Образовательные выставки с иностранными спикерами в онлайне: кейс AcademConsult
AcademConsult – это консалтинговая компания, эксперты которой почти 30 лет помогают клиентам поступить в средние школы или вузы, на языковые или профессиональные курсы за границу. Сейчас уже более 4000 клиентов получили образование за рубежом.
Компания организует онлайн-выставки, где у каждого посетителя есть возможность пообщаться с представителями школ и университетов из разных стран. На таких мероприятиях будущие ученики, студенты и семьи, которые планируют обучение за рубежом, могут получить актуальную информацию об образовательных программах, инсайдерские лайфхаки о поступлении и дальнейшем пути.
Олеся Овечкина, специалист по PR и рекламе в AcademConsult, рассказывает, как в компании заботятся об удобстве посетителей, как помогают иностранным спикерам подготовиться к выступлению и как оценивают статистику после мероприятия.
Выбор платформы
В AcademConsult эксперты по образованию за рубежом консультируют студентов по всем вопросам, связанным со средним, высшим, языковым и профессиональным образованием за границей. Выбор страны, учебного заведения и программы – одно из важнейших решений. Чтобы помочь сделать правильный выбор, компания приглашает представителей учебных заведений из разных стран и организует вебинары и face-to-face общение с посетителями. Эксперты индустрии делятся с гостями мероприятия актуальной информацией, реальными кейсами, лайфхаками, отвечают на вопросы будущих учеников и студентов.
Раньше такие выставки проходили в офлайне, но с пандемией компания, как и многие другие, перенесла мероприятие на онлайн-портал с подключением через Zoom. Здесь и проводили вебинары и встречи с представителями учебных заведений, пока не появились трудности, связанные с тем, что платформа – зарубежная.
В целом, когда появились проблемы с оплатой, мы могли их решить, но мы уже на тот момент задумались, что нужно найти новую платформу. Zoom не закрывал все наши потребности, нам не хватало статистики и хотелось, чтобы участники подключались к мероприятию сразу, без предварительного скачивания программ.
В AcademConsult осторожно начали выбирать новую платформу, попробовали несколько вариантов.
Что было важно при поиске новой платформы:
легкое подключение для участников без скачивания приложений;
подробная статистика (сколько времени участник провел в комнате, с какого устройства и откуда подключался);
- возможность отключить «Зал ожидания», чтобы не приходилось впускать участников вручную, как на некоторых других платформах;
- автоматическая запись;
- чат для участников;
- проведение нескольких мероприятий одновременно;
- возможность переключить интерфейс на иностранные языки.
Компания сравнивала разные сервисы по этим критериям, а затем нашла платформу Pruffme и запросила тестовый период, чтобы попробовать провести первое мероприятие и разобраться в интерфейсе.
Мероприятия на Pruffme
Всё новое мы тщательно проверяем, и во время тестового периода у нас не было ощущения, что нам что-то непонятно. На платформе достаточно интуитивный интерфейс, даже если долго не заходишь, не приходится вспоминать, как настроить комнату или добавить презентацию для вебинара.
Ключевым аргументом в выборе стала поддержка платформы – все вопросы мы задавали менеджерам и просили их подключаться к нашим первым мероприятиям для страховки. Каких-то особенных проблем не возникало, но присутствие сотрудника Pruffme внушало спокойствие
На Pruffme компания провела уже один вебинар и 2 мини-выставки до 5 параллельных комнат, в каждой из которых участники общались с представителями университетов. В организации сотрудникам помогли такие возможности платформы:
Настройка комнат для выставки заранее
Все комнаты и ссылки для участников можно подготовить без подключения тарифа. Также организаторы заранее загружали видео и презентации в вебинарные комнаты, чтобы спикерам не приходилось включать демонстрацию экрана для показа материалов во время выступлений или общения с гостями.
Кастомизация лендинга
Лендинги для мероприятий настраивают под бренд AcademConsult или университетов. На страницу добавляют логотипы и выбирают фирменные цвета.
Назначение модераторов
Спикеры и переводчики получают статус модератора на мероприятии, чтобы они могли самостоятельно переключить режим или добавить в комнату материалы. У модераторов также есть доступ к вебинарной комнате и записи в личном кабинете.
Выбор режимов
На платформе есть несколько режимов отображения вебинарной комнаты, которые можно переключать во время мероприятия. Компания AcademConsult выбрала наиболее удобный для себя режим – «Обучение», в котором видно презентацию, чат и спикеров. Этот режим оказался оптимальным для проведения мероприятий, когда посетители участвуют как слушатели или выходят в эфир для face-to-face общения со спикерами – эксперты могут показать не только презентацию, но и видео об учебном заведении или отзывы студентов.
Контроль участников
Если во время выставки нужно, чтобы посетители не могли включить камеру и микрофон, модератор может с помощью одной кнопки отключить эту возможность у всех участников.
Переключение языка интерфейса
Платформа доступна на английском и других распространенных языках, поэтому иностранные спикеры могут выбрать удобный для себя язык и без проблем ориентироваться по сайту.
Так как платформа российская, у нас были опасения, что будут ограничения для участников из-за границы, но мы уже поработали со спикерами из Европы, Америки, ОАЭ, и все без проблем подключились. Кстати, наших зарубежных партнеров не только подкупила возможность переключиться на свой язык, но и в целом платформа оказалась понятной, удобной, а нам было сэкономлено время при подготовке инструкций для спикеров
- Мобильная версия
Для AcademConsult самое важное – это удобство для посетителей. Многие подключаются к мероприятию с телефонов, чтобы пообщаться с представителями голосом или в чате. Мобильная версия Pruffme также работает в любом браузере, приложение скачивать не нужно, поэтому все без проблем подключаются к эфиру по ссылке.
Техническая поддержка
Ко всем мероприятиям компании бесплатно подключаются представители поддержки Pruffme, чтобы ответить на все вопросы по функционалу, помочь спикерам или посетителям выйти в эфир, если что-то не получилось, или просто обеспечить моральную поддержку экспертам компании.
Автоматическая запись
Запись скачивают сразу после мероприятия или через несколько дней из личного кабинета, чтобы отредактировать ее, поделиться с зарегистрированными участниками, которые не смогли прийти на выставку, и опубликовать на сайте и в соцсетях AcademConsult.
Сохранение чата и вопросов
Всю историю общения в чате или на вкладке «Вопросы» сохраняют в формате .xlsx, чтобы проанализировать запросы посетителей на мероприятии. Так экспертам проще подготовить ответы для следующего контакта с клиентами.
- Статистика
После выставки организаторы могут изучить статистику по всем комнатам – сколько человек пришло к представителю, сколько времени они провели на мероприятии, какие устройства использовали и т.д.
Планы на будущее
Осенью компания планирует провести серию образовательных мероприятий на Pruffme: вебинары о поступлении, встречи с представителями лучших школ и вузов мира и с экспертами из перспективных областей. Олеся отмечает, что AcademConsult открыты ко всему новому и всегда стараются сделать мероприятия удобнее для гостей, поэтому компания готова пробовать и другие форматы, возможно, с использованием интерактивных функций Pruffme: онлайн-доски, квизы или опросы.