23 июня IT-кластер ARDA провел презентацию первого релиза отраслевого стандарта для компаний, работающих по аутстаффинг-модели. Релиз посвящен учету рабочего времени сотрудников. В рамках презентации состоялась панельная дискуссия с участием экспертов рынка заказной разработки. В этом материале собраны ключевые тезисы из обсуждения.
Почему важен учет времени
Независимо от того, по какому формату работает компания, аутсорсинг или аутстаффинг, учет времени работы сотрудников — отправная точка для расчета всех показателей. С этими данными можно оценить эффективность производства, рассчитать рентабельность по отдельным сотрудникам или проектам.
В основе учета находится документ, который принято называть таймшит или журнал учета рабочего времени — это таблица, которая отображает, сколько времени потратил сотрудник на свои задачи за определенный период.
Все аутсорсинговые компании в том или ином виде ведут такую отчетность. Одним это помогает отслеживать время выполнения проектов, их себестоимость и прибыль, другим — рассчитывать выручку на сотрудника и принимать решение о размере зарплаты или ценообразовании ставок.
Зачем индустрии стандарты
При классическом аутсорсинге заказчик платит за результат, а в аутстаффинге за процесс, поэтому индустрии нужны стандарты оказания услуги.
Стандарт — это готовый набор рекомендаций, направленный в первую очередь на компании, которые только планируют запустить у себя аутстаффинг, но также могут быть полезны и тем, кто давно практикует такой формат услуги.
В стандартизации форм производственной отчетности не было острой нужды, пока таймшиты оставались внутренним документом, недоступным клиенту. В случае работы по аутстаффинг-модели и оплаты за фактически затраченное время, журналы учета времени стали одним из главных инструментов взаимодействия с заказчиком.
Сейчас у каждой организации свой подход к ведению, оформлению и предоставлению отчетности, что путает заказчиков, особенно, если приходится одновременно контрактовать сразу с несколькими поставщиками. Приближенные к единому стандарту отчеты помогли бы снизить административную нагрузку на заказчика и сократить сроки согласования оплат.
Во время кризиса стандартизация услуги особенно актуальна, так как среди заказчиков наблюдается тенденция возврата к классическому проектному аутсорсингу, падения спроса на аренду и специалистов и выбора в пользу найма штатных сотрудников.
В условиях объединенного рынка с понятными подходами к оказанию услуги и прозрачными схемами работы, аутстаффинг приобретет большую популярность среди клиентов.
Состав стандарта
Релиз 1.0 включает в себя набор из восьми документов, которые охватывают следующие темы:
- Общие принципы ведения учета рабочего времени сотрудников;
Правила логирования время по задачам, внесения изменений, двойного логирования, декомпозиции и детализации.
Критерии выбора решения для тайм-трекинга;
Каким требованиям должно соответствовать решение по автоматизации учета времени.
- Схемы бизнес-процессов;
Периодичность формирования отчетов и роли, принимающие участие в процессе, описание шагов и результатов.
- Готовые регламенты для сотрудников;
Правила мониторинга логов и проверки отчетов для менеджеров. - Рекомендации по оформлению отчетности.
Требования к содержанию и примеры готовой структуры шаблона.
Стандарт доступен всем членам ассоциации. Участие бесплатное, подробнее о порядке вступления можно прочитать здесь.
Это первая версия, и участники могут вносить свои предложения по доработке и улучшению документов стандарта или стать полноценными контрибьюторами.
Ключевые тезисы из презентации
Презентация стандарта прошла в формате панельной дискуссии. Модератором выступил руководитель кластера Артем Салютин, CBDO Work Solutions. Далее приведем основные тезисы и цитаты экспертов-участников.
Сотрудники нормально относятся к необходимости учета времени по задачам. С теми, кто не понимает, зачем это нужно, рекомендуется вести планомерную работу.
Несмотря на важность учета часов, слишком строгий контроль не рекомендуется. Если на стороне клиента используется bossware для слежения за активными окнами, нажатиями клавиатуры и скриншотами экрана, это повод отказаться от работы с клиентом, так как многие разработчики не выдерживают психологического давления и увольняются.
Паранойя и слежка может доходить до абсурда — например, смотреть, насколько хорошо разработчик пользуется возможностями IDE, не тратит ли лишнюю секунду из-за того, что не использует комбинации горячих клавиш. Для нас использование bossware — это блокирующий фактор, с таким клиентом мы не станем работать.
Если компания совмещает аутсорсинг и аутстаффинг, то важно предъявлять похожие требования к специалистам, чтобы не возникало неравных условий, в которых одним разработчикам приходится нести бремя ответственности за свои оценки, а другим нет. Несмотря на то, что аутстаффинг предлагает более комфортные условия работы для программиста, эффективность работы все равно отслеживается, и нужно успевать выполнять запланированные работы по спринтам или вехам.
Зарплата программистов, которые работают в штате на полный день, почти не зависит от фактической выработки. Премии и штрафы — это больше вопрос стиля управления компанией, но в целом депремирования вводить не рекомендуется.
Мы практикуем премии за успешно закрытые коммерческие часы, это мотивирует разработчиков отстаивать свои трудозатраты при согласовании отчетов, а также активнее проходить собеседования и не засиживаться долго без проектов. Штрафы у нас есть, но к счастью пока только де-юре, на практике не приходилось использовать
Если сотрудник устроен по ГПХ или как ИП, то выплаты производятся согласно закрытым часам. В аутстаффинге такие формы найма не рекомендуются.
Мы привлекаем ГПХ только для проектной разработки, которой полностью сами управляем. В случае с аутстаффингом разработчик должен быть обязательно оформлен в штат, так как за этого человека отвечает компания, и есть большие репутационные риски, если разработчик, например, недобросовестно распорядится доступами или нарушит NDA.
Все компании ведут двойной учет времени — время вносится как в систему заказчика, так и во внутреннюю систему исполнителя. Это позволяет решать спорные вопросы, отслеживать несогласованные переработки и иметь резервную копию данных по затраченным часам.
Для упрощения согласований в журнал учета времени следуют включать максимальную детализацию по задачам. В случае разногласий это помогает восстановить контекст и мотивировать временные затраты. Для детализации можно использовать декомпозицию задач, которую прислала сторона заказчика, или внедрить правило декомпозиции внутри. В идеале шаг для задачи — четыре часа.
При аутстаффинге к оплате выставляется по восемь часов за каждый рабочий день. Если программисты отвлекаются, то они либо дорабатывают позже, либо эти часы вычитаются из месячного отчета.
Если по отчетам видим, что разработчику систематически не хватает задач для выработки восьми часов в день, то выводим клиента на разговор и обсуждаем парт-тайм, если это возможно. Оплата простоев — это крайняя мера, но иногда заказчику проще оплатить простой, чем лишиться доступа к специалисту из-за невозможности его загрузить.
К оплате выставляется все время, в том числе затраченное на операционные задачи и коммуникации с командой клиента, на звонки и общение с командой может уходить до 20 часов в неделю. По договоренности с клиентом в закрывающих документах это время можно распределять по задачам, чтобы не вызвать вопросов у бухгалтерии.
Если один проект закончился, а другого еще нет, и сотрудник остается на бенче, то важно иметь внутренние задачи или программу обучения, чтобы можно было занять специалиста. Для таких задач тоже важно вести учет времени.
Важно, чтобы разработчикам было чем заняться во время вынужденных простоев и не терять мотивацию и дисциплину. В перерывах между проектами все сотрудники проходят обучение, осваивают новые инструменты. Это позволяет повышать уровень квалификации и процент прохождения собеседований.
Для административного персонала (HR/Sales) важны KPI, а не часы, но некоторые роли, такие как менеджеры проектов, могут также логировать свое время в задачи, и это время по договоренности с клиентом может выставляться в счет.
Требования к виду таймшитов могут отличаться в зависимости от индивидуальных пожеланий клиента, но в большинстве случаев стандартный отчеты содержат похожую структуру.
Что дальше?
В планах на 2022 представить еще два релиза:
- Релиз 2.0: Резюме специалистов;
Набор лучших практик по бенч-менеджменту, оформлению и актуализации CV специалистов. Релиз 3.0: Онбординг и офбординг;
Чек-листы и регламенты для плавного подключения к проекту на старте и последующего вывода специалиста при завершении сотрудничества.
Чтобы получить доступ к документам и не пропустить предстоящие мероприятия, вступайте в Ассоциацию Развития Digital-Агентств ARDA. Если ваша компания занимается заказной разработкой, то у вас есть возможность познакомиться с единомышленниками и расширить сеть деловых связей внутри отдельного сообщества на базе ассоциации. Подробнее узнать о миссии и ценностях IT-кластера можно здесь.
Почему-то в большинстве случаев, когда контора трекает время оказывается что:
— задачу оценили в 10 часов, сделал за 5, будет оплачено пять.
— оценили в 10, потратил 20 (к примеру, по причине некорректных вводных), надо еще поторговаться чтобы оплатили хотя бы 15
— трекаете время, ок, но оплатите переработки по ТК, по истечении лимита по ТК, множитель 10x
обычно после пары инцидентов по п.3 заказчик принимает решение трекинг не использовать
С другой стороны, поэтому в таких случаях я продаю своё время по коммерческому тарифу, который покрывает любые такие манипуляции.
Потому что все хотят побольше бабла?) Можете подставить в текст ваших претензий вместо часов любые метрики, картина не изменится. Рынок на то и рынок, что все не проч поторговаться или обвесить.
Рынок на то и рынок, что системно пытаться меня обвешивать обычно выходит дороже и приходим либо к нормальной адекватной(!) почасовке(где я готов разделить часть рисков) либо к фиксу.
Так очень быстро отсеиваются заказчики, которые договорились со мной на N и решили меня на сроки разводить и прожать до 0,5*N от тех, которым нужен результат за зафиксированный в договорённостях N (и я нормально отнесусь к тому, что с меня спросят за каждый рубль).
Но народу то много и попытки не прекращаются ж обвесить) С обеих сторон)
"Мерилом работы считают усталость" - вот вся суть трекинга.
Вы можете надавить на людей, но вы не заставите их быстрее думать)
Вот скажите мне, если рядовой программист смог решить задачу за 1 час, при том что в среднем его коллеги такую задачу решают 10 часов. Должен он трекать 1 час или 10 ?
Интересно, но слово аутстаффинг пришлось гуглить))). Поясняйте, пожалуйста, такие термины в материале. Подписался, благодарю, продолжайте рыть в эту сторону.
крутая статья, нравится читать статьи на такие темы
unit-экономика? добро пожаловать в 21 век )
Такие программы могут сработать на пользу компании, лишь бы корректно использовались, а не как тотальная слежка за своими сотрудниками, что аж ни вздохнуть ни пернуть без контроля нельзя.
Работодатели, будьте адекватны в использовании таких программ.
адекватные проги по учету времени лояльные для сотрудников https://vc.ru/u/2321651-milodly/831794-monitoring-deystviy-sotrudnikov-za-kompyuterom