Настройка Битрикс24 для производителя мебели «MebelCarbon»
Классный кейс о том, что для автоматизации производства не обязательно тратить миллионы! Наш главный герой — Леонид, основатель мебельной компании MebelCarbon.
Несколько лет назад Леонид прошел наш марафон по внедрению CRM, сделал самостоятельно всю базовую настройку Битрикс24 и вышел из марафона победителем. Сейчас вся компания MebelCarbon ведёт работу в Битрикс24🔥 Мы помогли с настройкой воронок производства, подключили к ним роботов-помощников, чтобы вся рутина выполнялась автоматически. О том, как удалось перенести процессы производства в Битрикс, про интеграторов и цену за настройку читайте в нашей статье.
О компании
Компания MebelCarbon занимается изготовлением дизайнерской мебели из композитных материалов. Вся мебель производится вручную, индивидуально по заказу. Сотрудники компании помогают сделать дизайн интерьера персонализированным, поэтому заказчики всегда становятся соавторами своей мебели. Компания берется за самые смелые и неорди нарные решения: авторский дизайн, аэрография, отделка карбоном.
Ситуация до обращения к нам
Основатель компании долгое время сам работал на производстве. До внедрения Битрикс24 задачи держал в голове, блокноте, Excel, Google-таблицах. Когда кроме производства, пришлось заняться еще и продажами, стало понятно, что без системы не обойтись.
Выбор стоял между двумя системами – amoCRM и Битрикс24. Так как фокус amoCRM направлен именно на продажи, а система нужна была для производственной компании выбрали Битрикс24.
«amo – это больше про продажи, Битрикс – это и продажи и там же производство. А дальше, как оказалось, там можно было сделать еще и сайты, магазины и неограниченный список возможностей. Я вообще считаю, что CRM система – это, наверное, система которая идет с тобой по жизни и по бизнесу очень плотно. Нет конца и края, ты всегда что-то донастраиваешь, дополняешь, что-то меняешь, убираешь. Получается таким образом, что чтобы ты не настроил ты всё равно это выживаешь и потом это тоже становится каким-то ограничением. Поэтому ты еще дальше расширяешь систему и двигаешься. На тот момент, когда я начал заниматься маркетинговыми продажами мне понадобилось именно система, и я выбрал Битрикс».
Знакомство с Битрикс24. Сотрудничество с интегратором
С основателем компании мы познакомились на нашем онлайн-марафоне по внедрению CRM. Леонид приступил к изучению Битрикс24 самостоятельно по видеоурокам. Марафон длился 4 недели, за это время участники проходили путь от регистрации на портале и настройки базы для полноценной работы системы до приглашения всей команды на настроенный портал для старта обучения сотрудников.
«Поначалу конечно же определенные сложности во внедрении были, но это только в самом начале. С этим началом всегда поможет CRM Академия. Что я сделал: у меня был двухнедельный промежуток, когда я ездил к родственникам, в это время я начал искать компанию, с которой мог бы внедряться. Потихоньку, не обязательно сразу и всё заработало, такого не будет однозначно. Я повстречал вашу компанию, в то время был проект CRM Game. В поездке у меня высвободилось время и я мог спокойно заниматься. Ехал в поезде – смотрел как настраивать карточки в Битрикс, разбирался что и к чему причастно, задавал вопросы кураторам, они направляли, говорили, что делаю неправильно».
На курсе Леонид самостоятельно сформировал воронки и настроил логику процесса продаж в Битрикс24, выстроил фундамент для работы с клиентами.
-Подключил к CRM почту, чтобы письма сразу поступали в портал.
Автоматизировал работу с заявками, напоминаниями менеджерам, шаблонами писем и другими удобствами Битрикс24.
Научился создавать задачи, назначать ответственных сотрудников, контролировать ход выполнения задач в календаре.
Разобрался с созданием разовых Email-рассылок из Битрикс24.
И вышел из курса победителем!
«С того времени я начал активно использовать Битрикс. Идешь по дороге, находишься на производстве или вообще в любой точке мира. Просто открываешь портал, тебе приходят задача, ставишь срок, когда тебе нужно выполнить ее, и можно сразу забывать. Потом система сама напомнит.
После внедрения я начал считать, сколько вообще у меня задач в день, сколько я делаю звонков, сколько закрываю задач, а сколько нужно закрывать для развития производства и как это сделать. Приходилось записывать по факту, считать вечером звонки, считать задачи, делать экселевские таблицы, постоянно контролировать и опять терять время на это дело. Постоянно работать всё больше и больше. А если что-то забыл оплатить, то скорость коммуникации, скорость производственных потоков мгновенно замедлялась.
В самостоятельной настройке сложностей много. Всё знать невозможно. Если есть определенная задача в системе, есть хороший поисковик с ее решением. Заходишь, смотришь и всё получается. Когда бывают моменты, что что-то не получается, или когда нет времени, тогда CRM Академия вам в помощь. Есть пул часов на решение этих задач. Они будут сделаны».
План работ
Базовую настройку Битрикс24 Леонид сделал самостоятельно. Теперь, чтобы развивать систему, нужно было подключение Zadarma, Робокассы и CRM Оплат. А также настройка четырех воронок, сопровождающих производство.
Что в итоге настроили и как это выглядит?
1. Настройка воронок продаж.
Логика работы с лидами.Заявки клиентов с сайта, сервисов объявлений, социальных сетей, мессенджеров попадают в первый статус «Новая заявка». За заявкой закрепляется ответственный. На первом этапе менеджер знакомится с заказчиком мебели, выявляет его потребности, собирает минимальный объем информации для составления КП, продумывает и предлагает смежные/сопутствующие товары и услуги. Когда получена вся техническая документация, позволяющая техническому отделу оценить сложность проекта, стоимость разработки КМД (чертежи по которым непосредственно изготавливаются и монтируются металлоконструкции) и других влияющих на стоимость аспектов, менеджер переносит карточку клиента в статус «Квалификация пройдена». Когда карточка клиента заполнена и встреча проведена, клиент переходит сделку.
Работа со сделками B2C. Успешно отработанный лид переходит в воронку «Сделки B2C». На стадии «КП отправлено» коммерческое предложение направляется заказчику и планируются действия по связи с клиентом. Для перехода на следующий статус назначается звонок или встреча для утверждения КП.
Когда КП согласовано, менеджер составляет договор, согласовывает условия расчетов с финансовой службой. Юридической службой создается протокол разногласий. Данные передаются на производство для планирования закупок. Благодаря туннелям и роботам менеджеру не нужно ставить задачи или добавлять ответственных. Всё происходит автоматически.Производство. Заказ попадает в производство. В этой воронке также установлены роботы, которые автоматически выставляют задачи. Например, когда в воронку ЧПУ попадает заявка, инженер получает уведомление, задачу, проводит расчет и заказ материалов. Если проект большой, создается отдельный статус. Есть также стадии «Срочно» или «Сегодня», «Комплектация без столешницы». Всё это между собой связано роботами. Если всё готово, инженер выполнил задачу, он перетаскивает заявку в стадию «Готово» и задача уходит на покраску. Все эти большие процессы производства переложены в Битрикс, всё видно и наглядно. После того как покраска завершена, она переходит также в статус «Готово» и у менеджера всплывает уведомление, что заказ готов. Можно оповестить клиента, что он скоро будет доставлен.
«Сейчас достаточно сложно добывать материал, поэтому иногда случаются задержки. Поэтому важно сообщить клиенту, если заказ придет позже, или
оповестить заранее, что успели пораньше, чтобы порадовать человека. Клиент переживает, волнуется, получится или не получится. На рынке есть как честные, так и не честные компании. К сожалению».
«Если пришел заказ, он идет по технологической цепочке. Например, выставляется задача начальнику производства изготовить стол. Начальник берет заказ в работу, ставит дату завершения и переводит в нужную группу. Здесь начинает творится магия: если раньше начальнику производства нужно было добавить в технологическую воронку формовочные участки, ЧПУ-участок отфрезеровать столешницы, малярный, чтобы сделали задачу к покраске, снабжение, купить материалы, логистика, согласовать доставку, то сейчас, при топовой версии Битрикс24, он просто перемещает в нужный статус воронки заявку и роботы, уже автоматически перекидывают задачу в формовку, малярку, ЧПУ, логистику, отдел ОТК. Когда технологический процесс заканчивается, заказ направляется в отдел контроля качества. Ставится задача, что нужно проверить на соответствие качество продукта. Вы представляете, сколько нужно рабочих часов, чтобы делать это каждый раз и распределить хотя бы одну задачу? А что, если их 5? А заказы все разные, в производстве может быть 30-50 столов и все они будут разные, одинаковых не найти. Получается, что начальник производства сидит целый день и распределяет задачи. А если еще на производстве что-то пошло не так, забыл, побежал, начинает твориться кавардак. Без системы невозможно».
2. Подключение Zadarma, Робокассы и CRM-Оплат. Настраиваем интеграцию телефонии и систему распределения звонков. Это нужно для того, чтобы звонки корректно фиксировались в системе, их можно было прослушать. При поступлении заявки на портал они распределялись между менеджерами по согласованному сценарию. Чтобы сотрудники могли создавать ссылки на оплату непосредственно из Битрикс24, подключаем Робокассу и CRM-оплаты
«Робокасса подключена. Можно отправлять ссылку клиенту на оплату. Это очень удобная вещь, работает в моменте. В карточке сделки можно сопоставить всё таким образом, чтобы сразу все данные клиента подтягивались в договор. Сейчас время – это деньги. Клиент любит компании, которые работают быстро. Если клиент обратился, ему быстро сделали коммерческое предложение, видит, что ребята хорошие. Быстро получил описание того, что хочет. Его проблемы закрылись, и он готов подписать договор. Через 5 минут клиенту приходит договор. Если хочет оплатить, сразу подтягивается ссылка на оплату. Раньше было попроще, когда Apple Pay работал, тогда вообще было в 2 клика. Сейчас немножко посложнее, дольше на 25 секунд, но это тоже не страшно. Клиент выбирает банк, с которого хочет оплатить, всё быстро подтягивается.
Менеджер работает себе на будущее: создает себе клиентскую базу, общается с клиентами, делает всё, чтобы клиенты обратился второй раз. Заявки за менеджерами можно закреплять, распределять, так чтобы при повторном обращении клиент перешел к нужному менеджеру. Также можно поставить заявки поминутно, кто успел схватить заявку в течение первых 15 минут, тот забирает клиента. Кто не успел, нужно реагировать быстрее, потому что клиентов нужно обрабатывать в первые 15 минут. Можно назначать ответственных менеджеров по очереди или по графику работы».
Отзыв о Битрикс24 и работе с подрядчиком:
«На производстве каждый час бесценен. Если что-то пошло не так, начинается кавардак, а каждый потерянный час – потеря денег. Это потраченные ресурсы. Каждый час на каждом участке по-разному стоят. На некоторых участках, даже на нашем небольшом производстве, час работы одного участка стоит 12, 15, 20 тысяч. Один час потеряли – 20 000 рублей уже не вернуть. Чтобы всего этого не было, есть CRM-система. Она с этим отлично помогает.
Здесь нет такого, что ты в чем-то ограничен. Есть игры с открытым миром, куда захотел, туда пошел, без каких-то ограничений. Также в Битрикс открытый API, кроме встроенного функционала, можно сделать свое или доделать. У компьютера есть операционная система для того, чтобы он работал. Он без нее просто не будет работать принципе. В бизнесе тоже должна быть своя операционная система, только в компьютере она уже настроена и всё готово, а здесь ты ее создаешь сам. Конечно, цены хорошо берут за настройку. Сложно было найти компанию, которая будет внедрять. Два-четыре года назад уже писали, что час внедрения стоит четыре-пять тысяч рублей. Конечно, для маленькой компании это много. Но пожалуйста, Вы можете прийти в CRM Академию, пройти CRM Game, и траты на внедрение тогда оказываются минимальными. Потом, когда у компании выделяются определенные бюджеты, вкладываете в систему. Она никуда не денется. Эти деньги дальше будут работать на вас. Битрикс заберет вашу рутину в рабочее время, которое вы тратите на кучу задач, вместо того, чтобы заниматься своими делами.
За вами закрепляется менеджер, которому вы можете всегда написать, которые даже денег не возьмут за какие-то элементарные задачи, на которые самостоятельно вы потратите намного больше времени. Я, может обнаглел, но я уже просто пишу менеджеру Татьяне. Она мне говорит: можно сделать вот так. Специалист, который занимается настройкой этой задачи, подключается и в течении пять минут это решает бесплатно. Например, мы занимались договорами, что-то куда-то слетело и криво пошло. На эту задачу сотруднику хватило 5-10 минут. Всегда на связи, отвечают в течении пяти минут. Обращайтесь в CRM Academy за внедрениями, и всё у вас получится».
— Какое развитие портала видите в ближайшем будущем?
— Сейчас в планах настроить сквозную аналитику, чтобы понимать, сколько денег вложили в рекламу и сколько с нее получили. Выстроить аналитику по работе менеджеров: сколько получил заявок, сколько отработал, сколько КП создал и выставил счетов. Аналитику других отделов, например: сколько отправил заказов начальник производства, сколько принял и сдал, сколько задач взяли себе в работу мастера других отделов.
— Как сотрудники восприняли новый инструмент?
— Нужно было объяснить, показать, донести Rценность всех этих вещей. Люди этого не хотят принимать, хотят работать по старинке. Но нужно понимать, что сейчас мир цифровой, большая цифровая насыщенность, особенно если ты предприниматель и развиваешь бизнес. Перепады, пандемия. Ты просто элементарно начинаешь не успевать за этим миром. Что делать и что внедрять? Ты сегодня вспомнил, завтра забыл. Потому что 100 000 задач держишь в голове, и они постепенно уходят из нее. Битрикс с этим помогает. Если три-четыре года назад сотрудника было сложно внедрить в систему, то сейчас каждому сотруднику, которого начинаешь устраивать к себе в компанию, прописываешь, что работа ведется в CRM-системе. Если не хочешь, можешь уходить, потому что работать вместе не получится. Сейчас абсолютно все сотрудники у нас работают в Битрикс.