Автоматизация ресторана, кафе и бара: кастомная разработка или готовое решение

В данной статье я буду говорить об автоматизации ресторанов, кафе и баров, однако не столько о привычном всем рестораторам программном обеспечении, таком как R-keeper, IIKO и прочем, а больше о кастомной разработке, которая помогает автоматизировать бизнес-процессы и существенно повлиять на эффективность деятельности предприятий общественного питания.

И, чтобы не быть голословной, расскажу опыте разработки подобных решений и о результатах, которых удалось добиться нашим клиентам.

Однако перед этим «начну сначала» и обсудим базовые вещи, а именно:

Может ли ресторан функционировать без автоматизации? – Конечно может, однако его эффективность будет обратно пропорциональна росту и «отдалению» собственника от всех процессов.

Поэтому, если говорить о том, когда нужно автоматизировать предприятие общественного питания, то подходящим станет момент, в который собственник выходит из-за прилавка и передает задачи наемным сотрудникам.

Конечно, кастомная автоматизация актуальна для больших ресторанов и, даже, сетей. В то время как небольшие предприятия могут начать с готовых систем, о которым, мы поговорим ниже.

Сейчас же вернемся к вопросу, зачем нужна автоматизация ресторана, кафе или бара.

Без системы автоматизации страдают два основных направления:

• Учет
• Качество

В первом пункте имеется ввиду прозрачность всех процессов – начиная от поступления продукции на склады и, заканчивая выдачей готовых блюд гостям без злоупотреблений со стороны персонала. Во втором же пункте мы говорим о качестве обслуживания. Примечательно то, что за рубежом системы автоматизации ресторанов, кафе или баров призваны в большей степени обеспечивать надлежащий уровень обслуживания, в то время, как в странах СНГ они устанавливаются для контроля основной деятельности.

И все же, давайте выделим преимущества, которые дает автоматизация ресторанов, кафе и баров:

• Контроль работы персонала и исключение злоупотреблений;
• Контроль запасов на складах и оптимизация закупок;
• Повышение уровня лояльности посетителей и увеличение среднего чека;
• Минимизация ошибок и «человеческого фактора»;
• Прозрачность учета и «законность» деятельности предприятия общественного питания.

Если объединить все эти преимущества в одно выражение, то получится, что система автоматизации ресторана, кафе или бара помогает увеличить прибыль и снизить издержки.

Как я уже говорила выше, я не стану подробно останавливаться на каждой из готовых систем автоматизации предприятий общественного питания, а только пробегусь по основным модулям и приведу небольшое сравнение в таблице.

Итак, система автоматизации ресторана, кафе и бара должна включать в себя 3 базовых модуля:

• Кассира (продажи);
• Управленца (наполнение меню, аналитика);
• Склада (остатки, списание, стоимость).

Есть еще дополнительные модули, а именно CRM, программа лояльности, функционал бронирования, доставки и прочее. Тут все зависит от потребностей каждого ресторатора. Однако, стоит отметить, что готовые решения – это все-таки некий «единый программный продукт», который не заточен под каждый бизнес в отдельности и предполагает «стандартные» процессы из-за чего его не всегда получается интегрировать или использовать в полной мере.

Ниже, как и обещала, делюсь табличкой, в которой сравнивается известное программное обеспечение для предприятий общественного питания.

Вот и добрались до самого интересного, а именно до того момента, когда начинаю говорить о кастомной разработке.

Сразу скажу, что небольшие предприятия общественного питания вполне могут воспользоваться уже готовыми решениями, так как расходы на разработку собственных продуктов в разы превысят полученную выгоду.

Более того, я нарисую примерный «портрет» предприятия общественного питания, которому стоит задуматься о кастомной разработке системы автоматизации:

• Чаще всего это ресторанная сеть от 10 точек;
• Выручка от 600 млн. рублей.

Хочется отметить, что под автоматизацией в данном случае я подразумеваю комплексную систему управления деятельностью, в то время как, например, можно автоматизировать отдельные процессы, а именно программу лояльности или систему онлайн бронирования столиков, что стоит в разы дешевле и подходит, в том числе, для малых и средних ресторанов.

Кастомная разработка нужна в том случае, если у ресторатора есть конкретная проблема, решить которую невозможно имеющимся на рынке программным обеспечением. Либо же оно не подходит под текущие процессы, а доработка стоит слишком дорого. В последнем случае также важно учесть, что доработанное решение не станет активом компании, а останется лишь модернизированным сторонним IT-продуктом.

Итак, давайте выделим отличительные особенности, которые должны быть соблюдены перед стартом кастомной разработки систем автоматизации ресторана, кафе или бара:

• Есть четкое понимание цели и способов ее достижения в части разработки;
• Есть необходимые производственные мощности и человеческие ресурсы для внедрения;
• Понятны перспективы дальнейшего развития предприятия общественного питания при помощи IT-решений;
• Есть понимание, каким образом данное IT-решение позволит «обойти» конкурентов;
• Все существующие готовые решения не отвечают необходимым требованиям.
• И, конечно, есть четкое финансовое обоснование необходимости разрабатывать программное обеспечение с 0.

Теперь давайте обсудим, какие процессы в принципе стоит автоматизировать (тут я, конечно, обращусь к своему опыту).

• Закупки;
• Управление и контроль остатков;
• Товарный учет;
• Управленческий учет;
• Контроль приготовления блюд;
• Обслуживание гостей;
• Доставка;
• Программа лояльности.

Далее остановимся на преимуществах, которые получат рестораторы после внедрения автоматизации:

• Повышение эффективности взаимодействия с поставщиками, оптимизация закупок, контроль наличия сырья на складах;
• Эффективное планирование закупок, уменьшение просрочки, существенное сокращение издержек;
• Снижение злоупотреблений со стороны персонала;
• Прозрачный товарный и управленческий учет;
• Инвентаризации в несколько кликов;
• Возможность планировать финансовую деятельность и сокращать издержки;
• Высокое качество обслуживания;
• Соблюдение норм ticket-time;
• Быстрая адаптация персонала.

На каждом из преимуществ можно останавливаться долго и подробно их расписывать, однако тут все очень индивидуально и зависит от цели, которую перед собой ставит ресторатор.

Так, например, если главная проблема – это несвоевременные закупки, большое количество списаний на порчу и отходы, «плавающие» цены у поставщиков и так далее, то система автоматизации будет заточена именно под решение данных проблем.

Ну и, конечно, поговорим о стоимости.

В целом, сложно сказать конкретную стоимость, так как для ее определения нужны «вводные данные». В целом цена складывается из часов, затраченных разработчиками на создание программы. Так, для примера, разработка приложения для бронирования столиков в ресторане (с дизайном и следующим функционалом: регистрация по номеру телефона, выбор столика на карте (красным подсвечивается то, что занято), заполнение формы брони и автофиксация занятого столика, личный кабинет оператора, чтобы фиксировать занятые столы) составит примерно 1 000 000 рублей, в то время как разработка комплексной системы автоматизации закупок будет стоить от 2 000 000 — 3 000 000 рублей.

Далее, как я и обещала в начале статьи, мне бы хотелось поделиться опытом ItFox:

В данной статье я расскажу о двух системах автоматизации ресторана, которые закрывают 2 основных направления деятельности, а именно финансовый/управленческий учет и контроля обслуживания гостей.

Данное программное обеспечение было разработано для контроля работы сотрудников. Дело в том, что собственник сети ресторанов решил открыть еще одно заведение в другом городе (фудмолле ДЕПО Москва) и направил туда сотрудников, которым, в принципе, доверял. Это была небольшая точка с реализатором, кассиром, тремя поварами и барменом.

К сожалению, в скором времени обнаружилось воровство со стороны реализатора. И, как оказалось, контролировать сотрудников удаленно очень сложно – это нужно часами просматривать видеозапись, чтобы обнаружить злоупотребления.

Так собственник, изучив рынок, решил, что ему нужно разработать собственное решение, которое предполагает, что при старте приготовления заказа, повар должен нажимать кнопку «страт» во внутреннем программном обеспечении, которое пошлет сигнал на видеорегистратор. Таким образом можно будет сравнить количество приготовленных блюд и количество продаж (по количеству сигналов). Кроме того, промониторить качество приготовления (понимая, в какой момент нужно смотреть видеозапись).

Таким образом было положено начало системе автоматизации ресторана и кафе «FotoBox». Сейчас же данный продукт существенно модернизирован. Он состоит из 4-х больших блоков: Приемка товара, Ресторан, Фудкорт и Отель и затрагивает практически все бизнес-процессы в предприятии общественного питания.

Благодаря внедрению «Fotobox» собственнику удалось:

• Наладить процесс закупок, снизить количество списаний на порчу, а также повысить качество блюд;
• Наладить финансовое планирование, снизить издержки на 18%;
• Исключить возможность злоупотреблений;
• Упростить учет и проводить инвентаризацию в несколько кликов;
• Повысить качество обслуживания в соответствии с общепринятыми стандартами.

Подробнее о данном проекте вы можете прочитать здесь:

Одна из основных «болей» рестораторов – это ведение консолидированного учета, особенно когда мы говорим о сети ресторанов. Так наш клиент хотел видеть единую отчетность по движениям денежных средств из разных источников и с учетом всех финансовых операций (зарплата, закупки, премии, дополнительные услуги и так далее).

До старта работы весь учет велся в exel и каждый управляющий постоянно дописывал расходы в свободном формате. Таким образом свести все отчеты было очень проблематично, да и в целом, человеческий фактор сильно мешал «прозрачности» учета. Ну и, конечно, отчеты можно было получить только в конце месяца, когда финансовый директор потратил несколько дней на их сведение и последующую презентацию.

Благодаря «РестОтчету» собственник не только поучил возможность в любой момент времени оценить финансовое состояние компании, но и увидеть детальную аналитику по всем бизнес-направлениям. Это позволило осуществлять грамотное планирование и контролировать деятельность каждого заведения в отдельности.

Еще одним преимуществом стала возможность создавать разные профили сотрудников с уровнями доступа и делегировать операционные задачи. Так в единой системе есть все: бухгалтера, управляющие, менеджеры, кладовщики, финансисты и прочие. Таким образом стал возможен тотальный контроль над перемещением денежных средств и грамотное управления финансовыми ресурсами.

Подробнее о данном проекте вы можете прочитать здесь:

В завершении статьи мне бы хотелось также рассказать о таком способе автоматизации деятельности, как создание приложения для ресторана.

Рестораны чаще всего разрабатывают следующие виды приложений:

• Программа лояльности
• Доставка
• Онлайн бронирование столов
• Электронное меню

Либо все и сразу.

Конечно, сейчас на рынке существует большое количество готовых решений, которые подойдут новичкам в бизнесе. Так за ежемесячную плату можно пользоваться уже готовым IT-продуктом, что в краткосрочной перспективе намного выгоднее, чем делать с 0.

К нам же чаще всего обращаются, когда существующее решение уже не удовлетворяет потребности ресторатора, и ему хочется подстроить процессы под свою бизнес-модель.

Одним из наших кейсов стало мобильное приложение с программой лояльности для ВИП-гостей элитного ресторана в городе Сочи.

Основной функционал:

• лента новостей с мероприятиями;
• виртуальная карта лояльности, которую можно добавить в Apple Wallet и Google Pay. С ее помощью можно купить билеты на вечеринки и концерты и воспользоваться скидкой;
• личный кабинет гостя;
• личный кабинет официанта, в котором фиксируются предпочтения каждого клиента (например, марка любимого шампанского или то, какой тип кофе он предпочитает).

Получилось достаточно простое, но эффективное приложение, которое позволяет ВИП-гостям всегда быть на связи и занимать лучшие места в зале, а ресторану радовать этих гостей комплиментами в виде любимого шампанского или осведомленности в том, что кто-то, например, предпочитает салат «Цезарь» без сухариков, так как носит брекеты.

Итак…

На этом я заканчиваю свое повествование и прилагаю небольшое резюме:

Кастомная разработка систем автоматизации ресторанов, кафе или баров актуальна предприятиям общественного питания, которым не хватает существующих на рынке решений, либо же данные решения не до конца интегрируются в их бизнес-процессы и требуют существенной переработки.

Автоматизация ресторана кафе и бара снижает издержки (по нашему опыту от 18 до 30%), существенно повышает качество обслуживания и увеличивает прибыль.

Разработка систем автоматизации для ресторанов стоит от 2 000 000 рублей и больше актуальна для сетей с оборотами от 600 млн. рублей.

Разработка мобильного приложения для ресторана, кафе или бара может принести существенную выгоду в том числе и малым и средним предприятиям общественного питания, и стоимость такой разработки составляет от 800 0000 рублей.

Разработка систем автоматизации ресторанов, кафе и баров – одно из основных направлений деятельности ItFox. Поэтому, если вы хотите увеличить прибыль и сократить издержки, а также получить эффективный актив в виде IT-продукта, тогда пишите на почту [email protected], либо звоните по телефону: +7 928-854-24-62.

Дополнительную информацию вы также можете получить на нашем лендинге: