Тrello: гайд по настройке для новичков, или как мы организовали внутреннюю работу SMM-отдела

Мы пытались работать в разных сервисах (называть их имен мы, конечно же, не будем). Но ни с одним отношения не сложились. И тут мы встретились с Trello. В самом начале знакомства с сервисом мы искали толковую инструкцию, которая бы показала все фишки по настройке программы. Но не нашли :( Однако наши SMM-сердца чувствовали, что он – тот самый. После нескольких месяцев работы мы изучили его вдоль и поперек. А теперь решили поделиться гайдом по пользованию Trello с вами.

С появлением в жизни SMM-отдела нового клиента на нас обрушивается тонна информации, которую нужно каким-то образом упорядочить. При этом, сделать это нужно так, чтобы данные были в свободном доступе для всех участников проекта. Непосредственное ведение клиента также требует определенной систематизации. Trello – сервис, в котором каждый участник может наблюдать процесс реализации проекта со стороны, а руководитель SMM-отдела контролировать ход выполнения работ.

Trello представляет собой набор досок с карточками. Их можно компоновать в различном порядке под определённую задачу. У каждой карточки есть лицевая сторона и изнанка, раскрыв которую, можно прикрепить внутрь:

• чек-листы

Ими удобно разбивать задачу на мелкие подзадачи, отмечая галочками процесс выполнения. Текстом можно фиксировать время начала работы над каждым пунктом списка. Завершили работу над пунктом – ставите галочку. Строка динамики выполнения постепенно становится зелёной.

• метки (стикеры)

Используются так же, как и бумажные. Можно подписать для уточнения статуса карточки. Мы используем разные цвета для сотрудников и для уточнения хода выполнения задания: "в процессе", "готово" или "срочно", "важно". А также клиенты разделяются цветовыми подписями. По ним в дальнейшем можно производить сортировку задач, просто вбив название группы карточек в строку "поиск".

• дату выполнения

Прописанные время и дата будут отображаться на лицевой стороне карточки. Такая функция помогает не "проспать" дедлайны клиента и планировать работу в целом. Если к карточке подключён Заказчик (ниже расскажу, в каком случае это нужно делать), то дедлайны к своим задачам может проставлять он в зависимости от приоритетности.

• участников

Можно добавить к карточке всех участников задания. Очень удобно просматривать ход выполнения задания, если скачать приложение Trello на мобильный и включить push-уведомления. Руководитель сразу в курсе, что и кем выполнено, и кто подключился к проекту.

• вложения

Прикрепляем с компьютера/телефона или выбираем с уже загруженных вами ранее файлов в Trello.

Сами таблицы можно структурировать по выбранными вами критериям. Например, их можно разделить:

• по проектам (клиентам)

Плюсы

Каждая новая доска посвящена одному проекту. Удобно тем, что можно видеть динамику. В случае необходимости – добавить внешних пользователей. Например, Заказчика или сотрудников на фрилансе, которые работают конкретно над этим проектом. Заказчик в этом случае будет видеть процесс и сможет самостоятельно добавлять задачи и нужную информацию. Например, никому не пересылая, прикрепить к задаче дизайнера новые фото объекта. Очень удобно и спасает от лишних рук)

Минусы

Если у вас одна команда занята несколькими проектами или менеджер должен организовать работу специалиста, учитывая его степень загрузки по нескольким проектам, то ему придётся переключаться из одной доски в другую, тратя время и внимание.

• по временным отрезкам (неделям/месяцам)

Плюсы

Удобно ставить задачи и видеть полную картину рабочей недели по всем проектам. Мы работаем как раз по этой схеме. Подключаем бизнес команду и к ней – 4 доски на каждую неделю месяца. У каждого сотрудника ежедневный план работы прописывается списком задач в его карточке. При этом, ей присваивается название «День недели+Имя сотрудника». Например, Понедельник Мария. Менеджерам проектов сразу видна загрузка нужных сотрудников и выполняются ли задачи в установленное время. Если специалист по каким-то причинам "завис" на выполнении задачи, то менеджер может оперативно скорректировать процесс, переставив между аналогичными специалистами задачи.

Минусы

Сложнее делать аналитику по конкретному проекту. Важно выделять стикерами каждый проект, не пропуская карточек. Это нужно, чтобы в дальнейшем можно было, нажав на карточку, отсортировать работы по конкретному проекту.

У Trello есть чат, который можно также настроить под бизнес-процессы. По ленте сообщений быстро пробежать глазами и понять, что сейчас в работе, не вникая в задачи на доске, и с помощью опции «ответить» оставить комментарий.

Опция неплохая, но нам пока как-то не зашла.

P.S. Сама программа бесплатная, но если вы – агентство, то понадобится расширенный функционал и статус Gold. А это уже за ₽.

Остались вопросы? Пишите в комментариях.