Формулы в Excel и Google Таблицах: инструкция для новичков
Самые простые функции, которые пригодятся каждому.
Формулы в Excel и Google Таблицах начинаются со знака равенства и могут содержать числа, ссылки на ячейки, функции и операторы. С их помощью можно подтянуть данные из разных частей таблиц, найти закономерности и упростить вычисления.
Подборка формул, особенности их применения и главные различия двух сервисов — в этом тексте.
Как создать простую формулу в Excel
Формулы для Excel можно вводить вручную или использовать встроенные инструменты.
Чтобы создать простую формулу нужно:
- Кликнуть на пустую ячейку, где должен отобразиться результат расчёта.
- Поставить знак «=». С него начинается любая формула в Excel. Иначе система будет считывать написанное как текст.
- Вставить в формулу данные и операторы — они задают действия и тип вычисления внутри формулы.
- Нажать Enter.
В формуле могут используются ссылки на ячейки, в которых содержатся нужные данные. Например, так удастся суммировать ячейки. Для этого нужно:
- В пустой графе, где должен отобразиться результат расчёта, поставить знак «=».
- Кликнуть на нужную ячейку с данными и поставить знак — оператор. В нашем случае — «+».
- Выбрать вторую ячейку с данными. В формуле может быть разное количество ячеек — всё зависит от того, какие именно действия необходимо выполнить. Между названиями ячеек (A1, B2, C7) обязательно должны стоять знаки: сложение, умножение, вычитание или деление (в формулу оно вводится под знаком «/»).
- Нажать Enter.
Также можно использовать операторы:
- «^» — возведёт число в степень.
- «&» — объединить значения данных из разных ячеек в одну.
- «:» — задаст диапазон, с какой и по какую ячейку, использовать для расчёта.
Какие есть готовые формулы в Excel и как их использовать
В Excel есть готовые базовые формулы для расчётов. Они помогут найти среднее значение, сравнить и объединить данные, вычислить максимальные и минимальные значения, проверить расчёты.
Список можно найти в меню под символом «fx». В открывшемся окне появится список формул и поисковая строка, а также графа с категориями — недавно использованные формулы, финансовые, математические и прочие. Чтобы вставить формулу, выберите её из списка.
Для начинающих в работе пригодятся основные формулы:
- МАКС. Находит максимальное значение среди аргументов из заданного диапазона ячеек.
- МИН. Работает также, но определяет наименьшее значение среди выбранных аргументов.
- СРЗНАЧ. Определяет среднее арифметическое из выбранного диапазона значений.
- СЦЕПИТЬ. Объединяет данные из нескольких ячеек в одну. Каждую ячейку нужно указывать отдельно — сразу выделить диапазон не получится. Каждое значение нужно ставить через «;» и пробел. Вот так: =СЦЕПИТЬ(D10; ; B6; ; F12; ; A4). В Excel есть формула с похожим названием — СЦЕП. Она также объединяет данные из разных ячеек, но работает только с текстом.
- СУММ. Формула суммирует ячейки.
КОРРЕЛ. Подсчитывает статистическую взаимосвязь между разными данными.
ЕСЛИ. Проверяет, выполняется ли заданное пользователем условие, и в зависимости от результата отображает одно из двух указанных значений — «ИСТИНА» или «ЛОЖЬ».
СУММЕСЛИ. Суммирует не все значения заданного диапазона, а только те, которые соответствуют конкретном критерию.
ВПР. Находит данные в одной таблице и переносит их в другую. Обе таблицы должны находиться в одном файле, но на разных листах.
ПОИСКПОЗ. Помогает найти конкретный элемент в указанном диапазоне ячеек.
Если нужно найти значение среди нескольких отдельных ячеек (то есть они не образуют диапазон), то в формуле их нужно указать через «;». Например, так: =СРЗНАЧ(A20;B16;D18;F6).
Формулы работают по принципу:
- Нужно выбрать ячейку, где отобразится результат.
- Нажать на «Вставку функции» — значок «fx» рядом со строкой, куда вводятся аргументы. Выбрать нужную формулу. В нижней части окна высветится её описание, кнопки «Далее» и «Вставить с предварительным просмотром». Первый вариант позволит сразу перейти к введению аргументов, второй даст более подробную справку об использовании формулы.
- Если нажать на «Далее», то высветится окно для ввода аргументов — это будут строки «Число 1», «Число 2» (их можно добавлять). Чтобы ввести данные, нужно нажать на строку для ввода аргументов, а после выбрать ячейку с данными.
- Заполнить все строки с аргументами и нажать «Вставить».
Существует и другой вариант прописать формулу. Можно поставить в ячейке знак «=» и указать название функции: например, СУММ или СРЗНАЧ. А затем указать в скобках диапазон ячеек и другие аргументы.
Синтаксис может отличаться в зависимости от типа формулы (финансовые, математические, текстовые) и задач, которые она решает. Например, в формуле =СУММЕСЛИ нужно указать следующие аргументы:
- Диапазон. Ячейки, которые формула будет проверять на соответствие критериям.
- Критерий. То значение, которое формула должна найти в заданном диапазоне. Его нужно заключать в «”», иначе формула выдаст ошибку. К примеру, критерий «Товар A».
- Диапазон суммирования. Ячейки, данные в которых будут складываться, если они соответствуют заданному условию.
Google Таблицы как альтернатива Excel
Google Таблицы — бесплатный онлайн-инструмент для работы с данными, визуально похожий на Excel. Функций меньше, но для новичков будет достаточно: Google Таблицы делают всё то же, что было описано выше для Excel.
В самом верху списка – часто используемые функция СРЗНАЧ, СУММ, ЕСЛИ, МАКС, МИН, СЧЁТ. Можно выбрать нужную формулу из категории, среди них: логические, математические, финансовые, текстовые.
Формулу также можно написать, поставив «=» в нужной ячейке и введя название функции. Есть встроенные подсказки: в зависимости от данных, инструмент может предложить функцию и диапазон для неё.
Итог: чем отличаются Excel и Google Таблицы и что выбрать новичку
Для новичков подойдёт любой из вариантов.
Оба сервиса работают с формулами, которые позволяют производить математические и логические операции с данными. Excel обладает большим количеством функций, и потому подходит для более сложных задач.
Основные различия между Google Таблицами и Excel:
- Формат. Google Таблицы работают только в онлайн, а все файлы сохраняются в облаке Google Drive. У Excel есть разные варианты: как браузерная онлайн-версия, так и офлайн.
- Совместный доступ к файлу. В Google Таблицах редактировать документ и оставлять комментарии могут несколько пользователей одновременно. В Excel каждому участнику потребуется внести и сохранить изменения в своём файле, а затем синхронизировать разные версии, чтобы получить общий документ.
- Стоимость. Google Таблицы — бесплатный онлайн-сервис. Расширенные возможности для компаний доступны подписке Google Workspace. Excel входит в пакет Office 365 и за него нужно платить ежемесячно. Бесплатная веб-версия Excel также существует, но возможностей в ней меньше.