Роль администратора проектов и секретаря: в чём разница?
Работая в компаниях с невысоким уровнем развития проектного управления, часто сталкиваешься с проблемой: многие люди не понимают, чем занимается администратор проектов, и часто путают его с секретарем. Из-за этого высококвалифицированный специалист, который знает основы проектного управления, вынужден заниматься оформлением командировок и другой бумажной работой.
В такой ситуации страдает и компания, и сотрудник: компания не получает должного результата, «забивает гвозди микроскопом», а сотрудник демотивирован из-за неоправданных ожиданий относительно своих обязанностей.
Роли админа на проекте и секретаря имеют существенные различия в обязанностях:
Кроме того, требования к профессиональным навыкам сотрудников отличаются:
Итак, основные отличия в этих должностях:
- Уровень ответственности: Администратор проектов несет ответственность за успех проекта в целом, в то время как секретарь отвечает за решение организационных вопросов сотрудников или руководителя.
- Навыки и знания: Администратор проектов требует более глубоких знаний в области управления проектами и планирования, тогда как секретарь должен быть экспертом в делопроизводстве и офисной работе.
- Объем задач: Администратор проекта работает с широким спектром задач, связанных с контролем всех этапов проекта, включая отчетность и управление изменениями в ходе проекта. Секретарь выполняет более узкие функции, чаще связанные с документооборотом, звонками, организацией встреч.
- Масштаб задач: Администратор проектов занимается более масштабными и стратегическими задачами, такими как управление проектами и координация команды. Секретарь же выполняет более рутинные и оперативные задачи.
Если в отделе отсутствует секретарь, который занимался бы рутиной работой, сотрудники могут самостоятельно оформлять и согласовывать документы, организовывать командировки, назначать встречи и составлять повестки. Однако не стоит возлагать эти обязанности на администратора, так как его основная задача — управление проектом на оперативном уровне. Он должен следить за выполнением задач, соблюдением бюджета и сроков, а также помогать в оформлении проектной документации.
Понимание различий между администратором проектов и секретарём поможет эффективно распределить обязанности и обеспечить успешное выполнение задач.