В этой статье мы пообщаемся с Александрой Бордачевой, IT специалистом из компании АртАйТи, у которой не получилось продлить подписку зарубежного облачного сервиса по управлению проектами, а так же Андреем Решетовым, DevOps инженером компании RedmineUP, ответственным за миграцию данных. Таким образом, мы рассмотрим пример импортозамещения системы управления проектами и составим план миграции, который может оказаться полезным для тех, кто примет решение перейти на Redmine.
Вот и схлынул первый поток обращений по миграции на Open Source Redmine. Можно выдохнуть и поразмышлять, как же именно стоит организовывать и осуществлять переход на отечественное ПО.
Тем не менее, стоит отметить, что до последнего времени, в основном, поступали запросы лишь от небольших компаний, а сейчас, когда власти неоднозначно дают понять, что не стоит затягивать с миграцией, начнется переход крупных компаний, которые решили переждать и протянуть на Jira, Asana, Wrike и тому подобных зарубежных сервисах.
Компании с пропиской в РФ столкнулись с тем что не могут далее использовать западные сервисы для организации работы: JIRA, Asana, Wrike, Monday. В этой ситуации часть компаний переезжают на Российские платформы/сервисы или делают ставку на open source.
Redmine — самая популярная open source система управления проектами
Redmine — это открытое серверное веб-приложение для управления проектами и задачами (в том числе для отслеживания ошибок) . Redmine написан на Ruby и представляет собой приложение на основе широко известного веб-фреймворка Ruby on Rails. Распространяется согласно GNU General Public License.
Будучи проектом с открытым исходным кодом, Redmine не является «собственностью» какой-либо компании. Вместо этого он находится в свободном доступе и обновляется сообществом добровольцев.
Если вы не знакомы с проектами с открытым исходным кодом, такая система может показаться немного пугающей. Почему стоит выбрать продукт от сообщества разработчиков, а не крупную компанию?
Во-первых, сообщество Redmine буквально одержимо безопасностью и исправлением ошибок. Вместо того, чтобы гнаться за возможностями или брать на себя технический долг, чтобы принести больший доход акционерам, решения по продуктам Redmine принимаются реальными пользователями, а не руководителями. Это означает, что они больше сосредоточены на стабильности и простоте использования, чем на росте любой ценой.
Как это выглядит на практике?
Команды выбирают Redmine, потому что он прост в использовании, имеет интуитивно понятный интерфейс и предлагает достаточно настроек и гибкости для работы с любым проектом без перегруженности опциями (как в Jira).
Redmine также бесплатен в использовании. Однако вам придется самостоятельно искать хостинг, покупать и устанавливать плагины и заниматься настройкой и обслуживанием.
Кроме того, благодаря открытому исходному коду, код Redmine находится в свободном доступе для сообщества, которое часто обнаруживает и исправляет ошибки гораздо быстрее, чем крупные компании.
Учитывая эти аспекты, многие компании выбирают комерческие специализированные проекты (готовые к работе платформы) на базе Redmine. Подобные сервисы предлагают взять на себя все работы по поддержке и обновлению системы, мониторингу работоспособности и обеспечению защиты данных.
Руководитель IT-отдела «Aртайти» Александра Бордачева рассказывает, как искали отечественный аналог и почему именно RedmineUP стал подходящим решением для переезда из EasyRedmine.
Александра, пожалуйста, расскажите о компании АртАйТи?
АБ: Мы делаем сложные проекты автоматизации на базе 1С на производственных предприятиях России, для которых автоматизация имеет конкретный прикладной бизнес-смысл и связана с их планами развития. АртАйТи обладает необходимыми компетенциями, которые подтверждены статусами вендора – 1С:Центр компетенций КОРП (корпоративные проекты внедрения), 1С:Центр компетенции по ERP, ERP-производство. EasyRedmine мы использовали для управления проектами и задачами, как клиентскими, так и внутренними. В системе работали департаменты внедрения и сопровождения, отдел разработки, коммерческий департамент.
Что произошло с вашей текущей подпиской EasyRedmine?
АБ: В апреле этого года наш вендор EasySoftware объявил о прекращении работы в России и поддержании работоспособности облачной системы EasyRedmine. Мы были вынуждены быстро начать искать замену платформе.
По каким критериям вы искали замену для EasyRedmine?
АБ: Главным для нас было сохранение всех тех процессов, которые мы реализовывали с помощью EasyRedmine. Также хотелось найти схожую по интерфейсу и логике действий систему, чтобы облегчить процесс переход пользователям, потратив минимальное количество времени на адаптацию. Поскольку мы постоянно развиваем и совершенствуем наши бизнес-процессы, нам было важно понимать, что выбранная система имеет перспективы развития функционала и возможности кастомных доработок под наши потребности.
Помимо этого были еще пожелания:
- Open source
- Похожий интерфейс
- Понятный процесс миграции
- Хостинг в РФ
- Наличие встроенного Helpdesk
- Поддержка на Русском языке
- Персональный менеджер или технический специалист, который 24/7 на связи в чате
Какие задачи у вас были на этапе тестовой миграции? Как компания готовилась к переезду?
АБ: Для нас было важно провести тестовую миграцию, чтобы предварительно увидеть и оценить результат переноса наших данных, снизить риски при выявлении ошибок переноса данных, понять, требуются ли нам доработки. Для подготовки предварительно мы организовали встречу с руководителями подразделений, совместно зафиксировали принципиально важные моменты, на которые необходимо обратить внимание при переносе данных. Кроме того, мы составили «План миграции», в котором по дням и даже часам расписали последовательность действий – так есть возможность контролировать процесс, понимать что сделали, что делаем и что еще нужно сделать.
План миграции данных:
- Подписание NDA
- Тестовая миграция (база данных + файл с приложениями)
- Тестирование и исправление ошибок
- Подготовка данных для основной миграции
- Согласование контракта на обслуживание и техническую поддержку
- Миграция
- Тестирование и исправление ошибок
- Подписание контракта
- Организация работы с технической поддержкой
Что, по вашему мнению, стало ключевым моментом при принятии решения мигрировать на RedmineUP?
АБ: Наверное, это были результаты тестового переноса, благодаря которым мы увидели, что в новой системе мы сможем реализовать весь необходимый нам функционал. Так как интерфейс системы дружелюбен к пользователю, у которого был уже опыт в EasyRedmine, то без какого-либо обучения, наши специалисты, смогли полноценно протестировать систему и дать положительную обратную связь по результатам тестовой миграции данных.
Расскажите как прошла миграция данных? Какие требуют особого внимания и почему?
АБ: В целом, мы довольны результатами. Перенос данных был выполнен без отрыва наших сотрудников от работы, так как весь процесс происходил в выходные дни. Таким образом, у нас было много времени на тестирование и исправление недочетов переноса данных, которые несмотря на предварительный тестовый перенос все же были, но мы уже знали «слабые места» — на что стоит обратить внимание. Главное в самом процессе миграции — это оперативность в решении возникающих проблем по использованию системы, особенно тех вопросов, которые непосредственно могут приостановить или затормозить нашу работу.
Давайте посмотрим на миграцию данных глазами DevOps-инженера и обозначим основные риски.
В чем заключается процесс миграции с EasyRedmine на RedmineUP? Опишите, пожалуйста, основные аспекты.
АР: Для начала нужно создать тестовый аккаунт на платформе RedmineUP. В дальнейшем на него будут перенесены данные, но на первых шагах его можно использовать для проверки и согласования необходимой информации для переноса, а также посмотреть функционал Redmine и дополнительных модулей RedmineUP.
АР: После того, как понятен состав переносимых данных и где именно их нужно размещать, необходимо запросить первый (тестовый) бекап в EasyRedmine: (бекап включает дамп (слепок) базы данных и файлы вложений в задачах и других объектах). На его основе создается миграционный план и отлаживаются команды, конвертирующие данные в базе и подготавливающие дамп для загрузки на аккаунт клиента.
АР: По окончании первой тестовой миграции нужно проверить перенесенные данные и сделать необходимые правки, если не все что необходимо было загружено на тестовый аккаунт. Очевидное преимущество данной операции заключается в том, что подготовка никак не влияет на основную рабочую копию Redmine - она не ограничена по срокам и, следовательно, не требует перерывов в работе.
АР: Когда “подгонка” данных завершена и в результате вся необходимая информация появляется на тестовом аккаунте, можно планировать основной перенос. При этом необходимо согласовать с EasyRedmine дату и время когда от них потребуется предоставить актуальный бекап (дамп базы и файлы), а также согласовать перерыв в работе с Redmine в организации для того, чтобы не допустить изменения данных после выгрузки актуального бекапа. Лучшее всего запланировать миграцию на выходные дни. В таком случае, вечером последнего рабочего дня EasyRedmine выгружают бекап, а в выходной день он загружается на инстанс RedmineUP и может быть проверен ответственным за миграцию. После проверки данных производится переключение доменов на новый аккаунт и перенастройка (если это необходимо) пересылки почты для обработки ее сервисом Helpdesk.
Назовите основные риски при миграции данных. И как можно их избежать?
АР: Основной риск - это потеря части данных и перерывы в работе Redmine. Использование тестового аккаунта и предварительные миграции данных позволяют избежать ошибок при переносе, а также максимально сократить время переноса тем самым уменьшим время перерыва в работе Redmine.
Чем отличается структура данных бекапа EasyRedmine и Redmine?
АР: EasyRedmine хранят много данных в таблицах которые добавлены в базу именно ими. Часть из них похожа на те что используются в Redmine и RedmineUP, но чаще всего они имеют другую структуру (поля/типы/т. п.) Для осуществления миграции необходимо иметь представления о все трех структурах, чтобы понимать, какие данные и куда необходимо переносить.
Заключение
Такие системы как EasyRedmine, Jira, Asana, Trello, Wrike, Monday, можно заменить Open Source продуктом, и Redmine, как один из самых популярных и гибких инструментов, претендует занять ведущую позицию в импортозамещении системы управления проектами.
Многим компаниям предстоит еще переход на Российское ПО или open source, поэтому опыт компании АртАйТи может быть им полезен. Чтобы избежать простоев в работе и потерю данных о задачах или документов, нужно предусмотреть и спланировать план миграции.
Узнать подробнее о сервисе управления проектами RedmineUP можно в аккаунте автора.
В подарок всем — чеклист по миграции данных.