Электронный архив: почему предприниматели предпочитают цифровой формат?
Приветствую! На связи Дмитрий Никитин, генеральный директор EnDocs. В современном мире полностью избавиться от необходимости ведения бумажного архива пока нельзя, но установка электронного архива позволяет вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.
Background
В средних и крупных компаниях ни дня не проходит без работы с важными бумагами — первичка, счета, договоры… За всю историю функционирования организации собирается огромное множество документов. Главная сложность в том, что большую часть из них компании по закону обязаны сохранить. Как это делать?
Некоторые бережно подшивают документы в папочки и выделяют под их хранение целое помещение. А те, кто подружился с цифрой, наслаждаются удобством электронного архива. Сегодня разберем, как именно электронное хранение документов помогает бизнесу и расскажем, как создать такой архив у себя на предприятии.
Почему все больше руководителей бизнеса выбирают цифровой формат?
Во-первых, под хранение бумаг нужно выделять целое складское помещение. А это дополнительная статья затрат на аренду.
Во-вторых, электронный архив делает все процессы в компании эффективнее. К примеру, бухгалтеру срочно понадобился какой-то договор прошлых лет. Он может пойти искать его в архив и потратить на это четверть рабочего дня, хорошо если при этом документ никуда не затерялся. В это время специалист мог бы решать более значимые для компании задачи. В случае с электронным архивом достаточно лишь сделать пару кликов мышкой на компьютере, как нужный файл найдется в системе.
Хранение документов в электронном виде ускоряет выполнение задач и налаживает более качественное взаимодействие сотрудников друг с другом, а также с партнерами и контролирующими органами.
Обеспечивает ли электронный архив подлинность документа?
В цифровом архиве каждый документ обладает юридической силой. Для этого применяется усовершенствованная электронная подпись и «перештамповка».
При процедуре «перештамповки» в отсоединенную подпись включаются архивные штампы времени. Благодаря этому можно проверить структуру контейнера, ссылочную целостность файлов и доказать время подписания документа.
Как итог — в электронном архиве хранятся целостные документы, которые всегда доступны для работы.
Что нужно для перевода архива организации в электронный вид?
Самый важный момент — выбор формы электронного архива для конкретной организации. Всего есть 3 варианта хранения электронных документов. Разберем плюсы и минусы каждого.
1. Первый вариант — локальный электронный архив
Организация создает каталог файлов на жестком диске локального компьютера. Документы в электронном формате распределяются по заданному признаку и сохраняются в подходящем разделе. Каждый сотрудник может зайти в систему и скачать нужный документ.
- Плюсы такого подхода:просто организовать
- Минусы: неудобно и небезопасно
___
2. Облачный архив
В этом случае документы компании уже хранятся в облачном хранилище — удаленном сервисе с закрытым доступом.
- Плюсы: можно настроить доступ для разных пользователей. К примеру, сделать так, чтобы документы, содержащие коммерческую тайну, были доступны ограниченному кругу лиц: финдиректору, главному бухгалтеру и т. п
- Минусы: нужен обязательный доступ в интернет.
___
3. Архив системы ЭДО
Это самый удобный и безопасный формат хранения электронных документов.
Электронный документооборот в своей работе применяют многие компании из-за его удобства. ЭДО помогает обмениваться документами с контрагентами, готовить отчетность для контролирующих органов.
При этом все нужные документы находятся в электронном хранилище оператора.
Плюсы:
- в любой момент доступны все документы в системе в режиме on-line
- легко найти нужный файл в компьютере
- можно управлять настройками доступа к определенным документам
- документ из электронного архива можно распечатать, скопировать, отправить контрагенту;
- электронные документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как бумажные
Минусы: отсутствие единого архива: ЭДО-документы хранятся в одном месте, сканы бумажных - в другом.
5 важных шагов перед внедрением электронного архива
Когда определились с формой, пора поэтапно готовиться к переводу документов в формат цифрового хранения
Первый этап — что нужно сделать перед созданием архива — определить, сколько какие документы нужно хранить по закону. Для этого стоит ознакомиться с нормативно-правовой базой.
Список нормативно-правовых актов, на которые можно опираться:
☑ Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
☑ Приказ Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»;
☑ Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 29);
☑ Налоговый кодекс РФ (подп. 8 п. 1, подп. 6 п. 3.4 ст. 23);
☑ Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
☑ Приказ Росархива от 20 декабря 2019 г. № 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»;
☑ Постановление ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;
☑ ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», ст. 50 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», п. 2.1 ст. 6 Закона РФ от 27 ноября 1992 г. № 4015-1 «Об организации страхового дела в Российской Федерации».
Перед тем, как перевести документы долговременного хранения из бумажного в цифровой формат, рациональным решением будет разделить их на категории. Такой шаг даст четкое понимание, какие документы и сколько надо хранить по закону и в каких случаях компания может устанавливать сроки на свое усмотрение.
Перечень документов у каждой компании может быть разным. Зависит от специфики работы
Чаще всего этот список выглядит так:
- локальные нормативные акты;
- кадровые документы;
- правоустанавливающие документы, лицензии, разрешения
- доверенности;
- первичка;
- письма.
На следующем этапе — нужно скорректировать нормативные документы и внутренние регламенты организации с учетом требований к хранению документации в цифровом формате.
Как быть с бухгалтерскими документами?
В этом году в силу вступил ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (см. приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).
Согласно ему:
- хранить нужно только подлинники документов (бумажных и электронных);электронные базы данных и хранилища документов могут находиться только на территории России;приказ директора определяет, каким работникам будут доступны финансовые документы в электронном архиве;если первичка утрачена, организация должна принять меры к ее восстановлению;документы необходимо уничтожить после того, как срок хранения истек.
Далее нужно установить, как будет происходить процесс обработки документов в бумажном и электронном виде. К тому же необходимо определить процессы экспертизы ценности и уничтожения документов.
Важно: берите в расчет правила обработки и хранения персональных данных
Предпоследний шаг — подобрать технические средства для длительного хранения электронных документов. Главные требования: отказоустойчивость и катастрофоустойчивость. Более простой вариант — перевести архив в облачное хранилище.
Заключительный этап — программное обеспечение. ПО отвечает за хранение и доступ, юридическую значимость электронных документов и дает возможность экспортировать и импортировать их из разных источников: ERP, СЭД, МЭДО, ЭДО, электронная почта, бумажные оригиналы.
Немаловажный момент — удобство в использовании архива, иначе все старания пройдут зря. Требования к интерфейсу системы в том, чтобы он был интуитивно понятен любому пользователю. Тогда сотрудники смогут быстро и “безболезненно” перестроиться на новый лад работы. Также стоит обратить внимание на функционал выбранной системы.
Например, электронный архив EnDocs централизует и упорядочивает хранение документов, сокращает трудозатраты и время на поиск и обработку документов, ускоряет подготовку ответов на запросы ФНС. В системе есть:
- Автоматическая загрузка распознанных бумажных документов и электронных документов из Диадок
- Автоматическое формирование подборок документов по запросу налоговых органов
- Связывание документов в пакеты
Массовая печать и сохранение подборок документов
- Надежное хранение и эффективное использование документов
- Интеграция с внешними системами
- Сокращение потери времени на поиск и получение необходимых документов
При правильном внедрении электронный архив — эффективный инструмент, который позволяет бизнесу разумно расходовать ресурсы и оптимизирует все важные процессы работы с документами.
Наши контакты:
+7 (495) 926-63-28
sales@endocs.ru
или зарегистрируйтесь бесплатно в сервис на сайте:
Если есть вопросы, пишите в комментариях — всем отвечу.
Подписывайтесь на наш канал в Telegram: