Менеджмент на ладони: как управлять десятками офисов с помощью мобильного приложения

Мы – команда сети сервисных офисов Space 1, объединяющей больше 80 офисов в 13 локациях Москвы. Наши клиенты – средние и крупные компании – получают готовые оборудованные офисы, которые можно арендовать без затрат на ремонт и мебель с обслуживанием, включенным в ставку аренды. И далее мы расскажем, как и зачем мы создали приложение для управления офисным пространством и сервисами.

В офисах Space 1 работают больше 1500 человек, при этом арендаторы избавлены от всех рутинных офисных процессов: клининг, техническую эксплуатацию, мелкий ремонт, интернет, принтеры, расходные материалы и встречу гостей мы берем на себя.

В текущих реалиях многие компании перешли на частично удаленный формат, но большая часть сотрудников по-прежнему посещают офис, а некоторые – курсируют между несколькими локациями.

Для того чтобы эффективно управлять всеми офисами, мы стали искать решение, позволяющее объединить все основные процессы взаимодействия сотрудников с офисом и нами как оператором.

На рынке есть продукты, решающие отдельные офисные задачи, но для полноценного управления большим офисом (а тем более несколькими десятками больших офисов) этого мало, а кроме того, в готовых решениях сильно ограничены возможности доработки и кастомизации.

После анализа существующих готовых решений мы решили с нуля создать собственное приложение Space 1, включающее функционал СКУД (системы контроля управлением доступом) и автоматизирующее процессы управления офисным пространством. Насколько нам известно, ни в классической аренде, ни у других операторов сервисных офисов в России продукта с таким функционалом нет.

Технически это выглядит так: новый пользователь бесплатно скачивает приложение Space 1 в открытом доступе на App Store или Google Play, система автоматически присваивает ему идентификационный номер, пользователь регистрирует его в приложении. Благодаря интеграции со СКУД, мы получаем данные автоматически, а регистрация занимает не более 1 минуты. После этого аккаунт полностью активен и сотрудник может пользоваться доступным функционалом.

Задачи, которые мы сформулировали для разработчиков:

• создать удобную и безопасную среду взаимодействия с офисным пространством и оператором в рамках всей сети офисов Space 1;
• объединить процессы доступа в здание и помещения;
• обеспечить комфортное решение административных задач;
• сократить документооборот.

Для запуска приложения мы выбрали компанию Globus, специализирующуюся на разработке мобильных приложений и сайтов для крупного бизнеса.

Для реализации функции открытия дверей было использовано оборудование российского производителя ProxWay. Выбор пал на его системы из-за широкого функционала, возможностей API, надежности и качественной технической поддержки.

На этапе проектирования компания ProxWay предоставила команде разработчиков необходимое оборудование — считыватели, контроллеры и пр. Разработка первой версии приложения заняла месяц.

В приложение внедрили SDK, чтобы осуществлять быстрые доработки, усовершенствования и отладку без использования дополнительных ресурсов.

Приложение синхронизировано с системой контроля ProxWay СКУД в каждом БЦ и с нашим сайтом, где информация собрана в личном кабинете.

Система разработана так, что арендатор видит информацию только о своем помещении на объекте, даже если на этой площадке у нас несколько офисных блоков, которые занимают разные компании. Таким образом, информационная безопасность гарантируется: IT-структура каждой компании полностью изолирована.

Для удобного взаимодействия со списками пользователей и сотрудников компаний-арендаторов была разработана админ-панель, которая стала, по сути, CRM-надстройкой для СКУД. В нее добавили функции отправки СМС пользователям с кодом для авторизации в мобильном приложении, рассылку уведомлений, например о времени бронирования переговорной, приходе гостей. При последующей доработке – подробное логирование действий при возможных сбоях и ошибках. Также внедрили возможность использования QR-кодов для доступа на территорию бизнес-центра, который использует не стандартные считыватели, а QR-метки.

Учитывая активное развитие технологий СКУД, мы сразу попытались создать систему, позволяющую открыть турникет или дверь без необходимости доставать телефон и нажимать кнопку в приложении. Эта опция называется «свободные руки». При включении на устройстве этого режима мобильный идентификатор самостоятельно передается на считывающее устройство, не требуя от пользователя никаких дополнительных действий. Дальность идентификации составляет до 1,5 метров.

Система управления доступом позволяет задавать и контролировать время присутствия и отсутствия сотрудника на рабочем месте и устанавливать права доступа. Посторонний человек не сможет попасть на территорию офиса, если его нет в списке допущенных лиц или базе сотрудников. Более того, приложение позволяет настроить доступ конкретных сотрудников в ту или иную часть офиса, что особенно важно для компаний, работающих с конфиденциальной или секретной документацией.

Для некоторых клиентов, которые хотят быть на пике технологий, мы также добавили функционал интеграции систем Face ID.

Для поддержки безопасности и упрощения работы в офисе реализована функция печати через приложение: пользователь может распечатать документ на любом принтере со считывателем, подключенным к сети компании, достаточно поднести телефон и нажать кнопку «Печать». Нет необходимости быть привязанным к рабочему месту, куда-то отправлять конфиденциальный документ или искать его в кипе распечатанных коллегами бумаг.

Для компаний, которые перевели часть сотрудников на удаленный формат работы с возможностью посещения офиса в конкретные дни, в приложении реализована система бронирования рабочих мест и переговорных, синхронизированная с календарями Google и Outlook.

Для руководства и администраторов в web-интерфейсе личного кабинета доступна система управления рабочими местами и бронированием. В нем можно менять назначение, открывать места для бронирования или назначать время использования, выставлять ограничения и пр. Система предоставляет аналитику данных по посещаемости и особенностям использования офисного пространства.

Для выполнения заявок от арендаторов в приложение интегрирован servicedesk – система заявок и чат с администратором площадки, реализованный на базе Zendesk. Любой сотрудник может написать запрос о пополнении расходных материалов, IT-обслуживании, мелком ремонте, заказе кофе в переговорную, встрече курьера, что избавляет его от необходимости написания письма, поиска номера телефона ресепшена или конкретного специалиста. На каждой площадке находится администратор Space 1, который централизованно принимает заявки арендаторов к исполнению.

Приятным дополнением для сотрудников компаний-арендаторов стал раздел информации, где можно посмотреть, как войти в здание и попасть на рабочее место, какие рестораны и кафе, а также другие объекты инфраструктуры расположены рядом, где находится офис и прочее.

В рамках всероссийского конкурса «Золотой сайт и золотое приложение 2020» наше решение для управления сервисным офисным пространством заняло второе место в номинации «Приложения для объектов недвижимости».

Золото и бронза в этой номинации достались компаниям СБЕР («ДомКлик. Недвижимость» для выбора и приобретения недвижимости) и «Ростелеком» («Ростелеком Ключ» для управления системами в квартире или жилом комплексе).

Многие компании сегодня предпочитают концентрироваться на своих основных компетенциях – продукте, продажах, маркетинге, а все непрофильные процессы отдавать на аутсорс профессиональным компаниям. Организация и эксплуатация офиса здесь не исключение, и у операторов сервисных офисов клиентов становится все больше.

Автоматизация систем управления – это не просто желание выделиться или опция «для галочки», а важнейшая часть продукта операторов сервисных офисов, на которую стоит обращать внимание всем, для кого важны комфорт и удобство собственных сотрудников.