Распознавание тела письма в Битрикс24 для сортировки поступающей корреспонденции от клиентов в Битрикс24
Сегодня поговорим о том, как навести порядок, если коммуникация с клиентами компании ведется несколькими сотрудниками через почту и без четкого регламента: кто-то фиксирует взаимодействие в контактах, кто-то — в лидах, а кто-то — в компаниях. В итоге, переписка, звонки и события с одной и той же компанией расползаются по множеству сущностей в Битрикс24. Узнайте, как настроить автосотрировку входящих писем, чтобы не тратить много времени на рутинный труд сотрудников в такой ситуации.
1. Как автоматически рассортировать запросы клиентов по лидам в нужном направлении?
Наш заказчик самостоятельного внедрял Битрикс24 в своей компании (без интегратора) и за годы работы у него накопился большой объем не связанных между собой данных. Почтовые ящики всех менеджеров привязаны к Битрикс24. Каждый раз, когда менеджеру приходит уведомление на почту, письмо попадает и на портал. При этом оно автоматически создает лид, оказывающийся на стадии "Неразобранное".
Также заказчик столкнулся с проблемой массового дублирования и разрозненности данных. Один менеджер, получив обратную связь от клиента в письме, фиксирует это взаимодействие в сущности Контакт Битрикс24, другой — в Лидах, третий — в Компаниях. В итоге, собрать всю информацию в единую картину практически невозможно: история коммуникации (переписка, звонки и события) с одним и тем же клиентом находится в разных сущностях.
Чтобы решить проблему и навести порядок, мы предложили настроить сортировку лидов по признакам: "Вид изделия и тираж", "Сроки исполнения заказа", а также настроить автоматическое распознавание этих параметров из писем клиентов, если заказ поступает на почту sale@.
Чтобы решить проблему дублирования и разрозненности данных в CRM, мы предложили следующий вариант. В качестве примере берем клиента, который:
А) поставляет продукцию заказчику;
Б) приобретает услуги у заказчика.
То есть, работает он по разным бизнес-процессам, которые ведут разные менеджеры с разграничением доступов и компетенций.
Создаем дифференциацию по направлениям деятельности на уровне сделки (например, компания как заказчик полиграфии и она же как поставщик издательской продукции). С каждым направлением работает отдельный сотрудник.
А о том, как навести порядок на портале, убрать дубли и перенести коммуникацию из контактов в компании, мы расскажем в следующем пункте.
2. Распознавание тела письма для создания лида на нужной стадии и перенос дел из таймлайна контакт/лид в таймлайн компании
Решать проблему будем с помощью инструмента для автоматизации процессов Пинкит (если нет регистрации, то регистрируйтесь тут).
2.1. При создании в Битрикс24 дела типа "Письмо" Пинкит распознает тему и тело письма и создает лид, который в зависимости от содержимого письма падает в нужную папку, где его уже обрабатывает ответственный сотрудник.
Такая несложная автоматизация значительно уменьшает ручной труд по обработке входящей корреспонденции и сразу же разносит письма в лиды по нужным стадиям воронки. Таким образом, компания не пропустит запрос клиента на стадии "Не разобрано", так как он сразу попадает ответственному менеджеру.
2.2. Если же возникла ситуация, что сотрудник компании-клиента уволился и коммуникация с ним больше не ведется, а историю сохранить надо, используем следующее решение.
Делаем пометку в контакте, что он уволен, и все дела (письма, звонки, события и комментарии) из его живой ленты переносим в таймлайн компании. Либо, если такой вариант устроит больше, создаем новый контакт и вместо компании переносим данные в него.
Для этого добавляем в Пинкит доступы к порталу Битрикс24 и создаем новую интеграцию:
2.2.1. На шаге "Откуда" выбираем портал Битрикс24, "Когда" - Добавлено дело. При этом можем перенести только, к примеру, звонки или письма. Выбираем статус - "Ожидается" или "Завершено":
2.2.2. На шаге "Инструменты" добавляем нужные запросы. Например, в Пинкит есть такое действие "Форматирование номера телефона", чтобы номер телефона в деле сохранялся сразу же в стандартном формате.
2.2.3. На шаге "Куда" указываем тот же портал. Также создаем дело, но попадет оно уже в другую сущность — компанию или новый контакт.
2.2.4. На шаге "Сопоставление данных" сопоставляем данные дел, чтобы корректно перенести необходимую информацию. Обратите внимание, дела в старом контакте не удаляются, но дополнительной интеграцией можно будет легко очистить портал от лишних данных после того, как проверите, что все корректно перенеслось.
Настройка завершена, можем запускать автоматизацию.
#пинол #пинкит #pinall #pinkit #bitrix24 #битрикс24 #amo #amocrm #амо #амоцрм #crm #црм #црмсистема #црм_система #внедрениецрм #интеграция #миграция #обмен #перенос #парсинг #распознаваниеписем #пинкит_порядок #пинкит_парсинг