10 бесплатных систем управления проектами: краткий обзор

Я работаю в команде YouGile и постоянно изучаю/тестирую/пробую на вкус другие системы управления проектами.

Заметила одну интересную вещь: некоторые системы охотно позволяют пользоваться ими бесплатно. А некоторые – только делают вид, что у них есть бесплатная версия (а на самом деле урезают все «жизненно важные» функции).

Делюсь обзором 10 бесплатных систем управления проектами. Рассказываю, что в них действительно можно делать бесплатно, а что – только на платном тарифе.

10 бесплатных систем управления

В обзоре я расположила системы по порядку – от «самых бесплатных» до тех, у которых бесплатная версия исключительно ознакомительная.

1. YouGile

«Настоящая» бесплатная версия (облачная). Если пользователей до 10 человек – то можно все, что угодно, и полностью бесплатно. Функционал не урезается. Можно работать всем отделом. Доступно общение в чатах, обмен файлами без ограничений по весу, создание любого числа проектов, досок, задач; настройка прав, шаринг досок и личный планировщик задач.

Что реально можно делать бесплатно:

  • Создать любое число проектов, досок, задач и подзадач.
  • Выстроить структуру компании: отделы, руководители, исполнители.
  • Настроить права доступа так, чтобы было легко работать с фрилансерами, подрядчиками, клиентами.
  • Поделиться доской по ссылке с любым человеком, кого нет в системе, и дать ему возможность оставлять комментарии.
  • Сортировать задачи в личном планировщике, выводить отдельно свои, отдельно чужие.
  • Общаться в чатах задач, как в мессенджерах, обмениваться файлами, цитировать коллег и ставить смайлики, если не хватает слов.
  • Смотреть разные отчеты и сводки.
  • Украшать и дополнять свои доски, как вам нравится – фоны, стикеры, таймеры, секундомеры, дедлайны, чек-листы.

Что доступно только за деньги:

  • Пользоваться системой в командах больше 10-ти человек.
  • Установить себе коробочную версию.

2. Trello

Тоже «настоящая» бесплатная версия. Без лимитов по времени и числу пользователей. Правда, 2 года назад, когда Atlassian купили Trello, начали добавлять ограничения. Ограничено количество досок – до 10 штук. Ограничены некоторые функции: не настроить права доступа, не отсортировать карточки, не экспортировать данные, не использовать больше 1 расширения для 1 доски. Однако работать можно, особенно в маленьких командах 10-15 человек. Главное – экономить место в файлообменнике и не создавать лишних досок, а для общения неплохо бы сделать интеграцию со Slack.

Что реально можно делать бесплатно:

  • Делать проекты, доски, задачи, карточки, списки – все, что пожелаете. Только не более 10 открытых досок.
  • Обмениваться файлами, не превышая ограничение в 10 МБ.
  • Использовать систему для себя: составлять списки дел на день, на неделю и так далее.
  • Вести планирование по задачам в маленькой команде.

Что доступно только за деньги:

  • Более 10 открытых досок.
  • Более 1 расширения на доску (календарь, голосование, карта, копирование карточек).
  • Загрузка «тяжелых» файлов.
  • Настройка прав доступа (например, ограничение прав пользователя в рамках доски при работе с фрилансерами, подрядчиками).
  • Группировка досок в коллекции (иначе, если досок много, в системе очень скоро будет бардак).
  • Классификация задач.
  • Шаблоны досок.
  • Экспорт данных.
  • Собственные фоны для досок и стикеры.

3. Bitrix24

Почти «настоящая» бесплатная версия. Ограничений по числу пользователей нет. Доступных функций хватит для работы по проектам. А вот если вы хотите использовать все возможности Bitrix24 – бизнес-процессы, сквозная аналитика, интеграция с 1С и почтой, воронки продаж – тогда точно придется платить.

Что реально можно делать бесплатно:

  • Объединить сколько угодно сотрудников в едином рабочем пространстве.
  • Общаться в чатах или живой ленте, звонить по аудио и видео связи, передавать друг другу файлы.
  • Создавать проекты, задачи, группы.
  • Получать отчеты.
  • Хранить до 5 ГБ файлов в облаке.
  • Редактировать документы в совместном доступе прямо в системе.
  • Добавить интеграцию с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.

Что доступно только за деньги:

  • Все хоть сколько-нибудь сложные бизнес-процессы, например, согласование договоров.
  • Сквозная аналитика.
  • IP-телефония.
  • Создание воронок продаж.
  • Настройка прав доступа для пользователей.
  • Интеграция CRM с 1C.
  • Интеграция с почтой, свой конструктор email-рассылок.
  • Регулярные задачи, шаблоны проектов, учет рабочего времени.

4. Pyrus

«Настоящая» бесплатная версия для всех, кроме тех, на кого система собственно и рассчитана. А именно – на компании, которые хотят вести в системе работу с документами и автоматизировать ее. Есть серьезные ограничения – лимит на 100 задач по готовым формам. Свободного места на диске – всего 1 ГБ. «Обычным» же пользователям, которым нужны только доски и задачи, бесплатная версия подойдет.

Что реально можно делать бесплатно:

  • Работать в командах любого размера, создавать сколько угодно простых задач.
  • Использовать все возможности для работы с задачами: сортировка, связь задач, постановка задачи на контроль, напоминания, регулярные задачи, отложенные задачи.
  • Пользоваться личным планировщиком, выводить «задачи от меня» и «задачи для меня».
  • Обмениваться файлами, не выходя за лимиты 1 ГБ свободного места.
  • Автоматизировать работу с документами: согласование договоров, оформление заявок и т.д.
  • Выстраивать структуру компании с отделами, настраивать права доступа.
  • Вести учет времени, которое тратит каждый сотрудник на все задачи за указанный период времени.
  • Смотреть детальные отчеты и аналитику.
  • Интегрировать систему с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive и с любой CRM.

Что доступно только за деньги:

  • Готовые формы для создания задач и построения бизнес-процессов. Бесплатно доступно до 100 штук, остальное – за деньги.
  • В 100 раз больше места на диске – 100 ГБ вместо 1 ГБ.
  • Функция резервного копирования.

5. Jira

В бесплатной версии Jira могут работать маленькие команды – до 10 человек. В целом я бы отнесла ее к «настоящим», хотя ограничения конечно есть – всего 2 ГБ места, отсутствие расширенных прав доступа и «гостевого» доступа.

Что реально можно делать бесплатно:

  • Создавать проекты, доски, задачи, спринты, планировать работу.
  • Использовать бизнес-шаблоны для проектов, например, шаблоны для отдела маркетинга, для финансового отдела, для юридического, а также есть универсальные шаблоны.
  • Обмениваться файлами.
  • Расставлять приоритеты, назначать дедлайны, контролировать работу над проектом.
  • Обсуждать работу с командой.
  • Смотреть детальные отчеты и сводки, оценивать, как загружен каждый сотрудник.

Что доступно только за деньги:

  • Больше 10 пользователей.
  • Более 2 ГБ свободного места.
  • Настроить расширенные права доступа, ограничить доступ фрилансеров и подрядчиков к задачам и проектам.
  • Иметь анонимный доступ, то есть смотреть и создавать задачи, не заходя в систему. Также удобно для работы с подрядчиками.
  • Вести журнал событий.

6. ClickUp

Сначала я поверила, что система дает мне «настоящую» бесплатную версию – ведь нет ограничений на число пользователей и задач. Но когда я начала ее исследовать – обнаружила множество лимитов: на настройку прав доступа, на отчеты, на интеграции. А самое обидное – лимит на 100 действий по целому ряду функций. То есть надо «экономить» свои действия. Так что нет, бесплатная версия «нечестная», чисто ознакомительная.

Что реально можно делать бесплатно:

  • Создавать любое количество досок, задач и списков, приглашать в систему сколько угодно людей.
  • Пользоваться блокнотами, календарем, заметками, напоминаниями.
  • Вести планирование работы, создавать спринты, анализировать производительность спринтов.
  • Оценивать, сколько времени ушло на каждую задачу.
  • Сортировать карточки по тегам, помечать их разными статусами.

Что доступно только за деньги:

  • Более 100 МБ свободного места.
  • Настройка прав доступа.
  • Доступ к проектам для «гостей», подрядчиков, фрилансеров, заказчиков, наблюдателей.
  • Отчеты и готовые формы.
  • Интеграции с хранилищами: Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими.
  • Более 100 действий по ряду функций (диаграммы Гантта, mind-map, настройка полей в карточках, dashboard, timeline и т.д.)

7. Wrike

Эту бесплатную версию отношу к «ненастоящим». Она допускает только 5 пользователей и ставит очень много ограничений. Нельзя настраивать права доступа, нельзя визуализировать процессы, нельзя оценить загрузку сотрудников. Бесплатная версия – только для ознакомления, а для полноценной работы придется платить.

Что реально можно делать бесплатно:

  • Ставить задачи на доски в проектах или в личном планировщике.
  • Сортировать задачи по приоритетам, статусам, датам.
  • Хранить в системе файлы (дается 2 ГБ места), редактировать документы в режиме онлайн.
  • Вести общение в ленте событий.
  • Интегрировать систему с Google Диск, Dropbox, Box, MSFT Office 365 и OneDrive.

Что доступно только за деньги:

  • Любые отчеты – только в платной версии.
  • Графики и диаграмма Гантта – только в платной версии.
  • Смотреть индекс эффективности, вести учет рабочего времени и оценивать загрузку сотрудников – тоже только за деньги.
  • Настраивать права доступа, приглашать в систему «гостей».
  • Группировать сотрудников по отделам или командам.
  • Пользоваться календарем.

8. Asana

Относим эту бесплатную версию к «ненастоящим». Хотя она и разрешает присутствие 15 пользователей, ее функционал очень ограничен. Нет отчетов, нет Timeline, нельзя следить за сроками и контролировать выполнение задач. Чисто ознакомительная версия, и то, на бесплатном тарифе мне было трудно даже просто протестировать ее.

Что реально можно делать бесплатно:

  • Завести любое число проектов на основе готовых шаблонов.
  • Создать доски, расставить задачи, присвоить им уникальные цветные теги.
  • Вести общение в карточках и в ленте новостей.
  • Работать в личном планировщике – сортировать задачи, делать приватные задачи.

Что доступно только за деньги:

  • Просмотр отчетов.
  • Контроль сроков.
  • Контроль выполнения задачи, просмотр незавершенных.
  • Возможность следить за обновлениями в задачах.
  • Работа с формами.
  • Визуализация рабочих процессов.
  • Работа с чужими задачами.

9. Worksection

По сути, бесплатной версии нет, она предлагается только для «галочки», для ознакомления с системой. В ней можно завести всего лишь 2 активных проекта, пригласить до 5 человек и занять до 100 МБ места на диске.

Что реально можно делать бесплатно:

  • Изучить систему изнутри, посмотреть, что и как в ней устроено.
  • Создать 2 проекта.
  • Пригласить 5 пользователей.
  • Пожалуй, все. Бесплатная версия «нечестная».

Что доступно только за деньги:

  • Полноценная работа: более 2 проектов, задачи и подзадачи, сроки, приоритеты, статусы и метки.
  • Общение в групповых чатах.
  • Визуализация данных при помощи диаграммы Гантта.
  • Настройка прав доступа.
  • Тайм-трекер, учет времени, контроль затрат времени и бюджета.
  • Отчеты.

10. ToDoist

Бесплатная версия определенно «ненастоящая»: есть лимит на задачи (не более 150 штук), лимит на проекты (до 80 штук), лимит на пользователей (до 5 человек). Но, самое печальное – нельзя писать комментарии и загружать файлы.

Что реально можно делать бесплатно:

  • Создать 80 проектов и разместить 150 задач.
  • Заглянуть внутрь системы и посмотреть, как она устроена, нравится ли она вам.

Что доступно только за деньги:

  • Любое число пользователей и проектов.
  • Любое число задач.
  • Готовые шаблоны проектов.
  • Ленты событий и комментарии.
  • Система напоминаний.
  • Возможность обмениваться файлами.
  • Настройка прав доступа для админа и для участника.
  • Классификация задач по меткам.
  • Удобные фильтры.
  • Видео и аудио проигрыватель внутри системы.
  • Интеграция с почтой, превращение писем из ящика Gmail – в задачи.

Итак, бесплатные версии есть почти у всех систем управления, но не все они – настоящие. Для полноценного бесплатного использования в личных целях (или в маленьких командах) я бы предложила YouGile, Trello, Bitrix24 или Pyrus.

{ "author_name": "Екатерина Северная", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 25, "likes": 17, "favorites": 115, "is_advertisement": false, "subsite_label": "services", "id": 234868, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 16 Apr 2021 16:00:32 +0300", "is_special": false }
0
25 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
1

Екатерина, подскажите, пожалуйста, в yougile есть такой функционал:
-  Диаграмма Ганта?
-  Учет ресурсов по проектам (например по каждой задаче ставится стоимость или планируемые трудозатраты в часах и они суммируются для проекта по всем задачам проекта)?
-  Настройка статусов проектов и задач?
-  Возможность посчитать бюджет проекта?
-  Возможность зафиксировать фактические трудозатраты по задачам проекта с подсчетом общих затрат на проект?
Спасибо.

Ответить
1

Диаграмма Гантта есть. Затраченное время на задачу можно посчитать при помощи секундомера и вывести затем в отчет. Статусы задач - задачи можно пометить как выполненные или заархивировать, можно добавить в "избранное", можно разделить в личном планировщике "мои задачи" и "чужие задачи". 

Ответить
0

Спасибо. Получается что есть только фактический учет "времени" и контроль результата через отчет.
А запланировать трудозатраты не получится?

Ответить
0

Можно, есть стикер "Тайм-трекинг", в нем можно указывать плановое количество часов, фактическое количество часов, и выводить в отчет оба этих параметра, сравнивать их. 

Ответить
0

Поставьте себе openproject, пользуюсь сам.

Ответить
0

Прошу прощения за офтоп, а где учёт времени и ресурсов лучше всего реализован?

Ответить
1

Notion не вариант? 

Ответить
0

Вариант, неплохая альтернатива Trello, но лично для меня он скучноватый в плане визуала. 

Ответить
0

Имхо, Notion – самый гибкий в плане визуальной работы менеджер для совместной работы.
Подскажите, пожалуйста, что значит "скучноватый" для вас?

Ответить
0

Да мне банально дизайн интерфейсов не нравится. Субъективно)

Ответить
1

ПланФикс

Ответить
0

Увы, на бесплатном тарифе практически ничего не получится настроить и максимальное количество "сотрудников" 5.
Ограничения: 10 проектов, 3 фильтра задач, 10 планировщиков (без возможности работы с планировщиком Расписание), без Диаграммы Ганта, без доступа контактов в ПФ, только 1 рабочая группа.
Я не очень понимаю тот "бизнес" которые не готов заплатить условно 500-700 руб. в месяц на сотрудника (например тариф Бизнес с большим количеством возможностями настройки при помесячной оплате это 4,4 Евро без НДС, если за год платить то дешевле) чтобы получить вполне приличные возможности работы в системе управления проектами и задачами.

Ответить
1

Справедливости ради, в Slack есть эпп Trello

Ответить
1

Пользуюсь юджайлом уже второй год, закрыл 99% потребностей. Чаты избыточны (для нас), но остальное реально удобно

Ответить
0

Здорово! А какой 1% остался незакрытым? (просто для общего понимания)

Ответить
0

С каких пор в битриксе нет ограничения на пользователей? 

Ответить
0

Если быть точным, с марта 2020 года, с начала пандемии. Ранее было ограничение - до 12 пользователей. 

Ответить
0

Учитывая ограничение по пользователям на первом платном тарифе в 2 пользователя, чувствуется что это "неограниченное" количество пользователей аукнется всем кто набежал и "акция" закроется и появится кнопка оплатить с предложением равного тарифа по пользователям. 

Ответить
0

Мне кажется, это осознанное решение Битрикса: пиариться и привлекать новых людей за счет бесплатной версии, а зарабатывать на компаниях, которым нужно вести в системе сложные бизнес-процессы. На бесплатном тарифе все-таки далеко не уедешь, есть много ограничений, и потому он подходит только маленьким командам для простых задач. 

Ответить
1

А у YouGile например решение противоположное: сделать ограничение до 10-ти пользователей, зато оставить им 100% всех функций. 

Ответить
0

- TickTick 
- Wunderlist
- Things
- GitHub Issues отлично можно использовать

Ответить
0

Делай день. А интеграция с Jira, confluence возможна? Иначе переезд на новый инструментарий всегда болезненный.

Ответить
0

любой сервис все равно допиливать нужно за деньги под себя, иначе все равно будут какие-то неудобства или лишние функции, которые будут мешать

Ответить

Комментарии

null