Управление проектами в условиях неопределенности: стратегии принятия решений

Условия неопределенности… Как много содержится в этом словосочетании. Иногда мы попадаем в ловушки собственного мышления, подменяем понятия и оттого упускаем возможности. А порой наоборот, думаем, что всё кристально ясно, не учитываем переменчивость окружающей среды и теряем то, что имеем. И в одном, и в другом случае неправильные вводные заставляют нас принимать неверные решения.

Чем отличаются условия неопределенности от обычного времени?

События, реакции рынка, требования клиентов и технологии могут меняться быстро и неожиданно. Предсказывать результат равнозначно гаданию на кофейной гуще.
Частые перемены внешних факторов заставляют постоянно пересматривать стратегии, тактики и даже цели проектов.
Вероятность известных потенциальных рисков становится выше так как на них начинают влиять непрогнозируемые обстоятельства.
Могут возникнуть непредвиденные риски — такие, о которых не прочитать в книгах по менеджменту.
Приоритетом для выживания становится гибкость. Остальные навыки превращаются в подспорье и нацеливаются на упрощение адаптации к меняющейся среде.
Требуется выход за рамки, творческий и инновационный подход для поиска оптимальных решений. В той коробчонке мышления, в которой вы сидели до этого, дальше находиться невозможно.

Лучший способ начать что-то делать когда непонятно всё — определить то, что может быть известно. Например, риски.

Виды рисков

Технические: технологические ограничения, сложность реализации, несовместимость систем и др.
Организационные: неудачное управление, недостаточные ресурсы, неправильное планирование и др.
Экономические: изменение стоимости материалов, флуктуации валютных курсов и т.д.
Природные: природные бедствия, климатические условия, болезнями и т.д.
Политические: изменения в законодательстве, политическая обстановка, правительственная политика и др.

Что делать?

Определите потенциальные риски через брейншторминг, опросы, анализ предыдущих проектов, чужой опыт и т.д.
Оцените и спрогнозируйте вероятность рисков с помощью исторических данных, экспертных мнений или статистических методов.
Управляйте рисками и спланируйте действия:
Избегание: измените проект или его условия, чтобы избежать риска полностью.
Передача: передайте ответственность другой стороне (страховой компании или подрядчику).
Смягчение: уменьшайте вероятность возникновения или воздействия риска оптимизацией процессов, обучением персонала, доп. тестированием и т.д.
Принятие: разработайте план действий, если риск сбудется.
Исследование: подробнее исследуйте риски, чтобы получить новую информацию.
Отслеживайте риски в проекте, особенно те, которые те, у которых высокий приоритет.
Если риск проявляется, следуйте продуманным шагам. Внесите изменения в проектный план. Обновляйте анализ рисков, чтобы отразить текущее состояние проекта.

Стратегии принятия решений

Матрица принятия решений (Decision Matrix) — инструмент для сравнения альтернативных вариантов и принятия решений на основе предварительно определенных критериев.

Как применять

Определите ключевые критерии, которые будут использоваться для сравнения альтернатив: стоимость, сроки выполнения, сложность реализации, риски, возможности и др.
Присвойте вес каждому критерию на основе его важности для проекта.
Оцените каждую альтернативу в соответствии с каждым критерием по предварительно определенной шкале оценок. Это может быть числовой рейтинг или качественная оценка, например, "низкая", "средняя", "высокая".
Умножьте оценки каждой альтернативы на их вес и сложите результаты.
Сравните суммарные оценки альтернатив и выберите ту, которая имеет наивысший балл.
Разработайте детальный план действий для ее реализации, включая ресурсы, сроки и ответственных исполнителей.

SWOT-анализ (SWOT analysis) — метод для оценки внутренних сильных и слабых сторон, внешних возможностей и угроз. "SWOT" = Strengths (Сильные стороны), Weaknesses (Слабые стороны), Opportunities (Возможности) и Threats (Угрозы).

Как применять

Проанализируйте внутренние сильные и слабые стороны проекта: опытные члены команды, хорошо разработанные процессы или, наоборот, нехватка ресурсов или знаний и пр.
Рассмотрите внешние возможности, которые могут появиться вне зависимости от неопределенности: новые технологии, изменения в регулировании, рыночные тренды. Выделите потенциальные угрозы, такие как конкуренция, обновления в законодательстве или экономические факторы.
Разработайте стратегии, которые позволят максимально использовать сильные стороны и возможности, а также справляться с слабыми сторонами и угрозами. Они должны быть гибкими и способными адаптироваться к переменчивости внешней среды.
Обновляйте SWOT-анализ в соответствии с изменениями в окружающих обстоятельствах.

Анализ Парето (Pareto Analysis) — метод, который используется для определения наиболее значимых причин проблем или факторов. Основан на принципе Парето, который утверждает, что природа многих явлений имеет неоднородное распределение, где небольшое количество факторов оказывает значительное влияние, в то время как большинство других факторов имеют относительно малое влияние.

Как применять

Определите проблемы или результаты, которые хотите проанализировать. Идентифицируйте факторы, которые могут влиять на эти проблемы или результаты.
Соберите данные о частоте и влиянии каждого фактора.
Отсортируйте факторы в порядке убывания их важности. Обычно применяется правило "80/20", согласно которому 20% факторов могут вызывать 80% проблем или результатов. Идентифицируйте факторы, которые имеют наибольшее влияние.
Сосредоточьте усилия и ресурсы на решении наиболее важных факторов.
После внесения изменений следите за результатами. Если ситуация меняется, адаптируйте действия в соответствии с новыми данными.

Метод Принятия Групповых Решений — подход, который включает в себя активное участие группы людей. Направлен на сбор и учет разнообразных точек зрения и опыта участников группы для создания лучшего решения для проекта.

Как применять

В условиях неопределенности участники группы могут иметь уникальные взгляды на ситуацию. Важно обеспечить открытость и стимулировать обсуждение, чтобы выявить точки зрения.
Систематизируйте идеи и предложения. Используйте мозговой штурм (brainstorming) или карта идей (mind mapping), чтобы структурировать информацию.
Оцените идеи совместно с участниками группы. Можно использовать голосование, ранжирование или мнения экспертов для выделения перспективных идей.
Примите решение на основе обсуждения и оценки идей. Важно учесть разнообразные точки зрения и стремиться к консенсусу.
Разработайте план действий на основе принятого решения. Укажите ответственных, сроки выполнения и необходимые ресурсы.
Следите за реализацией.

Успешное управление неопределенностью – это искусство, основанное на знаниях, опыте и гибкости мышления. Помните, что каждый риск – это шанс для новых достижений, и умение правильно оценивать и использовать эти шансы может привести к великим результатам.

Как вы справляетесь с периодом неопределенности? Делитесь опытом в комментариях.