Конференция по маркетингу в условиях неопределенности. Часть 2

Как собрать digital-специалистов в офлайне и сделать так, чтобы они говорили о важном? Кейс о том, как мы организовали конференцию по маркетингу в цифровой среде на 200+ слушателей. Материал будет полезен агентствам и специалистам, которым интересно развивать образовательный event-production.

Смотри Часть 1

Главная сложность была в том, чтобы подготовить большое событие в сжатый срок − мы работали над конференцией в течение двух месяцев. Поэтому задача продвижения была для нас очень важной.

Советуем максимально серьезно относиться к продвижению мероприятия и не бояться, что вас будет «слишком много». Что делали мы и что доступно практически всем:

Продающий лендинг с билетами необходим, но на нем нельзя останавливаться. Привлекайте все доступные сетевые каналы. При выборе печатной рекламы учитывайте, заметит ли её ваша целевая аудитория. Например, бизнес-центр, коворкинг и даже современная библиотека − хорошие места для афиш и раздаточных материалов, а огромный билборд на трассе может и не сработать. В итоге нам удалось создать довольно плотный информационный фон и собрать около 200 участников.

Организация большой конференции − многоэтапный квест. У нас был опыт проведения относительно камерных митапов, и мы уже работали с отдельными задачами: коммуникация со спикерами, продажа билетов, печать листовок.

Однако при проведении масштабных событий увеличивается риск, что какой-то из этапов «провиснет» и это затормозит всю подготовку. У нас, например, была проблема с именными бейджами для участников. Их было так много, что в какой-то момент мы поняли, что не сможем наклеить имена участников на каждый заранее − тогда решили писать маркером уже на регистрации.

Кроме того, у нас был скромный бюджет на старте, что довольно рискованно. Впоследствии мы смогли заработать на продаже билетов и найти партнеров конференции.

Мы советуем заранее просчитать возможные риски при проведении конференции. Проанализируйте, что именно может сделать ваше мероприятие убыточным, например, низкий сезон или недостаточный интерес аудитории к теме. Пробуйте малые форматы и, если пойдет, замахивайтесь на большие.

Зал кинотеатра в ТРЦ − хорошая локация, но при этом безликая. Нам хотелось, чтобы у конференции была атмосфера чуть более душевная, чем на бизнес-встречах. Многие спикеры, даже опытные, часто чувствуют себя неуютно в зале с большой аудиторией. Поэтому мы решили поработать с пространством сцены: постелили ковер в центре и расставили гипсовые колонны вокруг него. И то, и другое нам одолжили коллеги из дружественных digital-агентств.

Подумайте, что может стать хорошей ассоциацией с вашим мероприятием: мини-выставка в фойе, связанная с темой конференции, или, может быть, какой-нибудь небольшой подарок от партнеров. Люди запоминают детали.

Конференция, помимо всего прочего, создает пространство нетворкинга, которое важно беречь. Не нужно стесняться присутствовать в информационном поле пару недель после конференции: пишите отчеты, публикуйте фотографии в соцсетях, посылайте пост-релизы.

Поддерживайте коммуникацию со спикерами и участниками, особенно если у вас были договоренности, например, сделать рассылку об итогах конференции или дать нужные контакты. И будьте готовы к негативу: участники, которым не понравилось, будут всегда. Попытайтесь понять, есть ли в их словах что-то рациональное и можно ли это использовать в будущем. Если вы работаете в digital-агентстве, на обычных троллей у вас, скорее всего, уже иммунитет.

И о будущем. Выдохните и выспитесь, а потом проведите анализ − возможно, вам покажется, что все надо было делать по-другому. И начинайте думать, какой дримкаст из спикеров и сотрудников вы хотите собрать в следующем году.