Бот Dina помогает в управлении сотрудниками с помощью таблиц и мессенджеров

Многие тратят время на выстраивание регулярного менеджмента, внедряя системы учёта задач, заставляя работать в них исполнителей. Мы предлагаем решать эту проблему, используя два привычных инструмента: «Google Таблицы» или Excel и мессенджеры Telegram, Skype, WhatsApp.

В закладки
Аудио

Все знают: чтобы выстроить управление сотрудниками, необходимо выполнять регулярные процедуры PDCA (Plan-Do-Check-Act — планирование-действие-проверка-корректировка). Регулярность — самый важный фактор достижения целей, что давно известно.

Посмотрите даже на современные Agile-фреймворки, например, Scrum, где в основе управления лежат чёткие циклы (двухнедельный, ежедневный). Но как же трудно этого достичь!

Регулярность требует дисциплины как от менеджера, так и от исполнителей. Менеджеры, пытаясь поднять исполнительскую дисциплину сотрудников, внедряют системы учёта задач. Но сотрудники не любят эти системы, потому что нужно куда-то заходить, отмечать, отчитываться, эта сложность не улучшает их основную работу.

Некоторым сотрудникам тяжело осваивать системы учёта задач. Представьте лицо прораба на стройке, который должен освоить программу, чтобы отчитываться. Бедняга! Как сказал наш коллега автор Telegram-канала Project Management Club: «Почему не заходят таск-трекеры? Потому что для них нужны яйца. Чтобы каждый день заходить на доску проекта и видеть, что никто ничего не сделал».

И менеджеру приходится звонить исполнителям, писать им в чатах, спрашивать о том, в каком состоянии у них задача, какие проблемы, сколько потратили на задачу, ждать, когда ответят (!), и заполнять самому эту информацию.

В результате обе стороны тратят много усилий, времени, устают, им становится не до регулярности, так как наступает аврал...

Мы создали бота, который умеет считывать задачи из таблицы менеджера, самостоятельно и регулярно опрашивать по статусу задач исполнителей в мессенджере и заполнять таблицу менеджера собранными данными.

Менеджер экономит время, которое он тратил на опросы исполнителей и обновление своей таблицы. Исполнителям достаточно добавить в мессенджер нового «друга» и отвечать на его вопросы.

И всё это происходит с завидной регулярностью, так как бот по установленному менеджером расписанию начинает и завершает свою работу.

Расскажем коротко, как это работает.

Сейчас у нас есть несколько шаблонов таблиц (в Excel и «Google Таблицах»).

1. Таблица для контроля исполнения поручений

В неё менеджер (или администратор) вводит поручения, исполнителей, сроки и документы основания (приказы руководителя, поручения из протоколов совещаний и так далее). Бот запрашивает у исполнителей в мессенджере состояние поручений, комментарии к исполнению и записывает их в таблицу.

2. Таблица для отслеживания хода проекта

Она шире, чем предыдущая, и предназначена для руководителей проектов. Бот, кроме статуса задачи и комментариев, спрашивает также процент выполнения задачи и фактические трудозатраты на её выполнение. А по итогам опроса вносит эту информацию в таблицу.

3. Таблица для проведения ежедневных стендап-опросов участников команды

В ней перечислены участники и отчёт по итогам опросов. Бот каждому в назначенное время пишет в чат три известных Scrum-вопроса, собирает ответы и отправляет их в таблицу, которую в итоге рассылает всем участникам.

Кстати, ответы на вопросы можно вводить голосовыми сообщениями, которые бот превращает в текст, чтобы заполнить таблицу!

Есть также простой чек-лист задач команды, и сейчас мы готовим таблицу для контроля воронки продаж. Но на них не будем останавливаться.

Вот простые шаги, чтобы начать регулярный менеджмент:

  • Менеджер подключает в мессенджер бота.
  • Выбирает через меню бота нужный ему шаблон таблицы.
  • Открывает таблицу и заполняет в ней свои задачи или поручения, исполнителей, сроки.
  • На странице «Настройки» в таблице менеджер заполняет: расписание в разрезе дней недели (когда боту собирать информацию), тайм-аут опроса исполнителей, список исполнителей, которых необходимо опрашивать.
  • Отправляет таблицу боту (если это «Google Таблицы», то и отправлять не надо) и запускает опрос (либо он будет по расписанию).
  • Дальнейшая работа бота: собрать в нужное время информацию с исполнителей, по итогам внести её в таблицу менеджера и прислать ему в чат.

Итак, мы получаем регулярный менеджмент на основе двух простых инструментов: таблицы и мессенджера. Будем благодарны за обратную связь!

PR-менеджер компании «Динабот», Динара Павлич.

Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.

Написать
{ "author_name": "Динара Павлич", "author_type": "self", "tags": [], "comments": 48, "likes": 30, "favorites": 104, "is_advertisement": false, "subsite_label": "tribuna", "id": 72455, "is_wide": false, "is_ugc": true, "date": "Fri, 21 Jun 2019 00:47:35 +0300", "is_special": false }
0
{ "id": 72455, "author_id": 262156, "diff_limit": 1000, "urls": {"diff":"\/comments\/72455\/get","add":"\/comments\/72455\/add","edit":"\/comments\/edit","remove":"\/admin\/comments\/remove","pin":"\/admin\/comments\/pin","get4edit":"\/comments\/get4edit","complain":"\/comments\/complain","load_more":"\/comments\/loading\/72455"}, "attach_limit": 2, "max_comment_text_length": 5000, "subsite_id": 199116, "last_count_and_date": null }
48 комментариев
Популярные
По порядку
Написать комментарий...
2

Абсолютно случайное совпадение фамилии с автором, абсолютно...

Ответить
2

Здравствуйте! а мы и не скрываем, что мы муж и жена и работаем в одном стартапе

Ответить
3

да, ребята, извините, мальчишество, сглупил.
а по теме - очень полезная штука, поставил в закладки себе, обязательно буду тестировать. к сожалению, не удается наладить контроль в команде, всё прям как по учебнику - время уходит, результата нет, отчет грустит.
ещё раз - спасибо!

Ответить
1

спасибо Вам большое за обратную связь!!! ничего страшного))))))

Ответить
3

Наконец-то кто-то взялся за api google sheets

Ответить
2

Бот назван Диной в честь PR-менеджера компании Динары? Или как?)))

Ответить
2

))) какая девушка не мечтает, чтобы в честь нее был назван бот!)) К нам уже поступали письма: спасибо, что вы назвали своего бота в честь меня!)

Ответить
0

Девушки много че хотят)))

Ответить
2

Миром правят женщины и деньги))

Ответить
0

Многие почему-то думают, что если доё#$-ть коллегу заполнение таблиц, нотификациями и запросами статуса, то работа пойдет быстрее. Тот случай, когда разработчик не является экспертом в проблеме, которую решает.

Ответить
4

Очень интересно! На секунду схлестнулись мнения Крутого Продуктолога и Крутого Управленца! Ооооочень интересна баталия 😂

Ответить
2

Иван пока доказал только свои навыки в бестолковой критике крупных компаний, его реальные достижения мы ещё не видели, к сожалению.

Ответить
2

Ну критика она такая, кому-то нравится, кому-то нет)))
Многие "известные" продакты голосят и светятся с трибун и толку?
Скаэнг например трещит трещит и толку я ни грамма для себя не вывел))
Некоторые скажут, что воооот "Ты зря ща на них кашей кидаешься, там много полезных кейсов!" - как по мне одна самореклама и вовлечение в их продукты. Хотя я наверняка еще не их ЦА 😂

Ответить
0

У меня и нет задачи никому ничего доказывать... вполне устраивает роль бестолкового диванного критиканта

Ответить
1

клевая роль))

Ответить
0

Даже термин есть Coach Potato или "couch potato" (оригинал)
Опп-сс, на VC animated GIF не вставился :-(

Ответить
0

Константин, между прочи заходи как-нибудь к нам в коворкинг Work n Soda http://work-n-soda.com. У нас там по четверга отличные треп-тусы. Ну или давай совместный коворкинг в Питере замутим

Ответить
1

Нууу сказать, что я не являюсь специалистом в области управления... Вот на след неделе вебинар по управлению проектами провожу http://bit.ly/2MZChSf

Ответить
3

Это всего лишь бейджи.

Сервис не только не решает проблему, но усугубляет ее. Во-первых это дополнительные затратты на движение руками, во-вторых серьезное эмоциональное давление, а в третих сомнительная польза. Все это приведет к потере времени, фокуса и нервов.

Ответить
1

мне бы понять, что вы предлагаете? А то мы свое видение проблемы и решение написали. Может вы не видите такой проблемы? Может у вас решение другое? А то так трудно вести полемику

Ответить
1

Это долгая дискуссия. Смотря, для чего это вы вообще затеяли.

Ваш текущий продукт, как я понял, это упростить процесс заполнения отчетности по проекту. Но есть ли тут проблема? В чем она измеряется? и т.п. Лично мне кажется, что нет никакого смысла пытаться решать проблемы для уже устаревших процессов.

Самое плохое состояние для продукта, когда он и не плохой, и не хороший.

Ответить
0

"... я 𝝅... спрашивать у своей команды "как дела?" и тратить 𝝅... времени пока ответят..." - описал как-то проблему мой знакомый руководитель небольшой компании

Ответить
0

ну конечно, для этого менеджер и нужен :-)

Ответить
1

Может скоро боты заменят менеджеров? хотя бы возьмут на себя рутинную и скучную регулярщину, а менеджеры будут заниматься больше развитием компаний/отделов.

Ответить
0

Олег, посмотрите не проблему с другой стороны, со строны исполнителя. Долбеж по башке ничем хорошим для всей компании не закончивается.

Когда я говорю, что вы не достаточно разбираетесь в проблема, имеется ввиду, что вы явно не в курсе, что все это уже проходили много раз. Всегда это заканчивалось либо полным игнором, либо массовым оттоком сотрудников.

Ответить
0

Ну проблему описал в статье. Из моего опыта: на этот сбор инфы у сотрудников и обновление плана, легко можно тратить 20 часов в месяц менеджера на 10 сотрудников.

Ответить
0

Есть проблемы, которые проще не решать, а то только хуже станет.

Ответить
2

Как раз бот есть реакция на ту сложность, которую предлагают в виде развесистых такс-трекеров для решения иногда простых по сути проблем. Да есть объекты управления, где нужны сложные инструменты, но часто достаточно простых средств. Из своего опыта и наблюдения: многие менеджеры даже имея таск-трекеры сидят параллельно в таблицах))

Ответить
0

На практике будет и Таск-трекер и бот одновременно и придется делать двойную работу. Но потенциал для развития есть :-)

Ответить
1

Непонятно в чём преимущество бота. Я сам начинал писать бота, но пришёл к выводу что это ОЧЕНЬ неудобно. У ботов в мессенджерах небольшой use case вроде кнопки "купить".
Для остального это просто неудобно.

Вот интересует почему именно бот?

Ответить
0

Добрый вечер, Виктор! Хороший вопрос. Наши аргументы в пользу бота: 1) Минимальный онбординг, кто внедряет таск-трекеры знает; 2) Привычный для исполнителей интерфейс мессенджера; 3) исполнитель просто отвечает на вопросы бота по статусу задач, или для Standup-опроса на просто на вопросы. 4) можно отправлять голосовые сообщения, которые бот превратит в текст и заполнит в отчете.

Ответить
0

В Skype или Telegram можно больше кнопок, чем одну. Вот скрины с примерами ответов на опросы в Telegram

Ответить
1

Спасибо за подробный ответ) Пожелаю вам удачи))

Похожая идея у меня тоже была в голове. Google Sheets API - наверное, непаханное поле для возможностых продуктов на её основе.

Ответить
1

Спасибо, Игорь! Скоро опубликуем Add-on для Google Sheets, работающий с ботом.

Ответить
1

было бы круто, если бы вы заинтегрировали вашего бота с Jira, например. Потому что разработчики и тим-лиды в Jira.

Ответить
0

Антон, спасибо! А у вас есть сейчас потребность объединить бота с Jira? С удовольствие обсудил бы подробней это (можно в личке). Мы как раз планируем в ближайшее обновить REST API бота и думали про плагины для Trello, Jira и д.р., главное, чтобы на это был запрос.

Ответить
1

Вот сейчас протестировал.
В целом - могу рассказать свои типичные юзкейсы (я руковожу разработкой) и что бы мне хотелось видеть в плане интеграции.

Стучите в FB)

Ответить
0

Отлично! Тогда поговорим про бота и JIRA в FB)

Ответить
1

Интересный продукт. Что насчёт безопасности данных и privacy?

Ответить
0

Спасибо, Ренат, за интерес! Сейчас для хранения данных бота мы используем инфраструктуру Microsoft Azure

Ответить
0

А почему вы не используете возможности уже готовых продуктов? В битриксе у нас работает автоматические уведомлялки по статусам задач перед просрочкой и после просрочки. Плюс хотим добавить ежедневный мини опросник, на основе выгрузке по задачам.

Ответить
1

Мы в статье пытались на этот вопрос ответить)) Только вчера общался с коллегой из стройки, у которых стоит ваш продукт и в который не заходят их прорабы и т.п. Т.е. вы тоже пишете плагины, чтобы опрашивать исполнителей по задачам? А вообще я люблю Excel или Google Sheets))

Ответить
0

Если есть PM-ы, то насколько интересна будет интеграция бота с MS Project? Бот опрашивает исполнителей по статусу, % выполнения, срокам задач и обновляет факт данные в Project.

Ответить
1

Очень интересно

Ответить
0

Виталий, тогда интеграцию бота с MS Project в личке обсудим, мне как проектнику тоже интересно)

Ответить
0

Антон ссылка на ваш FB почему-то выдает: "К сожалению, этот контент сейчас недоступен". Как вас там найти? либо, плиз меня найдите https://www.facebook.com/pavlich.oleg

Ответить
{ "page_type": "article" }

Прямой эфир

[ { "id": 1, "label": "100%×150_Branding_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox_method": "createAdaptive", "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfl" } } }, { "id": 2, "label": "1200х400", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfn" } } }, { "id": 3, "label": "240х200 _ТГБ_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fizc" } } }, { "id": 4, "label": "Article Branding", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cfovx", "p2": "glug" } } }, { "id": 5, "label": "300x500_desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "ezfk" } } }, { "id": 6, "label": "1180х250_Interpool_баннер над комментариями_Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "ffyh" } } }, { "id": 7, "label": "Article Footer 100%_desktop_mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjxb" } } }, { "id": 8, "label": "Fullscreen Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjoh" } } }, { "id": 9, "label": "Fullscreen Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fjog" } } }, { "id": 10, "disable": true, "label": "Native Partner Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyb" } } }, { "id": 11, "disable": true, "label": "Native Partner Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "clmf", "p2": "fmyc" } } }, { "id": 12, "label": "Кнопка в шапке", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "bscsh", "p2": "fdhx" } } }, { "id": 13, "label": "DM InPage Video PartnerCode", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox_method": "createAdaptive", "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "h", "ps": "bugf", "p2": "flvn" } } }, { "id": 14, "label": "Yandex context video banner", "provider": "yandex", "yandex": { "block_id": "VI-223676-0", "render_to": "inpage_VI-223676-0-1104503429", "adfox_url": "//ads.adfox.ru/228129/getCode?pp=h&ps=bugf&p2=fpjw&puid1=&puid2=&puid3=&puid4=&puid8=&puid9=&puid10=&puid21=&puid22=&puid31=&puid32=&puid33=&fmt=1&dl={REFERER}&pr=" } }, { "id": 15, "label": "Баннер в ленте на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byudx", "p2": "ftjf" } } }, { "id": 16, "label": "Кнопка в шапке мобайл", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "byzqf", "p2": "ftwx" } } }, { "id": 17, "label": "Stratum Desktop", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvb" } } }, { "id": 18, "label": "Stratum Mobile", "provider": "adfox", "adaptive": [ "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "pp": "g", "ps": "bugf", "p2": "fzvc" } } }, { "id": 19, "disable": true, "label": "Тизер на главной", "provider": "adfox", "adaptive": [ "desktop", "tablet", "phone" ], "auto_reload": true, "adfox": { "ownerId": 228129, "params": { "p1": "cbltd", "p2": "gazs" } } } ] { "page_type": "default" }