Канбан-доски — способ визуализации дел и задач абсолютно из любой сферы

Почему Канбан-доски с колонками и задачками классно визуализируют дела и задачи и как доски сами по себе мотивируют двигать дела к завершению. Сервис WEEEK, который взял за основу таск-менеджера Канбан-доски, объясняет, как и почему это работает

Канбан-доски — это инструмент для организации задач (дел, планов, этапов, направления деятельности, информации) с помощью колонок и карточек.

Работа делится на этапы процессов — это колонки, и название этапов фигурирует в названиях колонок. По умолчанию обычно колонки такие: Надо сделать, В процессе, Сделано.

В колонках располагаются задачи, они написаны на карточках или стикерах. Это конкретные действия, которые надо сделать. Когда работа сделана, карточки перемещаются из одной колонки в другую. И меняется статус задач.

И всё это организуется на доске. Может быть маркерная, пробковая, виртуальная.

Доски позволяют расположить перед глазами сразу весь процесс работы над чем-либо — длинные и большие этапы и конкретные задачи. Это помогает одновременно видеть целостную картину и контролировать детали. Ещё отслеживать «узкие горлышки» — места, где появляются проблемы, и задачи не получается сделать.

Интересный факт 🤔

Изначально наш сервис был построен на принципе недельного планирования — поэтому слово «week». Недельный календарь тоже похож на Канбан-доску, там задачки двигаются к завершению от понедельника до пятницы. А три буквы EEE — три главные колонки на Канбан-доске: To Do, Progress, Done. А чёрточки у букв ЕЕЕ — задачи на день и задачи на доске.

Тестировать Канбан в WEEEK

Этапы и задачи перед глазами и все вместе — доски показывают процессы, их проще контролировать
Видно пробки из задач — доски показывают проблемы, когда задачи буксуют и не делаются по каким-то причинам
Видно количество завершённой работы — это фишка досок. Доски показывают прогресс, что мотивирует и демонстрирует результаты
На досках можно фиксировать время работы — а значит доски показывают время выполнения задач, помогают прогнозировать и планировать

Вот наш пошаговый алгоритм 👇🏻

Составить этапы процессов или работы
Составь список задач — сразу можно расставить приоритеты
Определить правила работы на досках — например, сколько задач одновременно может быть в работе
Следить за процессом — особенно за колонкой В работе. Сколько там карточек, как часто они двигаются
Следи за временем, которое уходит на задачу
Экспериментировать — брать больше или меньше задач, менять этапы-колонки

А дальше работать по четырём принципам Канбана:

Использовать то, что есть сейчас. Визуализировать на доске только существующие процессы. Это правило понять, какие сделать колонки в досках и какие задачи там на карточках писать.
Совершенствовать рабочие процессы. Колонки и доски помогают охватить взглядом все этапы и заметить, где есть проблемы — заторы из задач.
Поощрять лидерство. Это скорее для команды, но всё же — те, кто работает с доской будет замечать проблемы сам, это всегда хорошо.
Контролировать, визуализировать, актуализировать. Не плодить кучу колонок и задач, не забывать двигать задачи и закрывать их.

В общем, в основе Канбана много усилий по усовершенствованию и улучшению процессов.

Кстати, родина Канбан-досок — Япония, родина других систем улучшения процессов: Кайдзена и системы 5S. На концерне Тойота были доски, на которых отслеживалось количество сырья на заводе, чтобы не допустить простоя из-за нехватки деталей.

Доски одинаково хорошо помогают составить дорожную карту и план обучения английскому языку, запустить мобильное приложение или провести дома ремонт. А ещё они помогают строить масштабные процессы в работе и контролировать прогресс по чтению книг. За эту универсальность мы их и любим.

Если обозначить в названиях колонок кварталы календарного года, а на карточках задач определить крупные фичи мобильного приложения, которые планируется разработать в течение квартала, то получится дорожная карта продукта.

У WEEEK есть готовый шаблон для построения дорожной карты. Найти его можно в разделе «Шаблоны» внутри сервиса.

Сделать Канбан-доску в WEEEK

У нас в планах — провести фотосъёмку для презентации новой коллекции. Тут можно обойтись тремся стандартными колонками: К работе, В работе, Готово. Дальше логично распределить задачи пошагово и последовательно. А если к задачам прописать подзадачи, получится большая детализация того, что необходимо сделать.

📍 У каждой задачи можно выставить приоритет, чтобы выделить важное и правильно распределить работу.

Если сделать три колонки — Купить/Скачать, Читаю, Прочитано — получится личный планировщик прогресса в чтении. В первой колонке можно собирать книги на будущее — например, те, что встречаются на курсах или среди рекомендаций экспертов, в подборках, новинки. Во второй колонке будут книги, которые читаются сейчас — колонка поможет уследить, что ты не набрал в чтение 10 книг разом. В последнюю колонку пойдут прочитанные книги — а это свидетельство прогресса и повод похвалить себя.