Электронный документооборот: ответы на 11 вопросов, которые мешают перейти на ЭДО

Бумага дорожает, заправка картриджей тоже, логистика меняется — переход на ЭДО становится необходимостью. Но есть страхи, из-за которых электронный документооборот кажется небезопасным, дорогим и сложным. В этой статье мы рассмотрим главные из них:

1. Электронные документы не признаются в суде

2. Если придёт проверяющий из налоговой, всё равно придётся распечатывать все документы

3. Если сломается компьютер, то все документы могут исчезнуть

4. Чтобы пользоваться ЭДО, нужны подписи для каждого сотрудника — это дороже, чем пользоваться бумажным документооборотом

5. Кто-то может удалить все документы или перехватить те, что я отправляю

6. Документ подпишет кто-то, кто не имеет права подписи

7. Можно случайно отправить документ непонятно кому

8. ЭДО сложно внедрить

9. Если контрагент пользуется бумажным документооборотом, то нет смысла в ЭДО

10. Если у контрагента другой оператор ЭДО, то отправить документ не получится

11. Можно случайно подписать и отправить документ с ошибкой

Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП) приравниваются к бумажным документам, которые подписаны собственноручно. Аналогично и с документами, которые должны быть заверены печатью, — электронный документ, подписанный КЭП приравнивается к документу, заверенному печатью (63-ФЗ «Об электронной подписи» ст 6, пункты 1, 3).

Счета-фактуры будут считаться юридически значимыми, если соблюдать 3 условия:

• счёт-фактура был выставлен или получен через оператора ЭДО, включённого в сеть доверия ФНС. Регламент выставления (получения) утверждён приказом Минфина РФ от 05.02.2021 № 14н;
• формат электронного счёта-фактуры полностью соответствует требованиям приказа от 19.12.2018г. №ММВ-7-15/820@ ФНС России;
• счет-фактура подписан электронной подписью, которая выдана ФНС, Доверенным лицом УЦ ФНС илиудостоверяющими центрами, признанными ФНС.

Также электронный счёт-фактуру можно выставлять во всех случаях, когда стороны согласны на обмен электронными счетами-фактурами, и у них есть для этого совместимые технические средства, если иное не предусмотреност. 169 НК РФ (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Нет. При налоговой проверке вы имеете право не распечатывать документы. Для этого вам нужно предоставить проверяющему доступ к электронным документам.

По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица (п. п. 2.47, 5.14 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).

Нет, документы хранятся на сервере оператора ЭДО. Так что если с компьютером что-то случится, вы просто зайдёте в ваш аккаунт с другого компьютера и получите доступ ко всем вашим документам.

Кратко: нет, ЭДО минимум в 5,8 раз дешевле, чем бумажный документооборот.

Подробнее: большинству наших клиентов — это малый и средний бизнес — нужны одна или две подписи: для руководителя и бухгалтера. При этом подпись на руководителя выпускается в ФНС бесплатно.

Новая КЭП на сотрудника стоит 2200 рублей, а продление каждые 15 месяцев —1000 рублей. Но при покупке аккаунта в СБИС одна электронная подпись на сотрудника входит в стоимость. Нужно будет оплатить только её выпуск 1200 рублей единоразово и можно пользоваться.

Для сравнения стоимости бумажного и электронного документооборота я взяла количество исходящих писем по одному из наших направлений — ИЦ КонсультантПлюс Самара.

Всего 744 исходящих письма в год.

Примерно треть отправляется как простое письмо — 30 руб./письмо

Треть как заказные — 50 руб./письмо

И треть с описью и уведомлением — 100 руб./письмо

Получается 44 640 рублей в год только на почтовые расходы (744/3 * 30) + (744/3 * 50) + (744/3 * 100)

Без учёта стоимости бумаги, картриджей и обслуживания принтеров, потому что цены нестабильные. Без учёта зарплаты сотрудника, который запечатывает конверты, стоит в очереди на почте, потому что этот показатель варьируется в разных компаниях.

Сколько будет стоить отправка 744 писем в СБИС:

• аккаунт — 500 рублей
• пакет из 1 200 отправлений по ЭДО — 6 000 руб./год
• сюда же добавим выпуск электронной подписи на сотрудника — 1200 рублей. Если вы продлеваете аккаунт СБИС, то продление подписи бесплатно.

Первый год работы с ЭДО — 7 700 руб.

Продление — 6 500 руб./год.

Получается, ЭДО минимум в 5,8 раз дешевле, чем бумажный документооборот (44 640/7700)

СБИС берёт на себя обязанность обеспечить конфиденциальность информации. Для этого используется несколько уровней защиты.

• Войти в ваш аккаунт можно по ключу электронной подписи или по логину и паролю. Если вы не будете их никому передавать, ваши документы в безопасности. Также можно настроить смс-подтверждение — вы получите сообщение, если кто-то попытается зайти в ваш аккаунт. И настроить ограничение доступа по IP-адресам — в систему не смогут зайти с другого IP-адреса.

• Все документы, которые вы отправляете в СБИС, проходят по защищённым каналам HTTPS, а шифрование организовано на базе SSL-сертификата Sectigo.
  
  

  Протокол HTTPS работает по принципу обмена ключами шифрования. То есть прежде чем ответить на запрос от браузера, сервер предъявляет ключ — SSL-certificate. Браузер проверяет подлинность ключа в Центре сертификации. Если ключ «подошёл», браузер и сервер доверяют друг другу и договариваются о разовом шифре. Так происходит каждый раз при обмене данными.

• Те документы, которые хранятся на сервере СБИС, зашифрованы с помощью программно-аппаратного комплекса КриптоПро. Даже если кто-то доберётся до них, то не сможет расшифровать без ключа расшифровки.

• Физически центр обработки данных, где находятся сервера, находится под круглосуточной охраной с внешним и внутренним видеонаблюдением.

Все эти меры делают невозможным доступ к вашим документам для третьих лиц.

Чтобы этого избежать, вы можете:

• настроить систему ЭДО так, чтобы письма с определённым содержимым отправлялись в нужные отделы. Например, счета в бухгалтерию, договоры — менеджерам.
• настроить права доступа для ваших сотрудников. Например, можно предоставить доступ только в определённые разделы СБИС. А также дать возможность просматривать документы раздела без возможности их утвердить, отклонить или редактировать.

При отправке документа вы выбираете получателя — по ИНН или по названию организации. Если вдруг ошиблись с адресатом, то нужно аннулировать документ. После аннулирования с документом уже нельзя ничего сделать.

Если у вас небольшой документооборот — меньше 30–50 исходящих писем в месяц, то вам подойдёт тариф в облаке.

Вам нужно только зарегистрироваться в СБИС и оплатить подходящий тариф ЭДО — всё, вы можете отправлять и получать электронные документы.

Если же у вас больше 50 исходящих в месяц, то, возможно, вам будет удобнее интегрировать СБИС с 1С. Если 1С без доработок, то интеграция занимает 15–20 минут. Можно сделать это самостоятельно — все инструкции в свободном доступе, или обратиться к нам. В 1С появится новое окно, в котором можно работать со всеми исходящими и входящими сообщениями, не переходя в СБИС.

Если вы хотите сэкономить и перейти на ЭДО, но большинство ваших контрагентов предпочитают бумажный документооборот, то можно подключить услугу SignedOnPage (ЭДО без оператора).

Она позволяет отправлять на e-mail защищённую ссылку на документ. Клиент получает письмо, переходит по ссылке и подписывает документы своей электронной подписью. В этот момент для него автоматически активируется личный кабинет и открывается раздел «Документы/Входящие». Для контрагента этот аккаунт бесплатный, он может подписывать входящие, но отправлять исходящие не может.

Вы можете как отправить, так и получить документ от контрагента, если у вас разные операторы ЭДО. Просто понадобится подключить роуминг — промежуточное звено между разными операторами при электронном документообороте.

Неважно, какой оператор ЭДО у вашего контрагента — вместе с отправкой документов система автоматически предложит отправить приглашение к обмену документами. Когда контрагент примет приглашение, сможет просмотреть и подписать документы.

Получение писем в роуминге бесплатно, отправка идёт по тому тарифу, который у вас подключён.

Такая ситуация возможна не только при электронном документообороте. Вы точно так же можете не заметить ошибку, распечатать документ, подписать и отправить по почте.

В этой ситуации вам придётся связаться с контрагентом, сообщить об ошибке, снова распечатать, подписать и отправить по почте уже исправленный вариант.

При электронном документообороте вы просто отправляете запрос на аннулирование документа. Контрагент мгновенно видит его, подтверждает и получает исправленный вариант. Без временных затрат, без оплаты бумаги и стоимости отправки почтой.

В СБИС есть возможность редактирования даже подписанных документов, если документ не защищён от изменений. Тогда потребуется пересогласование — контрагент увидит новую редакцию, а также историю изменений на вкладке «Лента».

Если у вас остались вопросы по работе с ЭДО - пишите в нашу группу ВК. Там мы делимся секретами работы с ПО: 1С, СБИС, коды ОФД.

#электронныйдокументооборот #ЭДО #СБИС