Что такое внутренний электронный документооборот
Хороший владелец компании постоянно ищет пути развития и улучшения ведения бизнеса. В этом помогает электронный документооборот (ЭДО). Система обеспечивает контроль над движением документов внутри организации, позволяет выявлять места задержки, упорядочивает обработку и хранение файлов. Все это идет на пользу бизнесу, поэтому и моя компания внедрила систему электронного документооборота (СЭД) в нашу компьютерную среду. Сегодня я поделюсь своим опытом выбора СЭД, а также расскажу о применении внутреннего электронного документооборота, его плюсах и минусах.
Внутренний документооборот и его отличие от внешнего
Сами названия систем электронного документооборота подсказывают их предназначение. Чтобы понять отличие внутренней системы от внешней, коротко рассмотрю их суть.
Внешний ЭДО
Внешний документооборот связан с обслуживанием документации между компанией и сторонними организациями. Чаще всего к таким типам документов относятся договора с клиентами на покупку товара или выполнения услуг. Сюда же входят договора с поставщиками и подрядчиками. Если компания хочет поучаствовать в правительственном конкурсе, то заявки на тендер тоже подаются в электронном виде. В отчетный период при помощи СЭД можно сдать документы в ФНС и другие инстанции.
Чтобы пользоваться внешним электронным документооборотом, потребуется не только установить софт на рабочие компьютеры, но и заключить договор с оператором. Без него СЭД будет, как мобильный телефон без Сим-карты – вы не сможете передавать файлы внешним контрагентам (партнерам по бизнесу, клиентам, государственным инстанциям). Оператор берет деньги как за установку СЭД, так и за обслуживание.
Внешние электронные документы необходимо подписывать электронной квалифицированной подписью (ЭКП). Она платная. Служит гарантией, удостоверяющей личность подписанта. Придает документации юридическую силу.
На мой взгляд, внешний ЭДО можно не спешить внедрять в свою компанию, поскольку еще не все фирмы перешли на него. Из-за этого часть документации будет оставаться на бумаге, возникнет путаница. Еще одна проблема, которую я вижу – подключение компаний к разным операторам ЭДО. В результате переданные договора могут открываться некорректно или вообще не открываться. Все это требует еще наладок, на что уйдет время. А вот внутренний электронный документооборот работает гораздо проще, обходится дешевле, не создает никаких проблем и уже сейчас помогает упростить ведение бизнеса.
Внутренний ЭДО
Существуют как «коробочные», так и облачные версии. После настраивания все действует самостоятельно и обслуживается силами самой компании. Не нужно подключаться к оператору. Платная квалифицированная подпись не требуется. Простая подпись – это логин и пароль, дающие сотруднику доступ к системе. Служит защитой для документации от посторонних, позволяет отслеживать, кто отправил бланк, кто его принял.
По внутренней системе электронного документооборота движутся внутренние файлы компании:
- технические документы (ТУ, инструкции по выпуску продукции, результаты исследований);
- протоколы корпоративных заседаний и принятые решения;
- уставные положения компании;
- приказы для отдела кадров (дать отпуск, принять на работу, уволить, повысить, перевести в другое подразделение);
- служебные записки;
- заявления.
Подобную документацию можно создавать, редактировать, пересылать и хранить в электронном виде. Руководитель видит движение документа по внутренней сети от сотрудника к сотруднику. Нужный файл легко найти.
Достоинства и недостатки внутреннего ЭДО
Для перехода на ЭДО мы рассматривали несколько программ. Существуют разные версии, в чем-то схожие между собой. Большинство разработчиков предоставляет возможность протестировать софт прежде, чем принять окончательное решение о покупке. Мы этим воспользовались. Пробовали распространенный Директум, А2Б, СЭД Дело и программу DOCUMENTUM. Среди рассматриваемых претендентов еще думали про МОТИВ и Тезис. Но в конечном итоге остановились на А2Б.
Выделю 7 плюсов перехода на внутренний электронный документооборот, замеченные нашей компанией:
- Снижение финансовых затрат. Теперь принтер у нас работает только в бухгалтерии, где составляются отчеты в налоговую. Все остальные файлы электронные, поэтому не нужно закупать бумагу, тонеры, папки со скоросшивателями в прежних объемах.
- Легкий контроль процессов. Программа позволяет отслеживать состояние документа. Софт показывает, у кого сейчас файл, кто уже согласовал его.
Повышение дисциплины сотрудников. Поскольку движение файлов отслеживается, руководитель видит, на ком регулярно стопорятся процессы. Это может быть перегруженный сотрудник. Тогда часть объема документации можно направить через других членов команды. Если сотрудник не успевает обрабатывать файлы из-за неорганизованности, можно принять дисциплинарные меры. Поскольку в А2Б используется вертикальная структура, руководитель видит движение файлов на всех этапах.
Снижение физических затрат. Внутри одного здания не требуется ходить по кабинетам для передачи бумаг. Это особенно актуально, если фирма арендует несколько разных этажей в одном бизнес-центре. Еще больше средства экономятся на курьерах, когда у компании есть филиалы, склады, офисы в другой части города, области, страны. Файлы между отправителем и получателем доставляются мгновенно.
Сокращение количества ошибок. В рабочем окне программы есть готовые поля для заполнения. Отредактировать бланк можно мгновенно, если в нем есть ошибка.
- Удобство хранения. Отпадает необходимость в стеллажах, папках, отдельной комнате для архива. Все размещается на сервере компании. Найти нужный файл можно по названию, дате составления, автору. Причем уходит на это минута.
- Конфиденциальность. Данные компании надежно защищены, поскольку уровни доступа сотрудников к документации разграничены. Для входа в систему электронного документооборота потребуется персональный пароль. В отличие от бумаги, файлы не смогут сгореть, отсыреть, повредиться грызунами или потеряться не в той стопке.
Система электронного документооборота (СЭД) мне понравилась своей простотой. Разобраться в интерфейсе можно за 5 минут. Из недостатков – только необходимость привыкнуть к новому функционалу. Но мои сотрудники сразу поняли важность системы и охотно ею пользуются.
Для каких компаний подойдет внутренний документооборот
Система электронного документооборота необходима компаниям, у которых много внутренних документов. Обычно это не фирмы, где есть руководитель, бухгалтер и пару сотрудников, а полноценные компании с отделами кадров, бухгалтерией, юридическим отделом и пр. Крупным предприятиям ЭДО поможет упорядочить движение документации, упростить отслеживание и согласование. СЭД необходима производителям продукции, сетям магазинов, отелей, юридическим фирмам, разработчикам.
Причины перейти на электронный документооборот
Чтобы понять, нужен ли вашей компании ЭДО, можете проверит себя по чек-листу, которым пользовался и я, принимая решение:
- Могу ли я, как руководитель, отслеживать работу сотрудников?
- Насколько быстро я могу найти нужную внутреннюю накладную, приказ или распоряжение?
- Сколько средств ежегодно компания тратит на бумагу, курьерские службы, тонеры, другие канцелярские расходные материалы?
- Может ли моя команда эффективно работать над одним файлом?
- Если придет запрос от руководителя, как быстро сотрудник найдет нужный отчетный документ за конкретный период времени?
- Что случится, если архив с бумагами намокнет, сгорит (насколько от этого пострадает бизнес)?
В итоге я принял решение перейти на А2Б в коробочной версии, чтобы потратиться один раз. Сама установка была выполнена за час. Через месяц мы пользовались СЭД, как будто она всегда у нас была с самого начала работы фирмы.