Как роботы сократили временные издержки типовых процессов с 10 часов до 15 минут
ELMA — российская ИТ-компания, разработчик Low-code платформ для автоматизации и роботизации бизнес-процессов с использованием искусственного интеллекта, чат-ботов и компьютерного зрения. С 2008 года более 2000 компаний в России и СНГ внедрили и успешно используют наши программные продукты.
Группа Компаний «Русагро» – крупнейший вертикальный агрохолдинг России, занимает лидирующие позиции в производстве сахара, свиноводстве, растениеводстве и масложировом бизнесе. Земельный банк Группы – 637 тыс. га.
В настоящее время «Русагро» реализует продукцию более чем в 80 регионах России и более чем в 60 странах мира.
Бизнес-запрос
Деятельность компании предполагает работу с огромным массивом данных и непрерывное обновление информации на инфоресурсах.
Этот достаточно трудоемкий процесс, который выполнялся вручную и требовал значительных вложений в виде дополнительных временных и человеческих ресурсов.
Внесение информации на сайт происходило через браузер из-за отсутствия программного интерфейса. Кроме того, сайт не позволяет вносить информацию единым массивом и предполагает ручное заполнение формы. Каждый день менеджер выгружал документ из 1С, открывал его и заносил каждую строку на сайт биржи. В этом случае на каждую запись тратилось в среднем 10 минут, таких строк могло быть от 200 до 500. Необходимо было выполнять от 6 до 15 тысяч операций по переносу значения из Excel-файла в форму сайта!
Весь процесс занимал около 10 рабочих часов сотрудников ежедневно.
Очевидно, что было принято решение автоматизировать этот процесс в пользу эффективности и технологичности работы. В качестве внедряемого ПО Русагро выбрали ELMA RPA, в основе которого лежит технология автоматизации на основе программных роботов.
“Мы рассматривали несколько поставщиков ПО, но остановились на ELMA. Привлекли очень гибкие условия стоимости разработки и короткий срок окупаемости ПО, в нашем случае – 4 месяца”. – Левков Александр, руководитель службы информационных технологий Сахарного бизнес направления ГК Русагро
Ключевые цели внедрения:
- сокращение рутины в процессах отдела по работе с клиентами
- оптимизация процесса внесения данных на сайт регулятора
- сокращение временных издержек и ошибок человеческого фактора
- переход на гибкое, технологичное ПО для решения бизнес-задач
Этапы реализации
Проектная команда состояла из проектного менеджера и разработчика со стороны ELMA; сотрудников отдела по работе с клиентами и ит-служб – со стороны заказчика. Система внедрялась в течение 2 недель, статус проекта фиксировался каждые 2-3 дня.
В первую очередь была проведена оценка проекта.
Коллеги из Русагро прислали видео, в котором человек заполняет данные из эксель на сайт. Видео наглядно показало, как происходит процесс внесения массива данных вручную, насколько он энергозатратный и многоступенчатый.
Оценка была достаточно быстро согласована. После этого мы с командой проекта наметили план действий и обсудили дальнейшие шаги.
Разработка
Коллеги развернули на своей стороне виртуальную машину для работы и выдали данные для подключения.
В течение всего времени разработки, каждые 2-3 дня, мы показывали, на каком этапе находится процесс.
После окончания разработки была написана документация, которая подробно описывала как работает робот и как его настраивать. Это было необходимо для того, чтобы коллеги из Русагро могли самостоятельно работать с процессом в дальнейшем.
Тестирование
После разработки робота отдали на тестирование. Во время тестирования вносились корректировки и дополнения к процессу. Когда результат был достигнут, проект закрыли.
Трудности
Процесс подразумевал работу с сайтом биржи, поэтому работы проводились без создания среды разработки и тестирования. Процесс создавался сразу боевой и на рабочем сайте. Нам сразу нужно было предусмотреть, чтобы робот не испортил существующие данные и не заносил их тестовые варианты на сайт.
Кроме того, в первых версиях робот не регистрировал документ (кнопка “Зарегистрировать” не работала), а только заносил данные по нему, чтобы пользователь мог их проверить. Этот момент был доработан в последующих версиях робота.
Все данные для внесения на сайт хранились в Excel-файле, который использовался в процессе.
Помимо прочего, необходимо было организовать данные таким образом, чтобы они изначально фильтровались по столбцу "Организация". Поскольку в файле находились данные разных организаций, то на сайте необходимо было предусмотреть работу по переключению организаций. На это ушло дополнительное время.
Какие проблемы удалось решить
- Трудоемкость бизнес-процесса
Внесение информации на сайт регулятора вручную происходило через браузер из-за отсутствия программного интерфейса. Каждый день необходимо было выполнять от 6 до 15 тысяч операций по переносу значения из Excel-файла в форму сайта. Весь процесс занимал около 10 рабочих часов сотрудников ежедневно.
С помощью ELMA RPA удалось отладить процесс проверки и внесения большого объема данных на сайт. Процесс был существенно оптимизирован, ежедневные затраты времени сократились с 10 часов до 15 минут.
- Увеличение производственных издержек
Для своевременной актуализации данных на сайте сотрудникам приходилось проводить много рутинных операций, что негативно отражалось на их продуктивности и удовлетворенности. Кроме того, ручная проверка и внесение большого объема данных на сайт приводили к риску допущения ошибок.
Интеграция с программными роботами позволила повысить эффективность исполнения процесса без увеличения штата и сократить вероятность ошибок внесения информации. Удалось повысить удовлетворенность сотрудников.
Роботизация позволила укомплектовать бизнес-процесс в понятную и лаконичную последовательность шагов. После автоматизации процесс стал выглядеть следующим образом:
- Перед внесением на сайт данные, собранные в Excel-таблице, проходят этап проверки на корректность и наличие системных ошибок. Робот проверяет информацию и уведомляет ответственного сотрудника о результатах проверки сообщением на электронную почту.
- При необходимости, найденные ошибки устраняются.
- Далее автоматически запускается процесс загрузки данных на сайт регулятора.
Очевидно, что роботизация экономит на организационных издержках, исключает ошибки человеческого фактора и разгружает офисных сотрудников. Конечно роботы не могут полноценно автоматизировать весь процесс, но минимизируют ручные операции и автоматизируют повторяющиеся цепочки задач. Сотрудники счастливы и освобождены от рутинных ежедневных операций.
Тем не менее, полноценная автоматизация с помощью RPA возможна в сочетании с инструментами для организации процессов, например, такими как BPMS или СЭД. Симбиоз инструментов автоматизации выводит управление процессами на качественно новый уровень.
Платформа ELMA365 сочетает в себе как инструменты автоматизации бизнес-процессов, так и технологии программных роботов, что дает возможность значительно влиять на управление в целом.