Когда ERP-система начинает тормозить бизнес
Как все начинается
Если компания использует ERP-систему в течение длительного времени, её эффективность постепенно снижается, и неизбежно возникают проблемы. Речь не всегда идёт о сбоях в работе системы — чаще это незаметные неэффективные процессы, которые негативно влияют на доходы и рост бизнеса.
Основная причина, по которой ERP-системы нуждаются в периодической оценке, проста: бизнес развивается, а система не успевает за ним. Меняются внутренние процессы, текучка кадров создаёт пробелы в знаниях, а пользователи находят обходные пути, которых не было в изначальном плане внедрения.
Сталкиваясь с проблемами в ERP, многие компании сразу решают, что нужно полностью заменить систему. Хотя иногда это действительно необходимо, комплексный аудит чаще показывает, что оптимизация существующей системы — более выгодное решение.
Проблемы ERP, снижающие эффективность бизнеса
Без системной оценки обычно возникают следующие сложности:
- Пробелы в передаче знаний
При смене сотрудников уходящий работник обучает нового, но такой неформальный процесс неизбежно оставляет пробелы. В результате теряются важные знания о работе системы. - Несоответствие процессов и системы
Бизнес-процессы со временем меняются, но если конфигурация ERP не обновляется, цифровые и реальные операции расходятся, создавая проблемы во всей экосистеме компании. - Недоиспользование возможностей
Многие компании продолжают вести ключевые операции в Excel, просто потому что не знают, что их ERP-система может делать то же самое — и эффективнее. Это приводит к проблемам с отслеживаемостью и повышает риск ошибок. - Ручные обходные решения
Пользователи создают собственные «упрощённые» методы работы, которые кажутся удобными им, но создают проблемы для других отделов. - Упущенные возможности интеграции
Без регулярного аудита компании пропускают шансы интегрировать ERP с другими системами, из-за чего сотрудникам приходится дублировать данные вручную.
Преимущества комплексного аудита ERP
Эффективный аудит включает анализ как бизнес-процессов, так и конфигурации системы.
- Анализ бизнес-процессов
Оценивается движение материалов, информации и workflow в компании. Цель — выявить дублирующиеся этапы и оптимизировать процессы с учётом ограничений бизнеса. - Анализ системы
Проверяется конфигурация ERP, взаимодействие модулей и возможности интеграции с другими системами. Например, подключение служб доставки может исключить двойной ввод данных и сразу повысить эффективность.
Такой комплексный подход гарантирует, что и процессы, и цифровые инструменты работают согласованно, а не мешают друг другу.
Когда нужен аудит ERP?
Хотя строгого графика нет, оценку системы стоит провести в следующих случаях:
- Временной фактор
Если система работает около пяти лет без серьёзного анализа, скорее всего, ей нужен аудит. - Изменения в бизнесе
Реорганизация, слияния или смена бизнес-модели — идеальный момент для пересмотра ERP. - Снижение эффективности
Если система кажется менее полезной, а сотрудники всё чаще используют Excel и обходные пути — пора проводить проверку. - Пробелы в обучении
Если многие сотрудники никогда не проходили официальное обучение, даже базовые тренинги могут значительно улучшить работу.
Этапы аудита ERP
Глубокий анализ обычно включает:
Наблюдение и обсуждение — изучение реального использования системы и обсуждение проблем с пользователями.
Воркшопы — вовлечение сотрудников в анализ процессов, определение зон ответственности за актуальность данных.
Картирование процессов — документирование workflow для поиска точек оптимизации.
Оценка обучения — выявление пробелов в знаниях и разработка программ обучения.
Внедрение изменений — корректировка процессов и конфигурации системы.
Главная цель — не просто повысить эффективность, но и помочь сотрудникам понять важность своих действий. Если человек знает, что ошибка в данных повлияет на складской учёт и отчётность, он будет внимательнее.
К чему все это
Хотя некоторые компании сразу рассматривают замену ERP, часто проблема не в системе, а в неверной настройке, несоответствии процессов или недостатке обучения. Правильный аудит помогает максимально использовать текущие инвестиции в ERP, адаптируя систему под меняющиеся нужды бизнеса с минимальными затратами. Для большинства организаций это оптимальный способ решить проблемы и обеспечить бесперебойную работу.
Экспертные мнения, новости и тренды в части корпоративных информационных систем в телеграм-канале.