До плана, бюджета и кода: как собрать концепцию проекта, чтобы наметить вектор работы

Когда в компании появляется новая идея, кажется, что все очевидно: знаем, зачем это нужно, кто будет пользоваться, и даже описали пару простых функций. Но проходит неделя — и вдруг оказывается, что у каждого члена команды свое понимание задачи. Разработчики обсуждают одно, стейкхолдеры ждут другое. Сроки тают, а вместо уверенности появляется ощущение, что что-то пошло не так.

Разбираем, что такое концепция проекта, зачем она нужна до написания ТЗ и как собрать ее за один спринт.

Когда появляется идея нового проекта, хочется как можно быстрее приступить к работе: собрать команду, раздать задачи, запустить разработку. А что еще нужно? Нужна концепция.

Концепция проекта — это, простыми словами, описание идеи, целей и базовой логики реализации идеи на одну или пару страниц. Она помогает:

Прежде чем писать техническое задание, рассчитывать бюджет или составлять проектную документацию, стоит начать с концепции. Это первый шаг в подготовке проекта.

Особенно она нужна крупным командам, где решения принимаются не единолично, а проходят через несколько уровней согласования: от продакт-менеджера и руководителя разработки до финдиректора, юристов и инвесторов.

Чем концепция отличается от других документов:

Чтобы концепция действительно работала, в нее стоит включить 7 обязательных блоков.

Концепция проекта — емкий и понятный документ. В нем всегда есть семь обязательных блоков:

1. Краткое описание проекта

Один–два абзаца: суть идеи, зачем она вообще нужна, в каком контексте возникла.

2. Цель и ожидаемый результат

Цель лучше ставить по SMART, например, «Увеличить конверсию на 15% за 3 месяца». Лозунги вроде «сделать удобнее» непонятны ни разработчикам, ни руководителям.

3. Целевая аудитория и ее потребности

Опишите, кто будет пользоваться результатом вашей работы, какие задачи хочет решить ваша ЦА с помощью нового продукта, как сейчас она их решает. Здесь не нужны длинные портреты и подробное описание персонажей. Лучше — конкретные сегменты и типичные ситуации.

Пример:

4. Предлагаемое решение или стратегия MVP

В этом блоке концепции нужно сжато описать суть проекта:

Не надо сразу описывать каждую мелочь проекта. Но должно быть понятно, будет ли это мобильное приложение, плагин к CRM, внутренняя BI-система или автоматизация через Google-таблицы.

Пример:

5. Ресурсы и бюджет

Проект не сделает сам себя. Поэтому в концепции нужно зафиксировать:

Часто на этом этапе становится понятно, что не хватает аналитики, лицензий на необходимое ПО и даже серьезной суммы на оплату работы команды.

6. Риски и ограничения

Они могут поджидать на каждом шагу при создании проекта. Примеры рисков:

Не надо пытаться выглядеть супергероями. Учтя риски на старте, вы защитите себя от провала.

7. Метрики успеха

Lead time, ROI, NPS, конверсия — выбирайте, что релевантно. Главное, чтобы метрика была измеримой и проверяемой. Примеры:

Спринт — понятие из Scrum. Это короткий отрезок времени (1–4 недели), в течение которого команда фокусируется на достижении конкретного результата. Это удобная рамка, чтобы ограничить время и довести дело до конца. Подходит не только для разработки, но и для запуска любой идеи, которую нужно быстро обдумать, оформить ее структуру и согласовать.

Спринт может помочь команде не затягивать разработку концепции проекта. Соберите нужных людей, сделайте набросок, пройдитесь по ключевым рискам — и подготовьте версию 1.0, которую можно показать руководству и команде. Вот как это можно сделать за один спринт:

1. Определите бизнес-контекст: проведите интервью со стейкхолдерами. Пообщайтесь с заказчиками и инициаторами проекта. Выясните, чего они ждут, какие бизнес-проблемы хотят решить и есть ли ограничения и приоритеты.

2. Изучите пользователей: проведите экспресс-дискавери. Интервью с 3–5 представителями целевой аудитории поможет понять, есть ли у них боль, как они сейчас ее решают, чего не хватает. Это быстрое, но ценное подтверждение, что проект нужен не только бизнесу, но и потенциальным пользователям.

3. Определите риски и ресурсы с экспертами. Подключите тех, кто будет непосредственно участвовать в разработке проекта — маркетологов, аналитиков, дизайнеров, фронтенд- и бэкенд-разработчиков и других специалистов. Они скажут, какие идеи нужно реализовывать несколько месяцев и за большие деньги, а какие можно запустить за две недели по цене лендинга. Это спасет от разработки нежизнеспособного продукта.

4. Зафиксируйте метрики и согласуйте их с PMO и финансами. Определите, какие цифры покажут, что разработка проекта идет по плану. Это может быть ROI, NPS, количество регистраций, Lead Time — все, что важно бизнесу.

5. Создайте черновик концепции: зафиксируйте 7 ключевых блоков. Не тратьте сутки на формулировки. Важно просто зафиксировать основные гипотезы: цели, аудитория, стратегия, ресурсы, риски, метрики.

6. Утвердите версию 1.0. Получите «OK» от ключевых людей проекта. С этого момента концепция становится живой: она не лежит в папке, а помогает двигаться вперед, как план навигатора.

После этого можно начать остальные этапы реализации проекта.

В классическом подходе разработка концепции напоминает долгую семейную ссору: все спорят, пишут правки в документах, потом переделывают все в PowerPoint, а в итоге к запуску теряется и контекст, и энергия.

Спринт-подход работает иначе: вы берете одну ключевую задачу, например, формирование концепции проекта, и ограничиваете ее по времени. Структура + дедлайн = результат. Такое решение хорошо подходит Agile-командам и ускоряет старт без потери качества.

Что дает спринт:

Рабочая версия — лучше, чем идеальный черновик. Главное — зафиксировать общую рамку, а не вычитывать все до запятой. Такой формат особенно полезен для больших организаций, где согласование может убить любую инициативу на корню. Спринт делает процесс динамичнее: всё быстро, по делу и с уважением к ресурсам всех участников.

После того как вы договорились с командой и стейкхолдерами о создании концепции, самое время организовать рабочее пространство. В Kaiten для этого есть Scrum-доска. Вот как ее настроить.

В Kaiten уже есть готовый шаблон. Используйте его, чтобы не тратить время на ручную настройку.

Создайте необходимые колонки, которые будут отражать этапы работы:

В Kaiten можно делить доску на дорожки (свимлайны). Это удобно при одновременной работе над несколькими направлениями. Создайте дорожки для всех семи блоков концепции:

Такой подход поможет команде параллельно работать над всеми блоками концепции.

Заполняйте дорожки задачами, которые помогут ответить на ключевые вопросы блока концепции. Например:

Задачи для дорожки «Целевая аудитория и ее потребности»:

Задачи для дорожки «Риски и ограничения»

В каждой задаче можно назначить ответственного и указать срок выполнения, а также там можно будет оставлять комментарии в процессе работы, чтобы сохранить историю обсуждений.

Если задача объемная, создайте чек-лист с более мелкими задачами. Например, в карточке «Интервью с пользователями» может быть такой чек-лист:

Срок спринта всегда будет отображаться на доске и напоминать о дедлайне.

Так как все задачи и процесс работы визуализированы, вы сможете анализировать эффективность команды и замечать, если она сталкивается с проблемами. В этом вам помогут встроенные графики и отчеты в Kaiten.

Kaiten автоматически собирает множество данных об эффективности команды, помогает выявлять «узкие места» и проблемы.

Эти метрики помогут не только следить за сроками разработки проектной концепции, но и провести продуктивную ретроспективу в конце спринта. Вы увидите, какие блоки дались команде легко, а где возникли сложности. Это можно будет учесть при подготовке следующих проектов.

Хорошая концепция экономит десятки часов на обсуждениях, снимает лишние вопросы и помогает всем двигаться в одном направлении. Даже если вы запускаете проект внутри одной команды, сформулированная концепция — это шаг к прозрачности и управляемости. А если речь о корпорации с десятками участников — без нее не обойтись.

👉 А вы создаете концепции перед стартом проектов? Напишите в комментариях — будет интересно сравнить подходы.