идиотскими.

Действия:

Качество данных. Возьмите 100 случайных карточек клиентов. Проверьте заполнение обязательных полей: телефон, email, ответственный, этап воронки, история коммуникаций.
Активность. Посмотрите отчет по активности менеджеров: кто сколько звонков/встреч/писем реально фиксирует в CRM.
Ведение воронки. Все ли сделки находятся в актуальных этапах? Или у всех «90%»? Проведите выборочную сверку: позвоните 10-15 клиентам из CRM и уточните стадию переговоров.
Использование по назначению. Используют ли менеджеры CRM для напоминаний, задач, шаблонов писем? Или это цифровая каторга?

Итог: CRM должна быть единым источником правды. Если это не так — все ваши отчеты и прогнозы — это фантазия.

Блок 3: Аудит Воронки Продаж

Что проверяем: Где и почему мы теряем деньги.

Действия:

Постройте реальную воронку. На основе данных CRM за 3-6 месяцев. Не ту, что нарисована в презентации, а ту, что есть.
Замерьте конверсию на каждом этапе.
Лид → КвалификацияКвалификация → Презентация/КППрезентация → Сделка
Найдите «узкое горлышко». Этап с самой резкой просадкой конверсии — ваша главная проблема.
Замерьте время. Сколько в среднем сделка находится на каждом этапе? Где самые долгие простои?
Сравните лучших и худших. Посмотрите воронки топ-менеджера и аутсайдера. Цифры покажут разницу в процессах, а не в везении.

Итог: Вы точно знаете, что лечить: если проседает квалификация — учим задавать вопросы, если провал на презентации — учим работать с возражениями.

Блок 4: Аудит Системы Найма

Что проверяем: Почему мы нанимаем «кого придется», а не «кого нужно».

Действия:

Профиль успешного менеджера. Есть ли у вас портрет идеального кандидата для вашей компании? Не абстрактный, а с конкретными компетенциями.
Источники найма. Откуда пришли лучшие сотрудники? Откуда — худшие? Удваивайте усилия на рабочих каналах.
Воронка найма. Проведите ABC-анализ по рекрутерам/хедхантирам. Кто приводит качественных сотрудников?
Процесс адаптации. Что происходит с новичком в первую неделю, месяц, квартал? Есть ли у него план, наставник, четкие KPI?
Срок выхода на плановые показатели. За сколько времени новый менеджер должен начать закрывать сделки? Соответствует ли реальность этим ожиданиям?

Итог: Вы прекращаете тратить деньги на бессмысленный найм и начинаете системно выращивать тех, кто подходит именно вам.

Блок 5: Аудит Дисциплины и Активности

Что проверяем: Работает ли отдел или создает видимость работы.

Действия:

Количество целевых действий. Это не просто «100 звонков в день». Это количество качественных контактов.
Прослушивание разговоров. Выборочно (!) прослушайте 5-7 звонков каждого менеджера на разных этапах воронки:
Входящий звонок: Менеджер представился? Узнал, откуда клиент? Зафиксировал контакт?Исходящий на холод: Есть ли вступление, которое цепляет? Следует ли скрипту?Презентация: Задает ли уточняющие вопросы? Озвучивает ли выгоды?
Анализ рабочего дня. Проведите день рядом с 2-3 менеджерами (лучшего, середняка и слабого), посмотрите, как она ведут свой рабочий день, как работают с СРМ, как фиксируют данные клиента, как готовят КП - вы увидите много нового и бестолкового, удивитесь, сколько времени уходит на нецелевые действия.
Проверка планов. Сверьте запланированные на день/неделю задачи с фактическим выполнением.

Итог: Выявляются проблемы не с мотивацией, а с организацией труда и базовыми навыками.

Ключевые Метрики, Которые Реально Влияют на Рост Плана

Смотрите на это:

Конверсия по воронке (поэтапно) — Главный индикатор здоровья процессов. Сделка должна (!) двигаться, а не «вмерзать» в этап, рост конверсии даже на 1% на каждом этапе дает кратный рост на выходе.
Средний чек — Показатель умения менеджера квалифицировать и удерживать клиента. Рост среднего чека напрямую ведет к росту выручки без увеличения затрат на маркетинг.
LTV (Lifetime Value) — Совокупная прибыль с клиента за все время. Показывает, насколько мы умеем удерживать и развивать отношения. Контролируем отток клиентской базы.
Количество квалифицированных лидов в работе на 1 менеджера — Показатель качества входящего потока и работы на верхних этапах воронки. Нет лидов — нечего продавать.
Срок выполнения плана продаж (Time to Quota) — За сколько дней/недель новый менеджер выходит на плановые показатели. Показатель качества найма и адаптации. Наличие поступательного плана роста.
Процент кросс-продаж/апселлов — Показатель глубины работы с клиентской базой, особенно с группой «А».

Резюме: Не усложняйте. Сделайте эту рутинную работу один раз, и вы увидите свою систему продаж без розовых очков. А потом делайте ее всегда - это фундамент для роста вашего бизнеса.

Удачи. Работать!