IT решения для ресторанного бизнеса: интервью совладельца сети ресторанов

«Задача руководителя – экономить время и деньги, увеличивая эффективность бизнес процессов, мотивировать сотрудников, поощряя хорошую работу и принимая меры к неэффективным сотрудникам, создавать прозрачность и показывать узкие места», – считает Сергей Лукин, владелец сети ресторанов японской и европейской кухни «Хатимаки». Два года назад бизнесмен решил автоматизировать ряд управленческих процессов в компании, а именно: расчет зарплаты с учетом выполнения нормативов качества и скорости, сбор обратной связи от клиентов с целью выявления проблем, которые надо решать, контроль скорости выполнения работы на своих участках для отдельных категорий сотрудников: администраторов, поваров, официантов, водителей доставки.

Не найдя на рынке подходящего решения Сергей решил создать свой софт, с теми алгоритмами и процессами, по которым работали его рестораны. Сегодня разработанное программное обеспечение превратилось в серьезный модульный продукт, который позволяет автоматизировать предприятия малого и среднего бизнеса: рестораны, кафе, службы доставки, салоны красоты, спортивные клубы.

В интервью Сергей Лукин поделился подробностями истории создания продукта, рассказал о его возможностях и перспективах развития.

«Хатимаки» — это кафе и рестораны с производством полного цикла с возможностью доставки готовых блюд: Суши, Пицца, Вок, вторые блюда, салаты. Сегодня в сеть входит восемь действующих кафе и ресторанов, еще два находятся на стадии открытия. Готовимся к выходу на рынок с предложением Франшизы.

Пока у нас был только один филиал, в котором работало не более 10 сотрудников, мы управляли бизнесом в формате постоянного личного наблюдения за происходящим. Но когда мы открыли второе заведение, то стало понятно, что такая схема управления физически невозможна без потери качества сервиса, потому что для поддержания высокого уровня надо было постоянно находиться в каждом из ресторанов.

После поиска подходящих решений на рынке автоматизации, мы с партнером приняли решение о создании своей программы для автоматизации процессов ресторана, контроля и оценки эффективности работы каждого сотрудника. На тот момент уже были выделены некоторые ключевые показатели, на которые мы обращали внимание при оценке труда каждого сотрудника: норматив выработки, скорость работы, соблюдение технологии при производстве и скорость доставки заказов. На их основе мы создали KPI для каждой должности и запрограммировали алгоритмы, которые использовали в работе.

Тесный контакт разработки и бизнеса позволил нам создать современный технологичный продукт с продуманным и удобным интерфейсом, это подтвердил опыт успешного внедрения в «Хатимаки». Тогда и возникла идея предложить рынку простое и эффективное решение в сфере автоматизации малого и среднего бизнеса. Так появился программный комплекс, который мы назвали «Сакура».

С помощью нашего продукта можно осуществлять расчет постоянной и переменной части заработной платы, вести личные дела сотрудников, автоматизировать учет нарушений, штрафов и поощрений. Вы сможете контролировать и управлять доступом, всегда будете знать кто сейчас на смене, кто и на сколько опоздал.

Ну и, самое главное, у вас будет возможность оперативно получать управленческие отчеты в максимально понятном и удобном для восприятия виде. Отчеты будут формироваться автоматически. Вы сможете контролировать выполнение ключевых показателей каждым из сотрудников, оперативно оценивать удовлетворенность клиентов, выявлять проблемные направления, требующие внимания.

Система имеет гибкие настройки и легко подстраивается практически под любой вид деятельности. Нужно только выделить параметры, по которым будет измеряться количество и качество работы, и иметь возможность фиксировать эти данные в системе.

Многим владельцам бизнеса кажется, что таким способом можно контролировать только производство, но это абсолютно ошибочное мнение. Даже посудомойщицу или грузчика можно оценивать таким способом. К примеру, в случае посудомойщицы достаточно просто привязать ее показатели к количеству проданных блюд, нет необходимости считать количество вымытой посуды.

Продукт имеет возможность интеграции с самыми распространенными комплексами в ресторанном бизнесе (IIKO и R-Kepeer), откуда может получать необходимые данные для расчетов. Но даже если вы используете программное обеспечение, для которого нет интеграционного модуля, то его можно разработать в сжатые сроки.

Даже если предположить, что норматив выработки не получается выделить или невозможно автоматически получать данные, то наша программа все равно будет полезна предприятию. К примеру, с ее помощью можно автоматизировать кадровый учет, вести графики работы и отпусков, анализировать кадровый состав предприятия.

Пример расчета заработной платы для повара:

Основная часть заработной платы зависит от квалификации и опыта работы, обычно устанавливается как сумма в час.

Переменная часть зависит от трех показателей:

1. Объема выполненной работы – количества приготовленной продукции.

2. Скорости выполнения работы – как быстро готовились блюда, сколько заняла упаковка и сборка, был ли водитель или его нужно было ждать.

3. Качества выполненной работы – мнение клиентов, результаты внутренних проверок.

Можно индивидуально настроить как именно будет влиять конкретный показатель на итоговую сумму. Понимание сотрудником, какие именно показатели повлияют на сумму, которую он получит, отлично мотивируют его выполнять работу наилучшим образом.

Пример автоматизации процесса подбора сотрудников

Мы сделали интеграции с наиболее популярными Job сервисами, например, такими как hh.ru и avito.ru. При появлении вакансий сотрудник HR может активировать объявления прямо из нашей системы. Откликнувшиеся соискатели автоматически попадают к нам, где и начинается жизненный цикл кандидата. После прохождения собеседований кандидат может быть назначен на стажировку, отправлен в резерв или ему может быть отказано. Таким образом, у руководителя есть возможность в любой момент быстро отследить качество работы HR отдела вашей компании, просмотрев воронку подбора по каждому ответственному сотруднику

Мы на собственном опыте убедились, что продукт позволяет эффективно контролировать нормативы выработки и мотивирует сотрудников. С его помощью можно учесть переработки и различные факторы сложности, что позволяет объективно оценить вклад каждого сотрудника в общий результат.

"Сакура" существенно экономит время всего управленческого персонала. Продукт использует для работы облачные технологии, поэтому в любой момент можно посмотреть в браузере детализированные отчеты, запросить и просмотреть нужную информацию. Можно отслеживать эффективность компании в целом, в разрезе конкретного филиала, должности или сотрудника.

На сегодня мы можем предложить нашим клиентам автоматизацию ресторанного бизнеса. Продукт легко устанавливается и настраивается с учетом специфики конкретной компании.

В ближайшее время будут доступны и многие другие ниши.